■概要
不動産の購入者様への定期的な建設進捗の報告は、信頼関係を築く上で重要な業務ですが、手作業での確認や個別の連絡は手間がかかるものです。 また、多忙な中で報告漏れや連絡ミスが発生するリスクも伴います。 このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートで管理している不動産の建設進捗リストをもとに、定期的な進捗報告のメール送信を自動化し、こうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 不動産や建設業界で、購入者への進捗報告業務を手作業で行っているご担当者の方
- Google スプレッドシートでプロジェクトの進捗を管理し、報告業務を効率化したい方
- 定期的な報告業務の自動化を通じて、顧客とのコミュニケーションを円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせて自動で進捗が報告されるため、これまでリストの確認やメール作成に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業による報告漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、購入者へ正確な情報を確実に届ける体制を構築できます
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google スプレッドシート、LINE WORKSをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、このワークフローを起動したい日時や頻度（例：毎週金曜日の17時）を設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで建設進捗を管理しているシートの情報を取得します
- 次に、取得した各情報に対して同じ処理を行うため、処理の繰り返しを設定します
- 繰り返し処理の中で分岐機能を設定し、「報告が必要な進捗ステータスか」などの条件に応じて、その後の処理を分けます
- 条件に合致した場合はGmailでメールを送信し、合致しない場合はLINE WORKSで担当者に通知を送る、といった設定が可能です
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのアクションでは、進捗管理に使用している任意のスプレッドシートIDとシート名（タブ名）を設定してください
- 処理の繰り返しでは、Google スプレッドシートから取得したレコードなど、繰り返し処理の対象としたいデータを任意で設定してください
- 分岐機能では、「進捗ステータスが特定の値の場合」など、後続の処理を分けるための条件を任意で設定してください
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名を任意で設定し、本文にはスプレッドシートから取得した進捗状況などを活用して内容を作成してください
- LINE WORKSでメッセージを送信するアクションでは、通知したい任意のボットIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容を作成してください
■注意事項
- LINE WORKS、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
.avif)
.png)
