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「特定の相手から受信したメールの添付ファイルを、毎回ダウンロードしてGoogle Driveに保存するのが面倒…」
「ファイル名も後から分かりやすいように変更しているけど、数が増えると手間だし、ミスも起きやすい…」
このように、Gmailで受信した添付ファイルの管理に、多くの時間と手間をかけていませんか？
もし、特定のメールを受信したタイミングで、添付ファイルを自動的にGoogleドライブの指定フォルダに保存し、ファイル名もルールに沿って自動で変更してくれる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放され、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveで自動整理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailで受信したメールの添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードし、ファイル名を変更して整理するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Google Drive
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビでは、基本的な設定方法を紹介しています。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携方法を参考にして、GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携を行なってください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
最初の設定です！
ここから「Gmailの添付ファイルのファイル名に会社名を付けて、Google Driveで自動整理する」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきます！
ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
また、メールにファイルを添付してください。
※以下のメールを受け取った設定で進めていきます。ここでは、キーワードを「請求書」に設定しましたが、自由に設定してくださいね。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
まずは、「トリガーの起動時間」を設定します！
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。
先ほどテスト送信したメールの文章に含まれているキーワードを入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
最後に、「完了」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
以下の赤枠をクリックしましょう！
ここでは、メール本文からテキストを抽出する設定を行います。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックして、設定を変更することが可能です。
消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
詳細設定の画面に遷移したら、「対象のテキスト」を設定します。
以下の画像のように、Gmailのトリガー設定で取得した値を設定してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
取得した値は入力欄をクリックすると表示されます！
続いて、「抽出したい項目」を設定します。
入力欄下の注釈を参照して、設定しましょう。
「指示内容」を任意で設定してください。今回は以下のように設定してみました。
「テスト」をクリックしてください。テストが成功すると、取得した値が表示されます。
確認ができたら、「完了」をクリックしましょう！
最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう！
ここでは、指定したフォルダにファイルを格納する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
クリックすると、API接続設定画面に移ります。ここでは必須項目を設定していきます！
まずは、「格納先のフォルダID」を設定してください。
以下のように、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
