・
「Microsoft Teamsでの会議後、毎回議事録を作成してメールで共有するのが手間…」
「手作業での議事録作成や共有だと、ミスが起きたり、他の業務が圧迫されたりする…」
このように、Microsoft Teamsでの会議とその後の議事録作成、そしてGmailを使った情報共有のプロセスに、課題を感じていませんか？
もし、Microsoft Teamsの会議情報が投稿されたら、AIが自動で議事録の骨組みを作成し、指定した宛先にGmailで通知してくれれば、これらの悩みから解放され、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を生み出せるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくても直感的に設定可能で、議事録作成や共有にかかる時間と手間を大幅に削減できるかもしれません。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の業務をもっと効率的にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Teamsの会議情報をもとにAIで議事録を自動作成し、Gmailで通知する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 Microsoft Teamsでの会議後、議事録の作成と関係者への共有に手間を感じていませんか。特に、会議の要点をまとめ、迅速に情報を伝達することは重要ですが、手作業では時間もかかり、他の業務を圧迫することもあります。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿された会議情報をもとにAIが自動で議事録を作成し、Gmailで関係者に通知するため、これらの課題の解消に繋がります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Microsoft TeamsとGmailを連携して議事録作成を自動化する方法
Microsoft TeamsとGmailを連携させることで、会議後の議事録作成から関係者への共有までの一連の作業を自動化し、業務効率を向上させることが可能です。
例えば、Microsoft Teamsに会議の情報が投稿されると、その内容を基にAIが議事録のたたき台を自動で作成し、完成した議事録を指定されたメールアドレスへGmail経由で送信するといったフローを組むことができます。
これにより、議事録作成の時間を大幅に短縮し、共有漏れや遅延を防ぎ、会議の決定事項を迅速に関係者へ伝えることができるようになるでしょう。
これから具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Microsoft Teamsの会議情報から議事録を自動作成しGmailで通知する
Microsoft Teamsに新しい会議情報が投稿された際に、その内容をAIが解析して議事録を自動で作成し、指定された宛先にGmailで通知する基本的な連携フローです。
手作業での議事録作成やメール作成の手間をなくし、迅速かつ正確な情報共有を実現できます！
■概要 Microsoft Teamsでの会議後、議事録の作成と関係者への共有に手間を感じていませんか。特に、会議の要点をまとめ、迅速に情報を伝達することは重要ですが、手作業では時間もかかり、他の業務を圧迫することもあります。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿された会議情報をもとにAIが自動で議事録を作成し、Gmailで関係者に通知するため、これらの課題の解消に繋がります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
特定条件のMicrosoft Teamsの会議情報から議事録を自動作成し、Gmailで通知する
Microsoft Teamsに投稿された会議情報の中でも、例えば特定のキーワードが含まれる場合や、特定の参加者がいる会議など、設定した条件に合致する場合にのみAIが議事録を自動作成し、Gmailで通知するフローです。
必要な情報だけを選択的に処理することで、より効率的な議事録管理と情報共有をサポートします！
■概要 Microsoft Teamsでの会議後、議事録の作成や関係者への情報共有に手間を感じることはありませんか。特に会議内容が特定の条件に合致する場合のみ処理が必要なケースでは、手作業での判断や個別の通知が負担となることもあります。このワークフローは、Microsoft Teamsに特定条件の会議情報が投稿された際に、AIが自動で議事録を作成し、Gmailで指定した宛先に通知することで、これらの課題を解消し、業務の効率化を支援します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Microsoft Teamsの会議情報を特定のデータに変更して、議事録を作成しGmailで通知する
Microsoft Teamsに投稿された会議の会話内容をAIが自動で翻訳したり、長文の議論を簡潔に要約したりした上で議事録を作成し、その結果をGmailで通知するフローです。
国際的な会議の議事録作成や、多忙なメンバーへの情報共有を効率化し、言語の壁や情報過多の問題を解決します！
■概要 グローバルな会議が増える中で、Microsoft Teamsに投稿された様々な言語の会議情報を手作業で翻訳し、議事録を作成、そして関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーに、AIによる自動翻訳と議事録作成、そしてGmailでの通知までを一気通貫で自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Microsoft Teamsの会議情報からAIで議事録を作成しGmailに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsに投稿された会議情報からAIで議事録を自動作成し、その内容をGmailで関係者に通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoom登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Teams／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 Microsoft Teamsでの会議後、議事録の作成と関係者への共有に手間を感じていませんか。特に、会議の要点をまとめ、迅速に情報を伝達することは重要ですが、手作業では時間もかかり、他の業務を圧迫することもあります。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿された会議情報をもとにAIが自動で議事録を作成し、Gmailで関係者に通知するため、これらの課題の解消に繋がります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1：Microsoft TeamsとGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
