■概要
Microsoft SharePointにアップロードしたファイルを、都度コラボフローにも手作業でアップロードしていませんか？この単純作業は手間がかかるだけでなく、アップロード漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをトリガーにして、コラボフローへのファイルアップロードを自動化し、こうした課題を解消できます。申請業務に必要な書類連携をスムーズにし、業務の正確性とスピードを向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとコラボフロー間でファイル連携を手作業で行っている方
- コラボフローでのファイルアップロード業務を自動化し、申請業務を効率化したい方
- ファイル管理の二度手間を減らし、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイルアップロードを起点に、コラボフローへのファイル登録が自動で完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業でのファイル転記が削減されるため、ファイルのアップロード漏れや選択ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePoint、コラボフロー、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、処理の実行履歴などを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のサイトやフォルダ、ファイル名を任意で設定してください。
- Microsoft Excelでレコードを追加するオペレーションでは、記録先となるファイルやシート、記録する内容（ファイル名やアップロード日時など）を任意で設定可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、コラボフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
