DocuSignとkintoneを連携してDocuSignで契約が完了したらkintoneの情報を更新する方法

■概要

DocuSignで契約が完了したらkintoneの情報を更新するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.DocuSignで帳票類の管理を行う方

・帳票作成に活用している方

・契約書作成から管理まで一元管理に活用している方

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2.kintoneでデータの管理を行う方

・顧客企業の情報を一元管理している方

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■このテンプレートを使うメリット

DocuSignは帳票類の作成管理を円滑に行うためのツールです。
併せてkintoneに情報を蓄積していくことで、チーム全体に情報共有を円滑に行うことができます。
しかし、DocuSignで契約が完了するたびにkintoneのレコードを更新しなければならないのは、生産性を阻害する要因となります。

チーム全体の生産性向上のために手間を省きたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローではDocuSignで契約が完了したら、あらかじめエンペロープIDを登録していたkintoneのレコードに送信日時を追加します。
自動でレコードを追加し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、コア業務に注力でき生産性向上に繋げます。

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■注意事項‍

・DocuSign、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

DocuSignで契約が完了したらkintoneの情報を更新するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.DocuSignで帳票類の管理を行う方

・帳票作成に活用している方

・契約書作成から管理まで一元管理に活用している方

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2.kintoneでデータの管理を行う方

・顧客企業の情報を一元管理している方

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■このテンプレートを使うメリット

DocuSignは帳票類の作成管理を円滑に行うためのツールです。
併せてkintoneに情報を蓄積していくことで、チーム全体に情報共有を円滑に行うことができます。
しかし、DocuSignで契約が完了するたびにkintoneのレコードを更新しなければならないのは、生産性を阻害する要因となります。

チーム全体の生産性向上のために手間を省きたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローではDocuSignで契約が完了したら、あらかじめエンペロープIDを登録していたkintoneのレコードに送信日時を追加します。
自動でレコードを追加し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、コア業務に注力でき生産性向上に繋げます。

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■注意事項‍

・DocuSign、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

kintoneに顧客情報を登録した後、DocuSignで契約書を作成して送付する作業を手動で行っていませんか。この一連の作業は、手間がかかるだけでなく、宛先の間違いや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけでDocuSignから契約書が自動で送付されるため、契約業務の効率化と正確性の向上を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとDocuSignを利用した契約書送付業務を効率化したい営業や法務担当者の方
• 手作業によるデータ入力や転記に時間がかかり、コア業務に集中できていない方
• 契約プロセスにおけるヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務品質を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのレコード登録を起点に、契約書の作成から送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動でデータを連携するため、手作業による情報の転記ミスや送付先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとDocuSignをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定し、監視対象のアプリを指定します。
3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したレコードの詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定し、kintoneから取得した情報をもとに契約書を送付します。

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのトリガー設定では、どのアプリにレコードが登録された際にフローを起動させるか、対象のアプリを任意で設定してください。
• DocuSignのオペレーション設定では、送付に使用する契約書のテンプレートを任意で選択してください。
• kintoneから取得した情報（宛先のメールアドレス、氏名など）を、DocuSignで送付するエンベロープの各項目に正しく設定してください。

■概要

DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.DocuSignで帳票類の管理を行う方

・帳票作成に活用している方

・契約書に関連する一連の業務を担当している方

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2.Google スプレッドシートでデータの管理を行う方

・テーマごとにシートを作成し情報の一元管理を行う方

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■このテンプレートを使うメリット

DocuSignは帳票類の一元管理を円滑に行うためのツールです。
同時にGoogle スプレッドシートに情報を蓄積していくことで、情報の一元管理もスムーズに行うことができます。
しかし、DocuSignで契約が完了するごとにGoogle スプレッドシートの情報を手作業で追加するのは入力ミスに繋がる可能性があります。

DocuSignとGoogle スプレッドシートを連携することで、自動でDocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートのデータベースに追加されます。
自動化によって今まで入力にかかっていた時間を省いてチーム全体が重要な業務を行うことができます。

