Salesforceで商談が指定フェーズに更新されたら、関連ファイルをkintoneへアップロードする
Salesforceで商談が指定フェーズに更新されたら、関連ファイルをkintoneへアップロードする
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Salesforce
と
kintone
を自動連携できます。
■概要
Salesforceでの商談管理において、特定のフェーズに進んだ際の関連ファイルをkintoneへ手動で移す作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズ更新をきっかけに、関連するファイル名を自動で取得しkintoneへ連携できます。手作業によるファイル管理の煩雑さを解消し、業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceとkintoneを併用し、商談関連ファイルの連携を手作業で行っている方
- Salesforceからファイル名を自動取得し、別アプリへの転記作業を効率化したい方
- 商談管理における定型業務を自動化し、営業活動の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 商談フェーズが更新されるとSalesforceからkintoneへファイルが自動連携されるため、手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮できます。
- ファイル名を自動で取得し連携することで、手作業によるファイル名の入力間違いや添付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとkintoneをYoomに連携します。
- トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の商談フェーズになった場合のみ、後続の処理が進むようにします。
- 条件に合致した場合、Salesforceの関連アクションを利用して、商談レコードに紐づくファイルIDを取得し、ファイルをダウンロードします。
- 必要に応じてデータ変換機能を使い、ファイル名を特定のルールに沿って変換します。
- 次に、kintoneの「ファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたファイルをkintone上にアップロードします。
- 最後に、kintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、アップロードしたファイル情報などを含む新しいレコードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐条件に設定するSalesforceの商談フェーズは、「受注」や「提案」など、任意のステータスに変更できます。
- データ変換機能では、正規表現を利用した拡張子の削除をしたうえで、そのデータや固定の値、日付変数などを使ってファイル名を変換することができます。
- kintoneでレコードを追加する対象アプリは、任意で設定してください。また、Salesforceから取得した商談情報やファイルを、kintoneのどのフィールドに登録するかを自由にマッピング可能です。
■注意事項
- SalesforceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン以上の有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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