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「Microsoft Teamsでの会議後、毎回議事録を作成してメールで共有するのが手間…」「手作業での議事録作成や共有だと、ミスが起きたり、他の業務が圧迫されたりする…」
このように、Microsoft Teamsでの会議とその後の議事録作成、そしてGmailを使った情報共有のプロセスに、課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsの会議情報が投稿されたら、AIが自動で議事録の骨組みを作成し、指定した宛先にGmailで通知してくれれば</span>、これらの悩みから解放され、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を生み出せるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくても直感的に設定可能で、議事録作成や共有にかかる時間と手間を大幅に削減できるかもしれません。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の業務をもっと効率的にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsの会議情報をもとにAIで議事録を自動作成し、Gmailで通知する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft TeamsとGmailを連携させることで、会議後の議事録作成から関係者への共有までの一連の作業を自動化し、業務効率を向上させることが可能です。
例えば、Microsoft Teamsに会議の情報が投稿されると、その内容を基にAIが議事録のたたき台を自動で作成し、完成した議事録を指定されたメールアドレスへGmail経由で送信するといったフローを組むことができます。
これにより、<span class="mark-yellow">議事録作成の時間を大幅に短縮し、共有漏れや遅延を防ぎ、会議の決定事項を迅速に関係者へ伝えることができるようになる</span>でしょう。
これから具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsに新しい会議情報が投稿された際に、その内容をAIが解析して議事録を自動で作成し、指定された宛先にGmailで通知する</span>基本的な連携フローです。
手作業での議事録作成やメール作成の手間を根本からなくし、迅速かつ正確な情報共有を実現できます！
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsに投稿された会議情報の中でも、例えば特定のキーワードが含まれる場合や、特定の参加者がいる会議など、設定した条件に合致する場合にのみAIが議事録を自動作成し、Gmailで通知する</span>フローです。
必要な情報だけを選択的に処理することで、より効率的な議事録管理と情報共有をサポートします！
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsに投稿された会議の会話内容をAIが自動で翻訳したり、長文の議論を簡潔に要約したりした上で議事録を作成し、その結果をGmailで通知する</span>フローです。
国際的な会議の議事録作成や、多忙なメンバーへの情報共有を効率化し、言語の壁や情報過多の問題を解決します！
それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsに投稿された会議情報からAIで議事録を自動作成し、その内容をGmailで関係者に通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
すでに、各アプリのマイアプリ連携が済んでいる方は、次のステップにお進みください！
【Microsoft Teamsのマイアプリ連携】
Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、右の新規接続を選択します。
右上の検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、Microsoft Teamsを選択します。
以下の画面が表示されたら、使用するアカウントでログインします。
※詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
これで、Microsoft Teamsの連携は完了です！
【Gmailのマイアプリ連携】
次にGmailをマイアプリに登録します。
先ほどと同じ手順で、Yoomのマイページの「新規接続」ボタンをクリックし、「Gmail」を選択します。
Gmailを選択すると、以下のような画面が表示されます。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
今回連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったらページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ登録が完了です。
マイアプリにMicrosoft TeamsとGmailが表示されていれば、登録完了です！
これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではMicrosoft Teamsでメッセージが送信されるとトリガーが起動します。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
※Microsoft Teamsの画面に移動し、例として以下のメッセージを投稿しました。
アプリトリガーのAPI接続設定の画面で、「トリガーの起動間隔」を選択します。
5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「チームID」と「チャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
テストをクリックします。
テストに成功したら、以下の画像のようなアウトプット(取得した値)が表示されます。
このアウトプットは、次のステップで活用します。
「保存する」をクリックしましょう。
これで、Microsoft Teamsのトリガー設定は完了です！
ここでは、Microsoft Teamsに投稿した文章からテキストを生成する設定をします。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アクション選択の画面に遷移したら、タイトルを任意で修正します。
※テキストを生成する機能のアクションは以下のように「指示可能なプロンプトの文字数」によって消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
続いて詳細設定の画面に移り、AIでテキストを生成する際に使用する「プロンプト」を設定します。
ここでは、Microsoft Teamsに投稿された情報を活用しましょう。ボックスをクリックすると、先ほど取得した値が表示されるので引用します。
テストボタンをクリックします。
テストが成功したら、取得した値が正しく表示されているか確認をしましょう。
問題がなければ、「保存する」をクリックします。
これでテキスト生成の設定が完了です！
最後の設定です！ここでは、生成したテキストをGmailに通知する設定をします。
以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールして進んでください。
画面を下に進めると、以下の画面が表示されます。
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう！
「本文」の設定では、入力欄をクリックして表示されるアウトプットと任意の文章を組み合わせて設定しましょう。
入力が完了したら「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認し「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックしましょう。
以上が、Microsoft Teamsに投稿された会議情報からAIで議事録を作成して、Gmailに通知する方法でした！
設定が完了すると、以下のようなメニューが表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
Microsoft TeamsやGmailのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば、以下のような自動化はいかがでしょうか。
アンケート結果を通知したり、フォルダの自動作成やメッセージを転送したりなどの自動化ができます！
特定のメールを他ツールに通知したり、Zoomウェビナー終了後に自動でフォローアップメールを送信できます。
Microsoft TeamsとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで会議後に行っていた議事録の手作業による作成、そしてメールでの共有といった一連の業務負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>
これにより、担当者は煩雑な繰り返し作業から解放され、会議で得られた知見を活かすための分析や次のアクションプラン策定といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような議事録作成・共有の自動化を実現できるハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の議事録業務の効率化や、会議内容の迅速な共有に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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