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■注意事項‍

・DocuSign、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

Codaで管理している案件情報をもとに、手作業でDocuSignから契約書を送付するプロセスに手間を感じていませんか。特に、CodaからDocuSignへの情報転記は、入力ミスが発生しやすく、重要な契約業務において大きな負担となることがあります。このワークフローを活用すれば、Codaのテーブル情報が更新されると、自動でDocuSignからエンベロープが送信されるため、契約プロセスを効率化し、人的ミスを防ぐことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Codaで管理している情報をもとに、DocuSignで契約書を手動で送信している方
• 契約書の送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎたい方
• CodaとDocuSignを活用し、契約締結までのプロセスを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Codaのテーブル更新をトリガーにエンベロープが自動送信されるため、これまで手作業で行っていた情報入力や送信作業の時間を短縮します。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、宛先や契約内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、CodaとDocuSignをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のテーブルを指定します。
3. 続いて、オペレーションでCodaの「テーブルの行を取得」アクションを設定し、トリガーで検知した更新行の具体的な情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを送信」アクションを設定し、取得した情報をもとにエンベロープを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• DocuSignの「エンベロープを送信」アクションでは、Codaから取得した情報に基づいて、エンベロープを送信する宛先を任意で設定できます。

■注意事項

• Coda、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.契約書や重要文書を頻繁に扱う方

• 法務担当者や契約管理担当者
• 営業担当者や営業マネージャー
• プロジェクトマネージャー

2.文書の管理と共有を効率化したいと考えている方

• 業務の自動化や効率化を目指している企業の管理者
• 契約書の保管とアクセスを簡便化したい方
• 共有フォルダへの手動アップロードを減らしたい方

3.DocuSignとMicrosoft SharePointを日常的に活用している方

• DocuSignを使用して契約書の締結を行っている企業
• Microsoft SharePointを利用して文書の管理と共有を行っている担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・契約書や重要文書が自動的にSharePointに格納されることで、手動でのアップロード作業の手間を省くことができます。

・契約書の管理と共有が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。

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■注意事項

‍・DocuSign、Microsoft SharePointそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

DocuSignで契約が完了したらChatworkに通知するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方

・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業

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2.契約完了をChatwork上でチームメンバーへ迅速に伝えたい方

・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方

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■このテンプレートを使うメリット

DocuSignは帳票類の作成管理を円滑に行うためのツールです。
併せてChatworkに通知することでチーム全体に情報共有を円滑に行うことができますが、契約完了後の通知や書類送付などを都度確認し手動でChatworkへ反映しなければならないのは、生産性を阻害する要因となります。

チーム全体の生産性向上のために手間を省きたいと考えている方には[DocuSignとChatworkを連携する]フローはおすすめです。
自動でChatworkへ契約完了した内容を通知し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、コア業務に注力でき生産性向上に繋げます。

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■注意事項‍

・DocuSign、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

DocuSignで契約が完了したらGmailを送信するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方

・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方

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2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方

・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方

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3.手作業でメールを送信する手間を省き、業務効率を向上させたい方

・契約完了ごとにメールを作成・送信する作業を自動化して担当者の負担を軽減による業務効率の向上を行いたい方

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■このテンプレートを使うメリット

DocuSignは契約プロセスを効率化しペーパーレス化を推進するツールです。
しかし契約が完了した後に関係者への通知や契約書の送付などを手作業で行うのはミスや遅延の原因にもなります。

このフローを導入することで、DocuSignで契約が完了するとGmailにて自動的にメールが送信されます。
これによって契約完了の通知を関係者全員に対して迅速に行うことができ、契約書の送付や次のステップへの移行をスムーズに進めることが可能になります。

