■概要
日々届く大量のメールへの対応に追われ、本来注力すべき業務が疎かになっていませんか?メールの確認から内容の分類、そして返信案の作成までを手作業で行うと、多くの時間と労力を費やしてしまいます。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが内容の分類や要約、返信の下書き作成までを自動で完結し、Slackへ通知します。メール画面を開く前に対応の準備が整うため、スムーズな業務遂行を後押しします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookに届く大量のメール対応に追われ、分類や優先順位付けの判断を効率化したいカスタマーサポート担当者の方
- メール返信案をAIで自動作成し、内容の確認と送信のみで対応を完結させて、レスポンスの速度を向上させたいチームリーダーの方
- OutlookとSlackを連携し、複数のアプリを跨ぐメール対応業務の負荷を軽減したいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- AIが受信メールの内容を自動で分類・要約するため、情報の整理にかかる負担を軽減し、重要な連絡へのスムーズな初動対応が可能になります。
- 返信案の下書きが自動で作成されるため、文章作成の手間が省け、対応漏れの防止や返信の質を保ちながら業務の効率化を図ることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、AIワーカーで受信したメール内容を読み取り、要約・種別・緊急度の判定を行い、Google スプレッドシートのFAQや対応履歴を参照して返信草案を作成するためのマニュアル(指示)を作成し、Outlookの「メールの下書きを作成する」アクション、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する(最大300件)」アクション、およびSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを使用ツールとして設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、必要なメールのみが処理されるように調整してください。
- AIへの指示(プロンプト)を調整することで、自社のトーン&マナーに合わせた返信案の作成や、より詳細なカテゴリ分類が可能になります。
- Slackへの通知先チャンネルは、担当チームやメールの内容に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。