Googleフォームで経費申請が送信されたらAIワーカーで社内規程と照合してSlackに通知する
Googleフォームで経費申請が送信されたらAIワーカーで社内規程と照合してSlackに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Googleフォーム
と
Google Drive™
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
経費精算の業務において、提出された申請内容が社内規程に沿っているかを手動で一つずつチェックするのは、非常に手間と時間がかかる作業です。特に申請件数が多い場合、内容の確認漏れや差し戻しの連絡など、申請者と管理者の双方に大きなコミュニケーションコストが発生してしまいます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで経費申請が送信された際、AIワーカーが社内規程に照らし合わせて自動で内容を精査します。不備がある場合には具体的な理由と修正内容を添えてフィードバックを行うため、確認作業の負担を軽減し、スムーズな経費精算プロセスを実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームを活用した経費精算の受付において、社内規程との照合作業を効率化したい経理担当者の方
- 申請内容の不備による差し戻し連絡の回数を減らし、経費申請にまつわるコミュニケーションコストを削減したい方
- AIを活用して、社内規程に基づいた経費申請の一次チェックを自動で行いたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームから申請が届くたびにAIが自動で規程チェックを行うため、管理者が手動で確認する手間を省き、確認漏れを防ぐことができます。
- 不備がある場合にAIが具体的な修正案を提示するため、申請者は迷わず修正を行うことができ、申請から承認までのサイクルを短縮できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、SlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定します
- 次に、AIワーカーで、経費申請データが社内規程に沿っているかを自動で精査し、不備がある場合にはその理由と具体的な修正内容を申請者へ丁寧にフィードバックするためのマニュアルを作成し、Google Drive、Slackの使用ツールを設定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションなどを設定し、AIによる精査結果を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- AIワーカーの指示（マニュアル）設定において、参照すべき社内規程の内容や、どのような基準で不備とみなすかの条件を詳細に設定してください。
- Slackでの通知先として、申請者個人へのダイレクトメッセージや、経理担当者が確認するための専用チャンネルを任意で設定してください。
- Google Driveを連携させることで、領収書などの添付ファイルの内容もあわせてチェック対象とするようなカスタマイズも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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フローボットトリガー
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特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
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ファイルがチャンネルに投稿されたら
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指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら（正規表現で指定）
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チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー＆グループ指定）
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フォームの設問タイトルや説明を追加する（日付/時間）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（均等目盛）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋記述）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋選択式）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像付き選択肢）
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ファイルを複製する
フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
アクションがありません
フローボットトリガー
フォームに回答が送信されたら
フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
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