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■注意事項‍

・DocuSign、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

DocuSignで契約が締結されるたびに、サスケの商談ステータスを手作業で更新する業務は、手間がかかる上に更新漏れといったミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、サスケの顧客情報を自動で更新できます。
契約後の事務処理を自動化し、営業活動全体の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DocuSignでの契約締結後、サスケのステータス更新を手作業で行っている方
• 契約管理と顧客管理の連携を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい方
• 営業プロセスの事務作業を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• DocuSignでの契約完了後、自動でサスケの商談ステータスが更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるステータス更新が不要になるため、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DocuSignとサスケをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDocuSignの「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの添付書類情報を取得」アクションを設定し、契約情報を取得します。
4. 次に、データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」を設定し、取得した情報から顧客名などの必要なデータを抽出します。
5. 続いて、オペレーションでサスケの「顧客情報を検索」を設定し、更新対象の顧客情報を特定します。
6. 最後に、サスケの「顧客情報を修正」を設定し、特定の箇所（商談ステータスなど）を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「正規表現によるデータの抽出」では、DocuSignから取得した契約情報のどの部分を抽出するかを任意で設定可能です。
• 「顧客情報を修正」では、どの顧客情報のどの項目を、どのような値に更新するかを自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• DocuSignとサスケをYoomと連携してください。

■概要

Garoonでのワークフロー承認後、契約書を作成してDocusignで送付するまでの一連の業務には、情報の転記やファイルのアップロードといった手作業が多く発生し、手間やミスの原因になりがちです。このワークフローは、Garoonでの承認をきっかけに、契約書の自動作成からDocusignでの電子契約送付までをシームレスに連携するものであり、手作業による非効率な業務フローを改善します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Garoonでの承認後、Docusignを使った契約書送付に手間を感じている法務・営業担当者の方
• 契約書の手作業による作成や情報転記でのミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
• GaroonとDocusignの連携を通じて、契約締結に関わるプロセス全体の自動化を推進したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Garoonの承認からDocusignでの送付までが自動処理されるため、これまで契約書の作成や送付準備にかかっていた時間を短縮することができます
• システムがGaroonの承認情報をもとに書類作成から送付までを行うので、手作業による転記ミスや送付先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Garoon、Googleドキュメント、DocusignをYoomと連携します
2. トリガーでGaroonを選択し、「ワークフローが承認されたら」というアクションを設定して、承認情報を取得します
3. 次に、オペレーションで書類発行機能を設定し、取得した情報をもとにGoogleドキュメントで契約書を自動作成します（Microsoft ExcelやGoogle スプレッドシートでも可）
4. 続いて、オペレーションでDocusignの「エンベロープを作成」アクションを設定します
5. 作成した契約書をDocusignに連携するため、「エンベロープに書類を追加・更新」アクションを設定します
6. さらに、署名フィールドなどを設定するため、「書類にフィールドを設定」アクションを configured します
7. 最後に、オペレーションでDocusignの「エンベロープを送信」アクションを設定し、契約の送付を完了させます

■このワークフローのカスタムポイント

• 書類発行機能で契約書を作成するため、あらかじめ差し込みたい項目を記載した雛形をGoogleドキュメントで作成しておく必要があります
• Docusignで送付する書類が複数ある場合は、その数に応じて「エンベロープに書類を追加・更新」のアクションを追加で設定してください
• Docusignの「書類にフィールドを設定」アクションで指定する署名位置（X軸・Y軸）は、事前にテストを行って適切な座標を確認することが重要です

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Garoon、Googleドキュメント、DocusignとYoomをマイアプリ登録してください。
• 書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらを参照ください。
  
  

• DocuSignで署名完了した書類の証明書を、手作業でダウンロードして管理している方
• 契約関連書類の管理をGoogle Driveで行っており、保存作業の自動化を検討している方
• 手作業による証明書のダウンロード漏れや保存ミスを防ぎたいと考えている法務・総務担当者の方

• DocuSignでの署名完了後、証明書のダウンロードからGoogle Driveへの保存までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• 手動での作業で起こりがちな証明書のダウンロード忘れや保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理の確実性を高めます。

1. はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したエンベロープの証明書を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードした証明書ファイルを指定のフォルダにアップロードします。

• DocuSignの証明書をダウンロードするアクションでは、トリガーで取得したエンベロープの情報を基に対象を指定します。
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定できます。トリガーで取得した契約名などの情報を含めたファイル名にすることも可能です。

