お問い合わせメールを受信したら情報を抽出してNotionに集約
お問い合わせメールを受信したら情報を抽出してNotionに集約
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Notion
と
Gmail
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
Webサイトからのお問い合わせメールへの対応は、内容の確認から担当者への共有、管理ツールへの転記など、多くの手作業が発生しがちです。これらの作業に追われ、迅速な一次対応が遅れてしまうことも少なくありません。 このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したお問い合わせ内容の情報をAIが自動で抽出し、Notionのデータベースへ集約することが可能です。お問い合わせ対応における一連の業務を自動化し、対応漏れや転記ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届くお問い合わせ情報を手作業でNotionに転記しているご担当者の方
- お問い合わせ対応の初動を早め、顧客満足度を向上させたいと考えている方
- メールからの情報抽出とデータベースへの情報集約を自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- お問い合わせメール受信後の情報抽出からNotionへの集約までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、コピー＆ペーストのミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Notion、SlackをYoomと連携します。
- トリガーでメール機能の「メールを受信したら」を選択し、お問い合わせを受信するメールアドレスを指定します。
- オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメール本文から会社名やお問い合わせ内容などの必要な情報を抽出します。
- オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、お問い合わせを受け付けた旨をお客様に自動返信します。
- オペレーションでNotionの「レコードを追加する」を設定し、抽出した情報をお手元のデータベースに追加します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、担当チャンネルにお問い合わせがあったことを通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、氏名、お問い合わせ内容など）を任意で設定できます。
- 自動返信するGmailの本文は自由に編集でき、AIが抽出した担当者名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
- Notionのオペレーションでは、情報を集約したいデータベースのIDを任意で設定してください。
- Slackへの通知は、送信先のチャンネルやメッセージ内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Gmail、Notion、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
ページが作成または更新されたら
データベースが作成または更新されたら
【非推奨】特定のデータベースのページが作成・更新されたら
Webhookを受信したら
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ページコンテンツが更新されたら（Webhook）
ページが削除されたら（Webhook）
ページのプロパティが更新されたら（Webhook）
コメントが作成されたら（Webhook）
コメントが更新されたら（Webhook）
コメントが削除されたら（Webhook）
【非推奨】データベースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
特定のデータソースのページが作成・更新されたら
データソースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
メッセージがチャンネルに投稿されたら
フローボットオペレーション
ページ情報を取得
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ページにテキストを追加（非推奨）
ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）
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ページのプロパティを更新（セレクトプロパティ）
ページのプロパティを更新（マルチセレクトプロパティ）
ページのプロパティを更新（日付プロパティ）
ページのプロパティを更新（チェックボックスプロパティ）
ページのプロパティを更新（URLプロパティ）
ページのプロパティを更新（メールプロパティ）
ページのプロパティを更新（電話プロパティ）
特定のページのブロック情報を取得
ユーザーのリストを取得
ページのプロパティを更新（リレーションプロパティ）
指定のレコードにサブアイテムを追加する
ファイルアップロードIDの発行
ファイルをアップロード
フローボットトリガー
ページが作成または更新されたらデータベースが作成または更新されたら【非推奨】特定のデータベースのページが作成・更新されたらWebhookを受信したらページが作成されたら（Webhook）ページコンテンツが更新されたら（Webhook）ページが削除されたら（Webhook）ページのプロパティが更新されたら（Webhook）コメントが作成されたら（Webhook）コメントが更新されたら（Webhook）コメントが削除されたら（Webhook）【非推奨】データベースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）特定のデータソースのページが作成・更新されたらデータソースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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