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近年、社会保険の適用拡大や国の副業・兼業の促進の取り組みなどに後押しされ、ダブルワークを行う人が増加傾向です。自社での従業員一人あたりの労働時間が減ることで、企業は従業員を増やして労働力を確保することをこれまで以上に迫られています。
従業員が増えれば、人員情報管理や勤怠管理を始めとした人事労務の業務にかかる負担も増えてしまいます。担当者の負担を減らすため、人事労務システムの導入を開始もしくは検討した企業もあることでしょう。
freee人事労務は、従業員の情報管理や勤怠管理、給与計算のほか、社会保険の手続きや年末調整のサポートなどまで対応可能な人事労務システムです。従業員ごとにシステムにログインして打刻を行うことができるため、リモートワーク者の勤怠管理にも有用です。
今回は、freee人事労務を使っている方に、人事労務の中でも、従業員情報の登録作業に関するお得な情報をお伝えします。
freee人事労務と他のアプリを連携すれば、従業員登録に関する業務を自動化することができます。
これらの業務は、人事や総務、労務などの担当者にとっては入力や確認に時間がかかり負担が大きい部分だと思いますので、ぜひ自動化を試してみてください。
freee人事労務と他のアプリの連携や自動化には、Yoomの利用をおすすめします。
Yoomを使えばノーコードの簡単設定で連携と自動化が可能です。実際にどんなことができるかは以下の事例をご参照ください。
事例から詳しいフローが気になる場合は、Yoomに無料登録することで操作しながらお試しいただけます。
従業員に関する様々な情報管理にデータベースやチャットツールなどを利用する場合、freee人事労務と連携することで従業員登録を自動化することができます。必要なデータを指定した項目に転記できるため、従業員登録にかかる時間が大幅に短縮されます。Yoomデータベースを利用すれば、他アプリとの連携は不要で自動化の設定もより簡単です。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらfreee人事労務で従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleスプレッドシートを使用している方
・従業員情報をGoogleスプレッドシートに蓄積している人事担当者
・Googleスプレッドシートの従業員情報のデータをfreee人事労務にも反映させている方
2.業務でfreee人事労務を使用している方
・従業員情報をfreee人事労務で一元管理している方
・freee人事労務での従業員登録を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務で従業員情報を一元管理している場合、人事労務における負担が減るのはメリットです。
しかし、Googleスプレッドシートに蓄積した従業員情報をfreee人事労務に登録する際、手作業が発生し転記ミスや転機漏れといったヒューマンエラーが懸念されます。
Googleスプレッドシートとfreee人事労務の情報の整合性を保ちたいといった際に、このテンプレートは適しています。
Googleスプレッドシートに従業員情報が登録されると、freee人事労務に自動で従業員情報が登録されるため、データの整合性が保たれます。
これにより、都度行っていたアプリ間の整合性チェックの手間もなくなり、他の重要な業務に注力することができます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Slackでのコミュニケーションは迅速ですが、そこから得た従業員情報を手作業でfreee人事労務へ登録するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを利用することで、Slackに投稿されたメッセージ内容をもとに、AIが情報を抽出し、freee人事労務へ自動で従業員情報を作成するため、登録作業の負担軽減と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
従業員情報の登録や更新は、人事労務管理において重要な業務ですが、SmartHRとfreee人事労務など複数のSaaSを利用している場合、それぞれに同じ情報を手入力する作業は手間がかかり、入力ミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録されると、その情報を基にfreee人事労務へ自動で従業員情報が同期され、これらの課題を解消し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Yoomデータベースからfreee人事労務のアカウントを自動的に発行することができます。
オペレーションを追加することで、SmartHRなどの他サービスのアカウントも同時に発行することが可能です。新入社員の入社対応時などにご活用ください。
■設定方法
1.freee人事労務とYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.「データベースから対象のレコードを選択する」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.freee人事労務の「従業員を登録」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、氏名、メールアドレス、所属部署などの従業員情報を設定してください。
4.該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動してください。
5.従業員アカウントがfreee人事労務に登録されます。
■注意事項
・freee人事労務のアカウントとの連携設定が必要です。
・freee人事労務の設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Yoomで従業員情報を管理するデータベースを作成してご利用ください。
