AsanaとGoogle スプレッドシートを連携して、指定のスケジュールになったらAsanaでタスクを取得しGoogle スプレッドシートに追加する方法

ステップ1:AsanaとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

まず、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側にある「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、AsanaとGoogle スプレッドシートを検索して選択し、次の画面に進みます。

＜Asanaの場合＞

・サインイン後、続く画面で「許可」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Google スプレッドシートの場合＞

・「Sign in with Google」をクリックして、続く画面で連携するアカウントを選択します。

・アカウントを確認して、「次へ」をクリックします。

・「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.AsanaとGoogle スプレッドシートを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:Yoomのスケジュールトリガーの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではYoomのスケジュールトリガーを利用し、指定のスケジュールになるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】指定のスケジュールになったら、Asanaでタスクを取得しGoogle スプレッドシートに追加する」をクリックします。
※タイトルは続く画面で任意に変更できます。

2.「スケジュールトリガー 指定したスケジュールになったら」をクリックします。

3.フローボットを起動させるスケジュールを設定して保存します。
※スケジュールトリガーの詳細は、こちらのヘルプページで解説しています。

ステップ3:Asanaの設定

次に、Asanaからタスクを取得する設定を行います。

1.「アプリと連携する 特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得」をクリックします。

2.Asanaと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※タイトルは任意に設定できます。

3.プロジェクトIDを設定してテストを行います。
※プロジェクトIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

4.テストが成功したら保存します。

5.「処理繰り返し コマンドオペレーション」をクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

6.繰り返し対象のアウトプットを下記画像のように設定して保存します。
※タイトルは任意に設定できます。

7.「アプリと連携する タスクの詳細を取得」をクリックします。

8.Asanaと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※タイトルは任意に設定できます。

9.タスクIDを設定してテストを行います。
※タスクIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「コマンドオペレーション」（処理を繰り返すオペレーション）から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

10.テストが成功すると、アウトプットにAsanaから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4:Google スプレッドシートに登録する設定

最後に、Asanaから取得したタスク情報をGoogle スプレッドシートに追加する設定を行います。

1.一つ目の「分岐 コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランも有料ですが、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

2.分岐対象のアウトプットと分岐条件を下記画像のように設定して保存します。
※タイトルは任意に設定できます。

3.二つ目の「分岐 コマンドオペレーション」をクリックします。

4.分岐対象のアウトプットと分岐条件を下記画像のように設定して保存します。
※タイトルは任意に設定できます。

5.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。

6.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認します。
※タイトルは任意に設定できます。

7.タスクを追加するGoogle スプレッドシートの情報を設定します。
※スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名は、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

※今回は、テスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は上記の設定になっています。

8.追加するレコードの値を設定してテストを行います。
※Asanaの情報を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「タスクの詳細を取得」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、タスクごとに変わる内容を動的に反映できます。

9.テストが成功すると、Google スプレッドシートに課題が追加されます。
問題がなければ保存します。

10.「アプリと連携する タスクを更新」をクリックします。
※このオペレーションにより、Google スプレッドシートに追加したAsanaのタスクを、重複して追加することを防止します。

11.Asanaと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※タイトルは任意に設定できます。

12.更新対象のタスクIDとタスクの説明を設定します。
※更新対象のタスクIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「コマンドオペレーション」（処理を繰り返すオペレーション）から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※タスクの説明には、「※タスク追加済」と直接入力します。その後、枠をクリックして表示されるアウトプットの「タスクの詳細を取得」から「タスクの説明」を選択します。（値は二重括弧で表示されます）

13.テストを行い成功すると、Google スプレッドシートにタスクが追加されます。
問題がなければ保存します。

14.トリガーをONにすると、指定のスケジュールでAsanaからタスクが自動取得され、Google スプレッドシートに追加されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

AsanaとGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

他にもAsanaとGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が追加されたらAsanaにタスクを追加する

Google スプレッドシートに追加したタスクをAsanaに自動追加するテンプレートです。
この連携により、転記時の入力ミスを防止でき、タスクの管理負担が軽減するでしょう。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたらAsanaのタスクも更新する

Google スプレッドシートでタスク情報が更新された際に、Asanaの情報も自動更新するテンプレートです。
この連携により、タスク情報の更新漏れを防止でき、正確なデータ管理が可能になるでしょう。

3.Trelloにタスクが追加されたらAsanaとGoogle スプレッドシートに追加する

Trelloに追加したタスクをAsanaとGoogleスプレッドシートに自動追加するテンプレートです。
この連携により、タスクの転記作業を削減し、業務の効率化が期待できます。

AsanaとGoogle スプレッドシートを連携するメリットと具体例

メリット1:ツール間の整合性向上による確認や修正作業の削減

手動の作業ではミスが発生しやすいです。
AsanaからGoogle スプレッドシートにタスクを転記する際に入力ミスや反映漏れが生じると、確認や修正作業が必要になり、業務の効率化が難しくなります。
ツール同士を連携して転記作業を自動化すれば、タスク情報の整合性が向上し、余計な確認や修正作業が減少するでしょう。
例えば、毎日タスクが生じる担当者の場合、忙しさに追われて入力ミスや反映漏れが生じやすくなります。
この連携を利用すれば、Asanaの情報がGoogle スプレッドシートに確実に反映されるため、余計な作業で業務を妨げられることが減るでしょう。

メリット2:手作業の削減による人材の有効活用

タスクの転記作業は定型業務になりがちです。
人手を割けば、他の生産性が高い業務に充てる人員が減ってしまい、効率化の障害になります。
AsanaとGoogle スプレッドシートを連携すれば、手動の転記作業が削減し、空いた時間で他の業務に対応できるようになるでしょう。
例えば、人材が不足しがちなチームでは、定型業務に割く人手を減らすことで、さらなる人材の有効活用につながります。
AsanaとGoogle スプレッドシートを連携すれば、手動の転記作業が削減し、ヒューマンリソースの最適化を図れるでしょう。

メリット3:転記作業の自動化によるコスト削減

手動での作業には人件費がかかります。
タスクの転記は、比較的単調な作業ですが、入力項目が多いため時間がかかり、コストが上昇しやすいです。
AsanaとGoogle スプレッドシートを連携すれば、タスクの転記を自動化でき、コストの削減が期待できます。
例えば、大型のプロジェクトでは、大量のタスクが発生するため、繰り返し作業による人件費は無視できない金額になるでしょう。
この連携を利用して、AsanaからGoogle スプレッドシートに転記する作業を自動化すれば、人件費削減により、利益の増加が期待できます。

まとめ

AsanaとGoogle スプレッドシートでタスクを管理する場合、転記作業に人手を割くことで入力ミスや反映漏れが発生します。
さらに、時間と手間がかかることで、人材の有効活用が難しくなり、人件費も上昇します。
これらの課題は、AsanaとGoogle スプレッドシートを連携し、タスクの転記作業を自動化することが解決策の1つです。
これにより、ツール間の整合性向上や人的リソースの最適化、コストの削減が期待できます。
AsanaとGoogle スプレッドシートの連携は、Yoomを利用すればノーコードで簡単に実現可能です。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入できるので、タスク管理に自動化を取り入れてみてください。