■概要
Salesforceのレポートを定期的に確認し、関係者へ共有する作業は重要ですが、毎日手作業で行うのは手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでSalesforceからレポートを自動で取得し、Microsoft Teamsの指定したチャネルへ通知できるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な分析業務などに時間を充てることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceのレポートを毎日手動で抽出し、共有している営業担当者やマネージャーの方
- Microsoft Teamsを活用したチーム内の情報共有を、より迅速かつ確実にしたいと考えている方
- 手作業によるレポートの共有漏れや遅延を防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した時間にSalesforceのレポート取得からMicrosoft Teamsへの通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに処理が実行されることで、レポートの共有漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、安定した情報共有体制を構築できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとMicrosoft TeamsをYoomに連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定し、毎日実行したい時刻を指定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レポートをダウンロード」アクションを設定し、取得したいレポートを選択します。
- 次に、オペレーションでデータ操作・変換の「ファイル名の変換」アクションを設定し、ダウンロードしたレポートのファイル名を分かりやすいように変更します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定チャネルにメッセージとレポートファイルを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送付するチームやチャネルを任意で指定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は自由に編集でき、固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得したレポート名などの情報を含めて動的に作成することもできます。
■注意事項
- Salesforce、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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