Google Driveに債権書類がアップロードされたら、AIワーカーで債権管理を自動化してGoogle スプレッドシートに起票しSlackに通知する
Google Driveに債権書類がアップロードされたら、AIワーカーで債権管理を自動化してGoogle スプレッドシートに起票しSlackに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
と
Google Drive™
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
債権書類の管理業務は、情報を正確に扱う慎重さが求められる一方で、手入力による転記作業は手間がかかり、入力ミスや漏れが発生しやすいという課題があります。また、スピード感の大切な台帳更新や関係者への共有が遅れると、債権回収の遅延を招くリスクが生じかねません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに債権書類をアップロードするだけで、AIワーカーが重要情報を抽出し、Google スプレッドシートへの起票とSlackへの通知を自動で行います。これにより、正確な情報を速やかに管理台帳へ反映し、チーム内での情報共有に割く作業を減らせます。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに債権書類をアップロードするだけで、AIワーカーが重要情報を抽出し、Google スプレッドシートへの起票とSlackへの通知を自動で行います。これにより、正確な情報を速やかに管理台帳へ反映し、チーム内での情報共有に割く作業を減らせます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 債権管理の台帳更新を手作業で行っており、入力ミスの削減や業務効率化を検討している法務・経理担当者の方
- Google Driveに保存した書類のデータ化からSlackでの共有までを、一気通貫で自動化したいチームリーダーの方
- 債権書類の内容を自動でGoogle スプレッドシートへ反映させ、スムーズな管理体制を築きたい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 書類から抽出した情報をGoogle スプレッドシートへ自動で記録するため、転記作業に費やす時間を削減し、本来のコア業務に集中できます。
- 債権管理に必要な情報の抽出からSlack通知までが自動で行われるため、人の手によるミスを防ぎ、正確な債権情報の管理を維持することが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、Google Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、AIワーカーで、アップロードされた債権書類から重要情報を抽出するための指示を作成し、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクション、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクション、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを使用ツールとして設定します。
- 最後に、AIワーカーで抽出した内容をもとに、Google スプレッドシートへの記録とSlackへの通知が自動で実行されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、債権書類が保存されるフォルダのIDを正しく指定してください。
- AIワーカーの指示内容（プロンプト）を調整することで、契約金額や支払期日など、抽出したい項目を任意に変更できます。
- Google スプレッドシートの書き込み先シートや、Slackの通知先チャンネルを、用途に合わせて設定してください。
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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フローボットトリガー
行が追加されたら
行が更新されたら
新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
メッセージがチャンネルに投稿されたら
ファイルがチャンネルに投稿されたら
メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）
メッセージにスタンプが押されたら（Webhook）
チャンネルでメンションされたら
指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら
Slackアプリがメンションされたら（Webhook）
チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー指定）
指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら（正規表現で指定）
新しいチャンネルが作成されたら（Webhook）
メッセージがスレッドに投稿されたら（Webhook）
チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー＆グループ指定）
フローボットオペレーション
セルに値を入力
値を取得する
値を削除する
新しいスプレッドシートを作成する
シート（タブ）をコピーする
新しいシート（タブ）を追加する
シート（タブ）を削除する
値を置換する
シート名を更新する
行を削除する
スプレッドシートの情報を取得
シート名を取得する
数式を繰り返す
範囲に値を入力
セルに画像を埋め込む
特定の列でソート
シートを非表示にする
指定のセルにメモを追加する
フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
セルに値を入力値を取得する値を削除する新しいスプレッドシートを作成するシート（タブ）をコピーする新しいシート（タブ）を追加するシート（タブ）を削除する値を置換するシート名を更新する行を削除するスプレッドシートの情報を取得シート名を取得する数式を繰り返す範囲に値を入力セルに画像を埋め込む特定の列でソートシートを非表示にする指定のセルにメモを追加する列を追加する列を削除する複数列に値を入力
フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
フォルダを作成するファイルを複製する特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索ファイルを削除するファイルをアップロードするファイルをダウンロードするGoogleスプレッドシートをダウンロードGoogleスライドをダウンロードGoogleドキュメントをダウンロード特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得ファイル名を変更するファイル・フォルダ情報を取得エクセルファイルをスプレッドシートに変換するCSVファイルをスプレッドシートに変換する指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与するファイルをゴミ箱に移動するファイルやフォルダの権限のリストを取得ファイル・フォルダの説明を更新ファイルの格納先フォルダを変更ファイルのショートカットを作成ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得ファイルをGoogleドキュメントに変換するGoogleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換するPDFファイルをGoogleドキュメントに変換する特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する特定のファイルを更新ファイルやフォルダから権限を削除する共有ドライブを作成共有ドライブを検索ファイルを複製する（詳細指定）ファイル・フォルダを検索
フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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