すでに、各アプリのマイアプリ連携が済んでいる方は、次のステップにお進みください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
下記をご確認ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
下記をご確認ください。
マイアプリにMicrosoft TeamsとGmailが表示されていれば、登録完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要 Microsoft Teamsでの会議後、議事録の作成と関係者への共有に手間を感じていませんか。特に、会議の要点をまとめ、迅速に情報を伝達することは重要ですが、手作業では時間もかかり、他の業務を圧迫することもあります。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿された会議情報をもとにAIが自動で議事録を作成し、Gmailで関係者に通知するため、これらの課題の解消に繋がります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではMicrosoft Teamsでメッセージが送信されるとトリガーが起動します。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Microsoft Teamsの画面に移動し、例として以下のメッセージを投稿しました。
アプリトリガーのAPI接続設定の画面で、「トリガーの起動間隔」を選択します。
5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「チームID」と「チャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
テストをクリックします。
テストに成功したら、以下の画像のようなアウトプット(取得した値)が表示されます。
このアウトプット(取得した値)は、次のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「保存する」をクリックしましょう。
これで、Microsoft Teamsのトリガー設定は完了です！
ステップ4：AIを活用したテキストを生成する設定
ここでは、Microsoft Teamsに投稿した文章からテキストを生成する設定をします。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アクション選択の画面に遷移したら、タイトルを任意で修正します。
※テキストを生成する機能のアクションは以下のように「指示可能なプロンプトの文字数」によって消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
続いて詳細設定の画面に移り、AIでテキストを生成する際に使用する「プロンプト」を設定します。
ここでは、Microsoft Teamsに投稿された情報を活用しましょう。ボックスをクリックすると、先ほど取得した値が表示されるので引用します。
テストボタンをクリックします。
テストが成功したら、取得した値が正しく表示されているか確認をしましょう。
問題がなければ、「保存する」をクリックします。
これでテキスト生成の設定が完了です！
ステップ5：Gmailで通知する設定
最後の設定です！
ここでは、生成したテキストをGmailに通知する設定をします。
以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールして進んでください。
画面を下に進めると、以下の画面が表示されます。
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう！
「本文」の設定では、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)と任意の文章を組み合わせて設定しましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
入力が完了したら「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認し「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックしましょう。
以上が、Microsoft Teamsに投稿された会議情報からAIで議事録を作成して、Gmailに通知する方法でした！
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
設定が完了すると、以下のようなメニューが表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
Microsoft TeamsやGmailのAPIを使ったその他の自動化例
Microsoft TeamsやGmailのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば、以下のような自動化はいかがでしょうか。
Microsoft Teamsを使った自動化例
アンケート結果を通知したり、フォルダの自動作成やメッセージを転送したりなどの自動化ができます！
■概要
Microsoft TeamsとSlackを併用している環境で、情報の確認漏れやツール間の手作業による転記に手間を感じることはないでしょうか。重要なメッセージを見逃したり、都度コピー＆ペーストで共有する作業は、コミュニケーションの遅延や非効率の原因となります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーに、Slackの指定チャネルへ自動で通知できるため、ツールを横断した情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Asanaで新しいタスクが追加された際に、指定したMicrosoft Teamsチャネルに自動的に通知を送ります。
通知内容や送信先のMicrosoft Teamsチャネルは自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
