DocuSign契約完了後にkintoneデータを自動更新する手順

はじめる前に

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、始めましょう！

ステップ1：DocuSignとkintoneをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、DocuSignをクリックします。
(3)DocuSignにサインインします。メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックします。

(4)パスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。
(5)次にkintoneの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からkintoneをクリックします。
(6)kintoneの新規登録画面が出るので、サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの3箇所を入力し、追加をクリックします。
※サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの確認方法は下記のサイトをご確認ください。

kintoneマイアプリ登録方法

kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について

(6)以下の内容が出るので、確認して問題なければ許可をクリックしましょう。

連携が完了するとYoomのマイアプリにDocuSignとkintoneが登録されます。

これで、マイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2:DocuSignのエンベロープの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「エンベロープが完了したら」をクリックします。

(2)DocuSignの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、DocuSignと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「エンベロープが完了したら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、DocuSignの管理画面で設定を行なってください。

設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

ステップ3:特定のエンベロープの情報を取得

(1)次に、DocuSignと連携してエンベロープの情報を取得します。
「特定のエンベロープの情報を取得」をクリックします。

(2)DocuSignの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、DocuSignと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「特定のエンベロープの情報を取得」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、アカウントIDの入力を行ってください。
エンベロープIDは{{エンベロープID_トリガー}}がセットされている状態のまま「テスト」をクリックします。

エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4:kintoneのレコードを更新する

(1)次に、kintoneと連携してレコードの更新設定を行います。
「レコードを更新する」をクリックします。

(2)kintoneの「データベースの連携」画面から、kintoneと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを更新する」のままにします。
アプリIDは候補から選択します。

入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、①更新したいレコードの条件をプルダウンから選択します。
②更新後のレコードの値はアウトプットから選択してください。

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入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「DocuSignで契約が完了したらkintoneの情報を更新する」フローボットの完成です。

DocuSignとkintoneを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもDocuSignとkintoneを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.kintoneでステータスが更新されたらDocusignで契約書を送付する

kintoneのステータスを更新すると、自動でDocuSignの契約書を作成し、送信できます。これにより、手動で契約書を作成し、送付する手間を省くことでスピーディーに契約手続きを進めることができます。

2.指定のスケジュールになったらDocuSignで添付資料をダウンロードし、kintoneのレコードと関連付ける

このフローを使うことで、自動でkintoneに関連付けることで、人の手によるミスを減らし、一連の流れが自動で完了するため、ファイル格納の手間を省き、業務効率の向上が期待できます。

3.kintoneでレコードが編集されたら、Microsoft Teamsに通知する

コミュニケーションツールと連携することで、kintoneを編集すると、Microsoft Teamsに編集内容が自動で通知されます。レコードの編集が行われたことをすぐに知りたいと考える方にこのフローは役立つでしょう。

さらに、DocuSignとkintoneを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

DocuSignを使用したフローボットテンプレート一覧

kintoneを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

DocuSignとkintoneの連携により、契約管理が効率的に自動化され、業務のスピードと精度が向上しそうですね！
手動作業を削減し、常に最新の契約情報を管理できることで、ミスを軽減し、業務プロセスを最適化できるでしょう。
また、進捗の可視化により、チーム全体の連携が強化され、業務の流れがよりスムーズになることが期待できます。これにより、企業全体の生産性を向上できるでしょう。
DocuSignとkintoneの連携を活用し、効率的な業務運営を目指しましょう！