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Outlookで見積書を受信したら、AIワーカーで過去データや在庫状況から妥当性を判定し返信メールを作成する

Outlookで見積書を受信したら、AIワーカーで過去データや在庫状況から妥当性を判定し返信メールを作成する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
Google スプレッドシート
Microsoft Teams
Outlook
を自動連携できます。
■概要
取引先から届く見積書のメール処理に追われていませんか?添付されたPDFから情報を抽出し、過去の価格データや現在の在庫状況を手作業で照らし合わせる作業は、時間がかかるだけでなくミスも発生しやすいものです。このワークフローを活用すれば、Outlookで見積書を受信した際、AIが見積内容の読み取りから妥当性の判定、さらには返信メールの下書き作成までを自動で行います。手作業による転記やデータ照合の手間を抑え、迅速な意思決定とスムーズな取引対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
  • 見積回答メールの内容を毎回手動でGoogle スプレッドシートなどのデータベースへ登録している担当者の方
  • 過去の取引実績や最新の在庫状況と照らし合わせて、見積価格の妥当性を判断するのに時間がかかっている方
  • 取引先への返信スピードを向上させ、業務効率化を図りたい調達・購買部門のチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット
  • 見積内容の抽出からデータ登録までが自動化されるため、情報の転記ミスを防ぎ、正確なデータ管理が可能です。
  • AIが過去実績や在庫を基に妥当性を即座に判定することで、判断基準が統一され、返信対応のスピードが向上します。

■フローボットの流れ
  1. はじめに、Outlook、Google スプレッドシート、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
  2. 次に、Outlookのトリガーで「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、AIワーカーで「メール本文や添付ファイルから情報を読み取り、過去データや在庫状況から妥当性を判定し、メールの下書きを作成する」ためのスキルを作成し、Google スプレッドシートの「レコードを追加する・レコードを検索する」アクション、Outlookの「メールの下書きを作成する」アクション、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを使用ツールとして設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
  • Outlookのトリガー設定では、処理の対象として認識したいフォルダのIDやキーワード(例:「見積」など)を正確に指定してください。
  • Google スプレッドシートでは、参照したい過去の価格データや現在の在庫状況などが記載されたシートを正確に紐づけてください。
  • AIワーカーの指示内容を調整することで、自社独自の「妥当性判定基準」や「返信メールのトーン」を細かく指定することが可能です。

■注意事項
  • Outlook、Google スプレッドシート、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  • トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
  • AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
  • AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
  • AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
  • AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
  • AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】スキル(旧マニュアル)の作成方法」をご参照ください。
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Outlook
Outlook
を使ったテンプレート

Outlookで受信したメールをAIで要約しNotionに自動追加するフローです。転記作業や要約の手間、入力ミスを抑え情報共有を円滑にします。複数のラベルやデータベースにも柔軟に対応できます。

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AIワーカー
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テンプレート

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Google スプレッドシート
YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。
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テンプレート

Google スプレッドシートに行が追加されるとMicrosoft Teamsのチームを自動生成するフローです。手作業の転記や二重入力をなくし、作成漏れや入力ミスを抑えながら立ち上げを早められます。

Google スプレッドシートに行を追加するとジョーシスへ従業員を自動登録するフローです。転記作業を省き入力ミスの発生を抑え、入社手続きの負担を軽減できます。

スマレジの前日売上を毎朝設定時刻に自動取得し、Google スプレッドシートへ転記するフローです。毎日の手入力や入力ミスを減らし、正確なデータで報告・分析できます。
Microsoft Teams
YoomではMicrosoft TeamsのAPIをノーコードで活用することができます。TeamsとYoomを連携することで、Teamsへの通知を自動化したり、Teamsのカレンダーに自動的に予定を登録することが可能です。
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Microsoft Teamsの特定チャネル投稿をきっかけにSlackへメッセージを送るフローです。コピー&ペーストの手間や見落としを抑え、チャットアプリ混在環境でも情報共有を一元化しスムーズにします。
Outlook
YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
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テンプレート

Outlookで受信したメールをAIで要約しNotionに自動追加するフローです。転記作業や要約の手間、入力ミスを抑え情報共有を円滑にします。複数のラベルやデータベースにも柔軟に対応できます。

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Outlookで受信したメールをAIが重要度ごとに判定しMicrosoft Excelへ自動転記するフローです。仕分けや入力の手間を抑え、対応漏れ防止と情報管理の効率向上につながります。
テンプレート
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類似アプリ
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    行が追加されたら
    行が更新されたら
    チャネルにメッセージが送信されたら
    チャットにメッセージが送信されたら
    カレンダーにイベントが登録されたら
    チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら
    特定のメッセージのスレッドに返信があったら
    特定の件名のメールを受信したら
    メールを受信したら
    カレンダーにイベントが登録されたら
    カレンダーのイベントが追加・更新されたら
    タスクが作成されたら
    本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
フローボットオペレーション
    セルに値を入力
    値を取得する
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    新しいスプレッドシートを作成する
    シート(タブ)をコピーする
    新しいシート(タブ)を追加する
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    値を置換する
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    スプレッドシートの情報を取得
    シート名を取得する
    数式を繰り返す
    範囲に値を入力
    セルに画像を埋め込む
    特定の列でソート
    シートを非表示にする
    指定のセルにメモを追加する
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    チームメンバーの一覧を取得
    チャネルの一覧を取得
    チャネルにメッセージを送る
    チャットにメッセージを送る
    チャットの一覧を取得
    チャネルを作成
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    カレンダーに予定を作成する
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    【次ページへのリンク用】イベント一覧を取得
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    タスクを作成する(リマインド設定対応)
    タスクを作成する(リマインド設定非対応)
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
    行が追加されたら
    行が更新されたら
フローボットオペレーション
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    新しいスプレッドシートを作成する
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    新しいシート(タブ)を追加する
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    メールを受信したら
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    タスクが作成されたら
    本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
フローボットオペレーション
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