• Docusign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。 

■概要

Googleフォームに回答された内容を用いて、Docusignで契約書を送付するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.契約書の作成と送付を頻繁に行う必要がある方

• 営業担当者や営業アシスタント
• 事務職員やオフィスマネージャー
• 法務担当者

2.契約書の送付プロセスを自動化し、手動作業を減らしたいと考えている方

• 業務効率化を目指している中小企業の経営者
• ワークフローの自動化に関心があるビジネスアナリスト
• 契約書の正確性と送付の迅速さを高めたい法務や営業チームのリーダー

3.GoogleフォームとDocuSignを日常的に活用している方

• Googleフォームを利用して情報収集を行っている担当者
• DocuSignを利用して電子署名の契約書管理を行っているユーザー

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■このテンプレートを使うメリット

・手入力によるミスが減り、契約書の正確性が向上します。

・テンプレートを使用することで、すべての契約書が一貫したフォーマットで作成されます。

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■注意事項

‍・Googleフォーム、DocuSignそれぞれとYoomを連携してください。

・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

楽楽販売の情報をもとにDocusignで契約書を送付するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.契約書の作成・管理を行っている企業やチーム

• 楽楽販売を利用して顧客情報や契約情報を管理している営業担当者
• 契約書の作成や管理を効率化したい企業の管理者

2.DocuSignを利用している企業やチーム

• DocuSignを活用して電子署名プロセスを行っている担当者
• 契約書の署名を迅速に行いたい企業

3.システム連携とプロセス自動化を推進している方

• 手動での契約書作成や署名プロセスの手間を省きたい営業担当者
• 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・手動での契約書作成や署名依頼の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。

・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。

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■注意事項

‍・楽楽販売、DocusignそれぞれとYoomを連携してください。

・楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

■概要

‍kintoneで請求に関するステータスが更新されたら、テーブル内の明細情報を取得します。

その後予め用意したスプレッドシートの請求書雛形で明細情報等を用いて請求書を発行し、メールで送付します。

実際に使用しているスプレッドシートの請求書雛形(閲覧権限のみ付与となります)

‍https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zkxfutABYs6smPd9Ui27vG1_b5481cRu2EN3yfduG-o/edit#gid=0

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■作成方法

‍①アプリトリガーでkintoneのステータスが更新されたら(Webhook起動)アクションを選択し、以下の設定をして保存します。

・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。

・実際にステータス変更を実施し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。

※トリガーはステータス変更後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。

※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。

②＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定を行いテスト・保存します。

・ 検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。

※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。

③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、特定のレコードの複数のサブテーブルを取得するアクションを選択後、指定のアプリIDと対象のサブテーブルのフィールドコードを候補から選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。

・ 対象のレコード条件はレコードIDが等しいとして、値に①のトリガーで取得したレコード番号を{{レコード番号}}のように埋め込みます。

・取得したいサブテーブルの行の条件は、必ず値がある列(品目名など)が空でないと設定し、対象のテーブルデータがすべて取得できるように設定します。

④＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。

・スプレッドシートID：請求書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。

・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。

・ファイル名：任意のファイル名を設定します。

・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②や③で取得した値を埋め込みます。

※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。

⑤メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。

・To：②でアドレスを取得していたら埋め込みます。

・件名、本文：それぞれ入力します。②で取得した値を埋め込むことも可能です。

・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。

※実際のフローボットの動き：https://www.youtube.com/watch?v=QM_-Y2rR_bw

■概要‍

LINE公式アカウントでメッセージを受信したら、メッセージを送信したユーザーのLINE IDでkintoneのレコードを検索し、該当のレコードのコメント部分に受け取ったメッセージを自動的に投稿するフローボットです。