freee人事労務の従業員登録を、併用する人事システムなど他システムのメンバー登録と連動させることが可能です。
複数のシステムでのIDが業務に必要な場合、freee人事労務の従業員登録と紐づけることで新たなメンバーの登録もれを防ぐことができます。登録もれや登録遅れによって新入社員の業務や研修に支障が出ないよう、登録の流れを一本化しておきましょう。freee人事労務に登録した情報を同期することで転記作業も省略可能となります。
また、従業員の退社時においては、登録情報の削除を連動させることもできます。
■概要
freee人事労務で従業員が削除されたらGoogle Workspaceからもユーザーを削除するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員のアカウント管理を頻繁に行う必要がある方
2.手動でのユーザー削除作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.freee人事労務とGoogle Workspaceを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・退職者のアカウント削除作業が自動化されることで、手動での作業の手間を省くことができます。
・自動化されたワークフローにより、退職者のアカウント管理が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・freee人事労務、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
freee人事労務で従業員が削除されたらMicrosoft Entra IDからもユーザーを削除するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の管理や削除を頻繁に行う必要がある方
2.ユーザー管理作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.freee人事労務とMicrosoft Entra IDを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・自動化されたフローにより、手作業でのユーザー削除手続きを省力化し、IT部門や人事部門の負担を軽減します。
・自動化により、ヒューマンエラーによるミスや遅延を防ぎ、企業のリソースを最適化します。
■注意事項
・freee人事労務、Microsoft Entra IDそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
freee人事労務で従業員が登録される度に、Google Workspaceにも新規ユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員のオンボーディング作業を頻繁に行う必要がある方
2.手動での新規ユーザー登録作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.freee人事労務とGoogle Workspaceを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・新規従業員のユーザー登録作業が自動化されることで、手動での作業の手間を省くことができます。
・従業員のオンボーディングが効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・freee人事労務、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
freee人事労務で従業員が登録される度に、Microsoft Entra IDにも新規ユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の入社手続きを頻繁に行う必要がある方
2.新規ユーザーの登録作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.freee人事労務とMicrosoft Entra IDを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・自動化されたフローにより、人為的なエラーを減らし、従業員の登録とアクセス管理を効率化します。
・freee人事労務での従業員登録後、すぐにMicrosoft Entra IDへのアクセスが可能になり、業務の遅延を防ぐことができ生産性を向上させます。
■注意事項
・freee人事労務、Microsoft Entra IDそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
freee人事労務で社員登録があったらHRMOSも同様に社員登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務とHRMOSを業務で使用している方
・freee人事労務とHRMOSを使用して業務の効率化を図りたい方
・HRMOSでの社員登録を自動化したい方
・企業の人事担当者や総務の方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・freee人事労務で登録した社員情報をHRMOSにも同様に登録できるため、手作業による作業を省き、業務の効率化を図ることができます。
・HRMOSに登録した社員情報は、freee人事労務で登録した内容と同様となるため、手入力による不備が解消されます。
・HRMOSで入力項目の多い作業を自動化することで、ヒューマンエラーの防止や登録作業の時間を削減することができます。
・freee人事労務に入力された社員情報をHRMOSに自動で連携することで、入社手続きに必要な情報をスムーズに共有することができます。
■注意事項
・freee人事労務、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