・Asana、Microsoft Teamsそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿されるプロジェクトや案件の情報を、手作業でOneDriveにフォルダとして作成し管理していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの命名規則を誤るなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーに、内容をAIが読み取り、OneDriveに自動でフォルダが作成されるため、これらの課題を解消し、よりスムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
◼️概要
Microsoft Teamsのチャンネルに投稿した文章を英語に翻訳してMicrosoft Teamsに投稿するフローです。
◼️注意事項
・Microsoft Teamsとの連携が必要となります。
・トリガーとなるチャネルや投稿先のチャネル、メッセージ内容を任意の設定してご利用ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
◼️概要
Microsoft Teamsの特定のチャンネルに文章が投稿されたら、自動的にOutlookを使ってメールで転送します。
Outlookのメールの本文や宛先は自由に変更してご利用ください。
間に分岐処理を追加することで、Microsoft Teamsの投稿内容に応じてメールの内容や宛先を分岐することも可能です。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Salesforceに新しいリードが登録された際、都度Microsoft Teamsで営業担当に連絡する作業に手間を感じていませんか。
こういった連絡は通知漏れやタイムラグの原因となり、貴重なビジネスチャンスを逃すことにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Microsoft Teamsへ即座に通知を自動化できます。
迅速で確実な情報共有を実現し、営業活動のスピードを高めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
毎月の月末に自動的に起動し、あわせてMicrosoft Teamsで通知を行うフローボットです。
このフローボットは、右側の分岐後に追加されたフローによって、様々な自動処理を行うことができます。
※例えば、毎月の請求書発行処理や、スプレッドシートへの集計処理、または定期的なデータバックアップ処理など、様々な用途でご活用ください。
■設定方法
・フローボットのスケジュールトリガーを使用して、毎月の月末付近（28日,29日,30日,31日）にフローボットを起動します。
・「データを操作・変換する」アクションでフローボット起動日を取得し、月末の日付との差分を計算し、月末日当日か照合させます。
・フローボット起動日の日付が月末日当日ではない場合には、フローボットが終了します。
・フローボット起動日の日付が月末日当日の場合は、右側に分岐し、Microsoft Teamsで通知します。
・通知先のチャネルの指定をしてください。
・その後に追加するフローは、目的や用途に応じて自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
・フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・分岐後の右側に追加するフローの設定や内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
アンケートフォームに新しい回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
アンケートフォームとMicrosoft Excel、Microsoft Teamsを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができます。
さらに、自動的にMicrosoft Excelに回答内容の追加とMicrosoft Teamsに通知されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailを使った自動化例
特定のメールを他ツールに通知したり、Zoomウェビナー終了後に自動でフォローアップメールを送信できます。
■概要
kintoneで請求に関するステータスが更新されたら、テーブル内の明細情報を取得します。
その後予め用意したスプレッドシートの請求書雛形で明細情報等を用いて請求書を発行し、メールで送付します。
実際に使用しているスプレッドシートの請求書雛形(閲覧権限のみ付与となります)
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zkxfutABYs6smPd9Ui27vG1_b5481cRu2EN3yfduG-o/edit#gid=0
■作成方法
①アプリトリガーでkintoneのステータスが更新されたら(Webhook起動)アクションを選択し、以下の設定をして保存します。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・実際にステータス変更を実施し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはステータス変更後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。
②＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定を行いテスト・保存します。
・ 検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、特定のレコードの複数のサブテーブルを取得するアクションを選択後、指定のアプリIDと対象のサブテーブルのフィールドコードを候補から選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・ 対象のレコード条件はレコードIDが等しいとして、値に①のトリガーで取得したレコード番号を{{レコード番号}}のように埋め込みます。
・取得したいサブテーブルの行の条件は、必ず値がある列(品目名など)が空でないと設定し、対象のテーブルデータがすべて取得できるように設定します。
④＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・スプレッドシートID：請求書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。
