■概要
フォームからの問い合わせや申し込みがあった際に、手作業でクーポン情報を探し、顧客管理システムへ登録する業務に手間を感じていませんか。 このワークフローを活用すれば、フォームから回答が送信されたら、Google スプレッドシートからクーポン情報を自動で取得しSalesforceにリードを作成する、という一連の定型業務を自動化できます。これにより、作業時間の短縮と入力ミスの防止に繋がり、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからのリード情報をSalesforceへ手動で登録しているマーケティングや営業担当者の方
- Google スプレッドシートでクーポンコードなどを管理し、手作業で顧客情報と紐づけている方
- リード獲得から顧客管理までの一連のプロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からSalesforceへのリード作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるGoogle スプレッドシートからの情報転記が不要になり、入力間違いや情報連携の漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとにクーポン情報を取得します
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答情報と取得したクーポン情報でリードを作成します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、使用したクーポン情報に使用済みなどのステータス更新を行います
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、ユーザーが入力するフォームのタイトルや質問項目を、実際の運用に合わせて任意で編集してください。
- Google スプレッドシートの各アクションでは、クーポン情報を管理している任意のスプレッドシートIDと、対象のタブ(シート)名を設定してください。レコード取得の条件や更新内容には、前段で取得した情報を利用できます。
- Salesforceのアクションでは、前段で取得した情報や固定の値を使用して、登録内容を自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。