公式アカウントでメッセージを送信したユーザーのLINE IDでkintoneのレコードを検索し、該当のユーザーがkintoneに存在しない場合は新たにレコードを作成して、作成したレコードのコメントにメッセージを投稿します。

kintoneでLINEのユーザーIDを保存するフィールドを作成してご利用ください。

下記のテンプレートと合わせて利用することで、kintoneのコメント上でLINE公式アカウントのメッセージのやり取りが可能です。‍

https://lp.yoom.fun/fb_templates/72213

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■注意事項‍

・kintone、LINE公式アカウントそれぞれとYoomを連携してください。

・Yoomのミニプラン以上でご利用いただけます。

■概要

‍kintoneにレコードが登録されたら、box内に新たにフォルダを自動的に作成します。

フォルダ名はkintone内に登録されている情報を元にカスタマイズ可能です。

これにより、プロジェクトや顧客ごとに整理されたフォルダ構造を簡単に実現できます。

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‍■設定方法

・kintone、boxそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）

・kintoneの「レコードが登録されたら」というトリガー内で取得できるWebhook URLをkintoneの該当アプリのWebhook送信先URLに設定してください。

・boxの「フォルダを作成」というオペレーションで、kintoneから取得した情報を元にフォルダ名や親フォルダの設定を行ってください。

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‍■注意事項

‍・kintoneのアプリにboxフォルダ作成に必要な情報が登録されている必要があります。

・kintoneにレコードを登録してからフローボットが起動するまでに多少のタイムラグが発生します。

・kintone、boxそれぞれのアカウントとの連携設定が必要です。

■概要

kintoneの顧客情報などを更新した後、同じ内容をSalesforceにも手作業で反映させていませんか。こうした二度手間は非効率なだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kintoneでレコードが更新された際に、Salesforceの関連情報が自動で更新されるため、データ同期の手間を省き、正確な情報管理を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとSalesforceの両方を利用し、手作業での情報更新に手間を感じている方
• 顧客情報などのデータ入力ミスや更新漏れを防ぎ、情報の整合性を高めたい方
• SaaS間の連携を自動化し、チーム全体の業務効率を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneのレコード更新をトリガーに、Salesforceの情報が自動で同期されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を維持します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、kintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、編集されたレコードの詳細情報を取得します。
4. 最後に、Salesforceの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとに対応するレコードを更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのトリガー設定では、特定のフィールドが変更された場合のみフローを起動するなど、レコード更新時の起動条件を任意で設定可能です。
• Salesforceで更新するレコードや、kintoneのどの情報をSalesforceのどの項目に反映させるかといったマッピングも自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• ‍‍kintoneとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

■概要

Shopifyに注文が発生したら、kintoneにレコードを追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Shopifyストアオーナー

・Shopifyで発生した注文情報をkintoneで一元管理したい方

・手作業での注文情報転記をなくし、業務効率を向上させたい方

・kintoneで顧客管理や在庫管理を行っており、Shopifyの注文情報と連携させたい方

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2.ECサイト運営担当者

・Shopifyの注文情報をkintoneに自動で取り込み、分析やレポート作成に活用したい方

・kintoneで構築した業務フローにShopifyの注文情報を組み込み、シームレスな業務連携を実現したい方

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■このテンプレートを使うメリット

・注文情報がkintoneにリアルタイムで反映されるため、チーム内での情報共有がスムーズになり、迅速な対応が可能になります。

・Shopifyで発生した注文情報を自動でkintoneに登録するため、手作業による転記ミスや時間のロスを削減できます。

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■注意事項

・Googleフォーム、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

■概要

kintoneとHubSpotで顧客情報を管理しているものの、それぞれの情報を手作業で更新するのは手間ではないでしょうか。片方の情報を更新した際に、もう一方のアプリへの反映を忘れてしまい、データに不整合が起きてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコードが更新されると、関連するHubSpotの会社情報も自動で更新されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとHubSpotで顧客情報を管理しており、手作業での二重入力に課題を感じている方
• 手作業でのデータ更新による入力ミスや、情報の不整合を防ぎたいと考えている方
• SaaS間のデータ連携を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneのレコードを更新するだけで、HubSpotの会社情報が自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとHubSpotをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「会社の更新」というアクションを設定し、kintoneから取得した情報をもとに更新するHubSpotの会社情報や項目を指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのトリガー設定において、Webhookを設置する対象アプリIDを任意で指定してください。
• HubSpotの「会社の更新」オペレーションでは、更新対象の会社を特定するための情報（例：会社名）と、更新したい内容を、kintoneのトリガーから取得した情報と紐付けて設定してください。