freee人事労務に従業員が登録されたらジョーシスにも従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.新規従業員の情報登録を頻繁に行う必要がある方
2.手動での従業員情報登録を減らし、自動化したいと考えている方
3.freee人事労務とジョーシスを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での情報入力や更新作業が不要になり、管理作業の労力を大幅に削減でき人的ミスのリスクを低減しながら業務の効率化が図れます。
・従業員情報が正確に管理されることで、人事や経営陣が迅速かつ正確な意思決定を行うための基盤が整い、業務全体の透明性が向上します。
■注意事項
・freee人事労務、ジョーシスそれぞれとYoomを連携してください。
freee人事労務の従業員登録後、人員情報をデータベースに追記したり、情報をまとめるためのページを新規作成したりすることが可能です。
従業員情報の一覧化はもちろん、営業など業務用の台帳作成やオンボーディング情報の記載先とするなど様々な用途で利用することができます。
データの二重登録や登録もれの防止に役立ちます。
■概要
freee人事労務に従業員が登録されたら、Notionにページを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務とNotionを併用している人事担当者
・freee人事労務に登録された従業員情報をNotionに自動で反映させたい方
・新入社員のオンボーディングプロセスを効率化したい方
・従業員情報をNotionで一元管理し、情報共有をスムーズにしたい方
2.Notionで従業員情報を管理している企業
・freee人事労務の情報をNotionに取り込み、従業員データベースを充実させたい方
・従業員情報に基づいて、Notionでタスクを作成したり、関連情報を紐づけたりしたい方
■このテンプレートを使うメリット
・freee人事労務に従業員が登録されたら、自動でNotionにページが作成されるため、手作業による入力の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・従業員情報がNotionで共有されることで、チームメンバー間での情報連携がスムーズになり、コミュニケーションの活性化に繋がります。
■注意事項
・freee人事労務、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
freee人事労務で従業員登録があったら、その情報を取得してGoogleスプレッドシートにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務を使用して従業員の管理を行う企業の担当者
・人事部の採用担当者や事務職員
・採用の代行を行う企業のご担当者
2.Googleスプレッドシートを使用してデータ管理を行う方
・個人の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・共有データを管理する総務職員や経理担当
・外出先でも気軽にデータを確認したいオフィスマネージャー
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・多方面のタスクを抱える事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・freee人事労務への登録内容を基に情報をGoogleスプレッドシートへ追加できるため、手入力の手間を省き、手入力によるミスを防ぎます。
・Googleスプレッドシートでも情報を管理することで、情報の透明性が向上してチーム全体の連携が強化されます。
・従業員登録と同時にGoogleスプレッドシートが更新されるため、常に最新の情報を確認することができます。
・Googleスプレッドシートを使用することで複数人で同時に閲覧・編集できるため、リアルタイムな情報共有が可能となります。
・従業員情報の入力・管理にかかる時間を削減し、他の業務に時間を割くことができます。
■注意事項
・freee人事労務、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
freee人事労務で従業員が登録されたら、kintoneにもレコード登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務で入退社の手続きを行なっている方
・企業の人事部、総務部の担当者
・企業から委託を受け、入退社の手続きを代行している社会保険労務社会保険労務士や税理士など士業の方
2.kintoneで件数管理を行なっている企業の担当者
・担当案件ごとに採番している方
・業務の進行状況をkintoneに登録して管理している方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務を使用すると入社した従業員情報を管理することが容易になります。
ただし、freee人事労務に加えて社内管理用にkintoneなどの他アプリを利用しており、freee人事労務の情報を連携する必要がある場合、再度入力の手間や入力漏れと言ったヒューマンエラーが発生します。
このフローを使用すれば、freee人事労務と別のアプリ間でデータを自動でやり取り・転記することができるため、手動で行っていた際の問題を解決することができます。
■注意事項
・freee人事労務、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
freee人事労務への従業員登録時、その情報をスケジュール管理ツールに同期することも可能です。
例えば、入社前の書類説明に際して、日程調整の依頼から面談日時のカレンダー登録までの自動化をYoomなら簡単に設定できます。また、入社月の末日に必ず行う連絡などがあれば、それをタスクとして登録するのも良いでしょう。
■概要
freee人事労務（freee_hr）で従業員が登録されたら、日程の調整を依頼後Googleカレンダー（google_calendar） に連携して予定を登録し通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の管理をfreee人事労務で行なっている方