・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・ファイル名：任意のファイル名を設定します。
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②や③で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。
⑤メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：②でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。
※実際のフローボットの動き：https://www.youtube.com/watch?v=QM_-Y2rR_bw
■概要
Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
実際のフローボットの動き：https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
※無料トライアルでできることと開始方法および注意点：https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
■概要
Googleフォームに回答が行われたら、Googleカレンダーに予定を追加しメールを送るフローです。
フォームの回答のみでカレンダー追加からメール送信まで一貫して自動化することができます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・Googleカレンダーの終了時間を設定するためにスプレッドシートの関数を用いて、開始時間から終了時間を算出する必要があります。
※今回は開始から1時後の時間を取得する関数を入れています。関数の設定次第では30分や1時間以上の設定も可能です。
※フローボットを起動させたときの実際の動きはこちら https://youtu.be/M-gZDyO5dp0
■概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務効率化・自動化を進めたい方
・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方
・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方
・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
freee会計に新しい経費申請が作成されたら、Gmailに申請内容を送信するフローです。
freee会計とGmailを連携することで、手動で経費申請の内容をGmailに送信する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・freee会計、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneの特定のレコードのステータスが更新されたら、更新されたレコード情報でZoomの会議URLを発行し、メールで自動送信します。
メールの送信先のアドレスや送信者名、本文や件名も自由にカスタマイズ可能です。
■設定方法
・kintone、Zoom、GmailそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・kintoneの「指定のステータスに更新されたら」というトリガーで取得できるWebhookURLをkintoneの該当のアプリのWebhookURLとして設定してください。
・Zoomの「ミーティングを作成」というオペレーションでkintoneから取得した情報をもとに、設定を行なってください。
・Gmailの「メールで送付」というオペレーション内で、任意のメール文面や送信先に設定を変更してください。
■注意事項
・kintone、Zoom、GmailそれぞれでYoomとの連携が必要です。
■概要
メールを受信したら、メールの内容をYoomデータベースに自動的に記載します。
オペレーションを追加すれば、データベースへ情報を登録後、自動的にメールに返信することも可能です。
■注意事項
・事前に情報を登録するデータベースを作成し、「メールの情報をDBに登録」オペレーションのデータベース情報を変更してご利用ください。
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まとめ
Microsoft TeamsとGmailの連携を自動化することで、これまで会議後に行っていた議事録の手作業による作成、そしてメールでの共有といった一連の業務負荷を削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。
これにより、担当者は煩雑な繰り返し作業から解放され、会議で得られた知見を活かすための分析や次のアクションプラン策定といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような議事録作成・共有の自動化を実現できるハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の議事録業務の効率化や、会議内容の迅速な共有に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：どのようなMicrosoft Teams投稿をトリガーにするのが効果的ですか？
A：
会議の招待URLやアジェンダの投稿、会議終了後の議事録を送信することで、効率よく業務を行うことができます。
そのほか、YoomではMicrosoft Teamsの連携方法をたくさん紹介しているので、ぜひ活用してくださいね。
Q：議事録をGmail以外（Notionなど）に保存できますか？
A：
はい、可能です。
Yoomでは、Microsoft Teamsに投稿された会議情報からデータを抽出し、Notionに追加するなどのテンプレートも用意しています。
■概要
Microsoft Teamsでの会議後、議事録や決定事項をNotionに手動で転記する作業は、時間もかかり、情報の抜け漏れも発生しやすいのではないでしょうか。 特に、複数の会議が連続する場合、その手間は大きな負担となります。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルに投稿された会議情報を自動で抽出しNotionへ追加できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Q：自動化が失敗した時に気づく方法はありますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
