■概要
Gmailに届く購入注文メールの内容を確認し、手作業で情報を抽出する方法に課題を感じていませんか？この作業は、件数が多くなると時間もかかり、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。 このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した購入注文メールからAIが自動で情報を抽出し、Google スプレッドシートへ登録する作業を自動化できます。面倒な手作業から解放され、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く購入注文の情報を手作業で抽出している営業や事務担当者の方
- メールからのデータ転記作業における入力ミスや確認漏れを防止したい方
- 注文内容をGoogle スプレッドシートで管理しており、登録作業を効率化したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をトリガーに注文情報の抽出から登録までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAIワーカーを起動し、メール本文から注文情報を抽出し、内容の確認や優先度の分類を行ったうえでGoogle スプレッドシートに登録するためのマニュアル（指示）を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、購入注文メールを特定するためのキーワード（例：「注文確定のお知らせ」など）を任意で設定してください。
- AIワーカーのオペレーションでは、抽出したい情報（注文番号、商品名、金額など）や、情報の確認・分類のルールを指示内容として任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
