Gmailでインボイスを受領したら、AIワーカーがデータ照合を行い異常時のみSlackへ通知する
Gmailでインボイスを受領したら、AIワーカーがデータ照合を行い異常時のみSlackへ通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Gmail
と
Google スプレッドシート
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
海外代理店から届くインボイスの確認作業において、手入力によるミスや発注データとの照合漏れに課題を感じていませんか？特に海外からの仕入れが多いフォワーダー業務や貿易事務、経理部門では、膨大な書類の照合作業が大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでインボイスを受領した際、AIワーカーが自動でデータ抽出と案件管理表との照合を行い、異常時には担当者をメンションしてSlackへ通知する仕組みを構築できます。インボイスの確認を自動化することで、業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外からの仕入れが多く、インボイスの確認・照合業務に多くの時間を費やしている貿易事務の担当者
- 手作業による転記ミスや、発注データとの差異の見落としを防ぎたい経理部門の方
- インボイス受領後の確認フローを効率化し、異常時のみ対応する体制を構築したい管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
- AIワーカーがインボイスPDFから情報を自動抽出するため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮し、入力ミスなどのヒューマンエラーを抑制します。
- Google スプレッドシートの発注データと自動照合を行うことで、金額の差異を早期に発見し、迅速なトラブル対応が可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 最後に、AIワーカーのオペレーションで、インボイスPDFを読み取り、Google スプレッドシートの案件管理表と照合して結果を更新し、差異がある場合にはSlackで通知する一連の処理を自動化するマニュアルを作成し、使用する各ツールを設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、海外代理店からのメールを識別するための特定のラベルを適切に設定してください。
- AIワーカーの設定では、インボイスPDFから抽出したい項目（請求金額、発行元など）をユーザーの環境に合わせて指示してください。
- Google スプレッドシートの照合・更新先となるシートIDや、Slackの通知先チャンネルを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
アクションがありません
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
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フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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