・採用活動の責任者である人事担当・総務担当の方
・企業の従業員管理を委託されている社会保険労務士など士業の方
・大人数の雇入れを想定した採用活動を行う企業の担当者
2.社内の予定をGoogleカレンダーで管理している企業の方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・部門ごとのカレンダーを作成している企業の担当者
・Googleカレンダーで個々の予定管理を管理している企業
3.定型業務を自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・freee人事労務への登録内容を基に内容を作成できるため、手作業によるミスや業務漏れを防ぎます。
・自動で依頼やメールを送付することで、手作業による連絡や依頼の手間を省き、これまでかかっていた時間を短縮することができます。
・自動でGoogleカレンダーに予定追加されることで、スケジュール管理の精度が上がります。
・新入社員との面談を作成するという定型業務を自動化することで手間がなくなり、業務の効率化につながります。
■注意事項
・freee人事労務、GoogleカレンダーのそれぞれととYoomを連携させてください。
freee人事労務の従業員登録が完了したことを、チャットなどのコミュニケーションツールやメールなどで通知することが可能です。
上司への報告や他の入社手続きを行う担当者への進捗共有、所属予定の部署の担当者への確認、後続処理に関する指示など、社内のワークフローに合わせた利用ができます。通知文を用途に合わせて変更してください。
■概要
新しい従業員の入社は喜ばしい一方、人事労務担当者による関連部署への情報共有は迅速さと正確性が求められます。freee人事労務への従業員登録後、手作業で通知を行うプロセスは、手間がかかるだけでなく共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、freee人事労務における従業員登録後の通知を自動化し、Discordへ即座に共有できます。これにより、人事労務の定型業務を効率化し、円滑な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
freee人事労務に新しく従業員の登録があったら、登録情報をChatworkに通知するフローです。
freee人事労務とChatworkを連携することで、手動で従業員の登録情報をChatworkに通知する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
Chatworkへの通知内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・freee人事労務、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
freee人事労務に新しく従業員の登録があったら、登録情報をGoogle Chatに通知するフローです。
freee人事労務とGoogle Chatを連携することで、手動で従業員の登録情報をGoogle Chatに通知する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・freee人事労務、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatへの通知内容や通知先のチャンネルは自由に変更してご利用ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
freee人事労務に新しく従業員の登録があったら、登録情報をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
freee人事労務とMicrosoft Teamsを連携することで、手動で従業員の登録情報をMicrosoft Teamsに通知する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
Microsoft Teamsに通知する内容は自由にカスタマイズすることができます。
■注意事項
・freee人事労務、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
freee人事労務に新しく従業員の登録があったら、登録情報をSlackに通知するフローです。
freee人事労務とSlackを連携することで、手動で従業員の登録情報をSlackに通知する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・freee人事労務、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・Slackへの通知内容や通知先のチャンネルは自由に変更してご利用ください。
■概要
freee人事労務に新しく従業員の登録があったら、登録情報をTalknoteに通知するフローです。
freee人事労務とTalknoteを連携することで、手動で従業員の登録情報をWorkplaceに通知する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・freee人事労務、TalknoteそれぞれとYoomを連携してください。
・Talknoteへの通知内容などは自由に変更してご利用ください。
Yoomとfreee人事労務の連携で可能になる自動化フローの例をご紹介しました。
使用している他のアプリと連携し、従業員情報の登録作業に関する業務の効率化を図りましょう。従業員の入社頻度が高いほど、確認や入力作業の負担軽減が期待できます。
特に、従業員情報は社内の他の業務や情報と密接に結びついています。今回ご紹介したもの以外にも、情報の同期を行えばスムーズに進められる業務はあるはずです。人事労務を中心に、他の業務プロセスにも自動化できるものが無いか洗い出してみてください。
Yoomを使って、業務全体の連携や自動化を進めましょう。
