■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、Salesforceへ手動で活動履歴を登録する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートに新規レコードが追加されたら、Salesforceの取引先の活動履歴を登録する一連の処理が自動化されるため、手作業によるデータ入力の手間を省き、入力ミスなどのヒューマンエラーも防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとSalesforceを併用し、手作業でのデータ連携に手間を感じている方
- Salesforceへの活動履歴の登録漏れや入力ミスを防ぎ、データ精度を高めたいと考えている方
- Google スプレッドシートへのレコード追加をきっかけにした業務自動化に関心がある方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートにレコードが追加されると、Salesforceへ活動履歴が自動で登録されるため、これまで手作業で行っていた入力時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客情報の正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに活動履歴を登録」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了したことをシートに記録します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するGoogle スプレッドシートでは、監視対象としたいスプレッドシート、シート、テーブルの範囲などを任意で設定してください。
- Salesforceの活動履歴登録では、件名や説明といった項目に、Google スプレッドシートから取得した値を動的に設定したり、固定のテキストを設定したりすることが可能です。
- 処理の最後に設定するGoogle スプレッドシートの更新アクションでは、どのシートのどの列を更新するかを任意で指定し、タスクIDの転記や処理済みフラグを立てることなどができます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。