■注意事項‍

• kintone、HubSpotそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

kintoneに登録した売上情報を、都度Microsoft Excelへ手作業で転記し、さらにSlackで関係者に共有していませんか。このような定型的な報告業務は、手間がかかるだけでなく、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、Microsoft Excelへのデータ追加とSlackへの通知を自動で実行し、日々の報告業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとMicrosoft Excelで売上管理を行い、手作業での転記に手間を感じている方
• kintoneへの売上登録後、Slackでの迅速な情報共有を徹底したいと考えているマネージャーの方
• 複数のツール間でのデータ連携を自動化し、日々の報告業務を効率化したい営業担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneにレコードが登録されると自動でMicrosoft Excelへデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記やSlackへの通知作業がなくなるため、入力間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintone、Microsoft Excel、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコードの詳細情報を取得します。
4. 続けて、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を基に指定のファイルへレコードを追加します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、関係者へ自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのトリガー設定では、連携対象としたいkintoneアプリのIDを正しく指定してください。これにより、特定のアプリでレコードが登録された際にのみフローが起動します。
• Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、追加先のファイルやシート、各列に対応するkintoneの項目を指定します。固定値を入力したり、前段で取得したデータを動的な値としてヘッダと結び付けることも可能です。

■注意事項‍

• kintone、Microsoft Excel、SlackとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

◼️概要‍

kintoneの特定のレコードのステータスが更新された際に、レコード情報をもとにSmartHRに従業員情報を自動で登録します。

従業員の名前、メールアドレス、電話番号、所属部署など、必要な情報をkintoneから取得して、SmartHRに登録することができます。‍

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◼️設定方法‍

kintoneとSmartHRのそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）

kintoneの「ステータスが更新されたら」というトリガーで取得できるWebhook URLをkintoneの該当のアプリのWebhook送信先URLに設定してください。

SmartHRの「従業員を登録」というオペレーションで、kintoneから取得した情報をもとに、従業員情報の登録設定を行ってください。‍

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◼️注意事項‍

・kintoneとSmartHRのそれぞれのアカウントとの連携設定が必要です。

・kintoneのアプリに従業員情報が登録されている必要があります。

◼️概要‍

名刺データをフォームで送信すると、AIが自動で任意の情報を読み取りkintoneに格納し、メールを送信します。‍

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◼️注意事項‍

・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。

・kintoneの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

kintoneに登録されたタスクや案件情報を、毎日決まった時間に確認して関係者にLINEで通知するといった定型業務を手作業で行っていませんか。手作業での対応は、対応漏れや通知忘れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、指定した日時にkintoneから特定の情報を自動で取得し、LINE公式アカウントへ通知することが可能になり、こうした課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneの情報を定期的に確認し、手作業でLINE通知を行っている方
• kintoneで管理しているタスクや案件の通知漏れを防ぎたいと考えている方
• 日次や週次での報告業務を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した時間にkintoneから情報が自動で取得・通知されるため、これまで手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な情報を関係者に確実に共有することが可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとLINE公式アカウントをYoomと連携します。
2. トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションを設定し、実行したい日時を指定します。
3. オペレーションでkintoneの「複数のレコードを取得する（最大500件）」アクションを設定し、対象のアプリや取得条件を指定します。
4. 取得した複数のレコード情報を一つずつ処理するために、AI機能の「繰り返し処理」を設定します。
5. 最後に、繰り返し処理の中でLINE公式アカウントの「テキストメッセージを送信」アクションを設定し、各レコードの内容をメッセージとして送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• LINE公式アカウントでメッセージを送信するアクションでは、通知先のユーザーを任意で設定することが可能です。
• 送信するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、kintoneから取得したレコード情報を変数として差し込み、動的に作成できます。

■注意事項

• kintoneとLINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
• LINEでメッセージを送信する場合、予めユーザーIDが必要となります。ユーザーIDの確認方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/10756296‍
• 繰り返し処理オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。