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Googleフォームで経費申請が送信されたらAIワーカーで社内規程と照合してSlackに通知する

Googleフォームで経費申請が送信されたらAIワーカーで社内規程と照合してSlackに通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
Googleフォーム
Google Drive™
Slack
を自動連携できます。
■概要
経費精算の業務において、提出された申請内容が社内規程に沿っているかを手動で一つずつチェックするのは、非常に手間と時間がかかる作業です。特に申請件数が多い場合、内容の確認漏れや差し戻しの連絡など、申請者と管理者の双方に大きなコミュニケーションコストが発生してしまいます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで経費申請が送信された際、AIワーカーが社内規程に照らし合わせて自動で内容を精査します。不備がある場合には具体的な理由と修正内容を添えてフィードバックを行うため、確認作業の負担を軽減し、スムーズな経費精算プロセスを実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
  • Googleフォームを活用した経費精算の受付において、社内規程との照合作業を効率化したい経理担当者の方
  • 申請内容の不備による差し戻し連絡の回数を減らし、経費申請にまつわるコミュニケーションコストを削減したい方
  • AIを活用して、社内規程に基づいた経費申請の一次チェックを自動で行いたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット
  • Googleフォームから申請が届くたびにAIが自動で規程チェックを行うため、管理者が手動で確認する手間を省き、確認漏れを防ぐことができます。
  • 不備がある場合にAIが具体的な修正案を提示するため、申請者は迷わず修正を行うことができ、申請から承認までのサイクルを短縮できます。

■フローボットの流れ
  1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、SlackをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定します
  3. 次に、AIワーカーで、経費申請データが社内規程に沿っているかを自動で精査し、不備がある場合にはその理由と具体的な修正内容を申請者へ丁寧にフィードバックするためのマニュアルを作成し、Google Drive、Slackの使用ツールを設定します
  4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションなどを設定し、AIによる精査結果を通知します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
  • AIワーカーの指示(マニュアル)設定において、参照すべき社内規程の内容や、どのような基準で不備とみなすかの条件を詳細に設定してください。
  • Slackでの通知先として、申請者個人へのダイレクトメッセージや、経理担当者が確認するための専用チャンネルを任意で設定してください。
  • Google Driveを連携させることで、領収書などの添付ファイルの内容もあわせてチェック対象とするようなカスタマイズも可能です。

■注意事項
  • Googleフォーム、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  • トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。 
  • Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。 
  • AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
  • AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。 
  • AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
  • AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
  • AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。 
  • AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。 
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Googleフォーム
YoomではGoogleフォームのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、Googleフォームで送信された情報をSlackやChatworkに通知したり、kintoneやSalesforceなどのCRMに自動的に情報を格納します。
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Slack
YoomではSlackのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとSlackを連携することで、様々なSaaSとSlackを自由に連携し、あらゆる通知をSlackで受け取ることが可能です。また、Slackにメッセージが送信されたことをトリガーにボットを起動することも可能です。
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テンプレート
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類似アプリ
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フォームに回答が送信されたら
    新しくファイル・フォルダが作成されたら
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    特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
    特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
    メッセージがチャンネルに投稿されたら
    ファイルがチャンネルに投稿されたら
    メッセージがチャンネルに投稿されたら(Webhook)
    メッセージにスタンプが押されたら(Webhook)
    チャンネルでメンションされたら
    指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら
    Slackアプリがメンションされたら(Webhook)
    チャンネルでメンションされたら(複数ユーザー指定)
    指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら(正規表現で指定)
    新しいチャンネルが作成されたら(Webhook)
    メッセージがスレッドに投稿されたら(Webhook)
    チャンネルでメンションされたら(複数ユーザー&グループ指定)
    メッセージのスタンプが削除されたら(Webhook)
フローボットオペレーション
    回答の一覧を取得
    特定の回答情報を取得
    回答の一覧を取得(回答期間を指定)
    フォームの質問を取得
    フォームのタイトルや説明を更新する
    フォームの設問タイトルや説明を更新する
    新しいフォームを作成
    フォームの公開設定を更新
    フォームの設問タイトルや説明を追加する(記述式)
    フォームの設問タイトルや説明を追加する(選択式)
    フォームの設問タイトルや説明を追加する(グリッド式)
    フォームの設問タイトルや説明を追加する(日付/時間)
    フォームの設問タイトルや説明を追加する(均等目盛)
    フォームの設問タイトルや説明を追加する(画像+記述)
    フォームの設問タイトルや説明を追加する(画像+選択式)
    フォームの設問タイトルや説明を追加する(画像付き選択肢)
    フォルダを作成する
    ファイルを複製する
    特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索
    ファイルを削除する
    ファイルをアップロードする
    ファイルをダウンロードする
    Googleスプレッドシートをダウンロード
    Googleスライドをダウンロード
    Googleドキュメントをダウンロード
    特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得
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    エクセルファイルをスプレッドシートに変換する
    CSVファイルをスプレッドシートに変換する
    指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する
    ファイルをゴミ箱に移動する
    ファイルやフォルダの権限のリストを取得
    ファイル・フォルダの説明を更新
    ファイルの格納先フォルダを変更
    ファイルのショートカットを作成
    ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する
    特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得
    ファイルをGoogleドキュメントに変換する
    Googleスプレッドシートをダウンロード(シートを指定)
    ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更
    特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索(ごみ箱を除く)
    プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換する
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    特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する
    特定のファイルを更新
    ファイルやフォルダから権限を削除する
    共有ドライブを作成
    共有ドライブを検索
    ファイルを複製する(詳細指定)
    ファイル・フォルダを検索
    チャンネルにメッセージを送る
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    チャンネル内のメンバーIDを取得する
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    チャンネルをアーカイブ
    スレッドのメッセージを取得
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    プライベートチャンネルからメンバーを退出させる
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    ユーザーグループ内のユーザー一覧を取得
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    ユーザーグループを作成する
    チャンネルのメッセージ一覧を取得
    アタッチメントを指定しチャンネルにメッセージを送る
    リストの行一覧を取得
    リストを作成
    リストを更新
    特定のリストの行を取得
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フローボットトリガー
    アクションがありません
フローボットオペレーション
    アクションがありません
フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
    回答の一覧を取得
    特定の回答情報を取得
    回答の一覧を取得(回答期間を指定)
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    フォームの設問タイトルや説明を更新する
    新しいフォームを作成
    フォームの公開設定を更新
    フォームの設問タイトルや説明を追加する(記述式)
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    フォームの設問タイトルや説明を追加する(画像付き選択肢)
フローボットトリガー
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    特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
    特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
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