Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのファイルをGmailに添付して送付する
Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのファイルをGmailに添付して送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
Google Driveにアップロードしたファイルを、都度Gmailを開いてメールを作成し、関係者に共有する作業を手間に感じていませんか？この一連の作業は定型的でありながら、共有漏れや添付ミスが許されないため、気を遣う業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、自動でGmailにファイルが添付され、指定の宛先にメールを送信することが可能です。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、自動でGmailにファイルが添付され、指定の宛先にメールを送信することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGmailを日常的に利用し、ファイル共有を手作業で行っている方
- ファイルの共有漏れや添付ミスといったヒューマンエラーを未然に防ぎたいと考えている方
- 定期的なレポート共有など、ファイル添付を伴うメール送信を効率化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロード後のメール作成や添付、送信作業が自動化されるため、手作業の時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付してメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先(To,CC,BCC)や件名、本文の内容などを任意の値に設定することが可能です。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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