「特定の相手から受信したメールの添付ファイルを、毎回ダウンロードしてGoogle Driveに保存するのが面倒…」
「ファイル名も後から分かりやすいように変更しているけど、数が増えると手間だし、ミスも起きやすい…」
このように、Gmailで受信した添付ファイルの管理に、多くの時間と手間をかけていませんか？
もし、特定のメールを受信したタイミングで、添付ファイルを自動的にGoogleドライブの指定フォルダに保存し、ファイル名もルールに沿って自動で変更してくれる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放され、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveで自動整理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailの添付ファイルのファイル名に会社名を付けて、Google Driveで自動整理する
試してみる
■概要
「Gmailの添付ファイルのファイル名に会社名を付けて、Google Driveにアップロードする」ワークフローは、メール添付ファイルの整理と管理を自動化する業務ワークフローです。Gmailで受信した添付ファイルに自動的に会社名を追加し、Google ドライブにアップロードすることで、ファイル管理の手間を軽減します。これにより、ファイルの検索や共有がスムーズになり、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで日々多くの添付ファイルを扱っているビジネスパーソン
・ファイル名に統一感を持たせたいと考えている企業のIT担当者
・Google ドライブへのファイル保存を自動化し、手動作業を減らしたい方
・添付ファイルの管理に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
・組織全体でファイル管理の標準化を図りたい経営者や管理職の方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの添付ファイルをGoogle Driveに自動整理するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで受信したメールの添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードし、ファイル名を変更して整理するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定と各種アクション設定
- フローをONにしてテスト
Gmailの添付ファイルのファイル名に会社名を付けて、Google Driveで自動整理する
試してみる
■概要
「Gmailの添付ファイルのファイル名に会社名を付けて、Google Driveにアップロードする」ワークフローは、メール添付ファイルの整理と管理を自動化する業務ワークフローです。Gmailで受信した添付ファイルに自動的に会社名を追加し、Google ドライブにアップロードすることで、ファイル管理の手間を軽減します。これにより、ファイルの検索や共有がスムーズになり、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで日々多くの添付ファイルを扱っているビジネスパーソン
・ファイル名に統一感を持たせたいと考えている企業のIT担当者
・Google ドライブへのファイル保存を自動化し、手動作業を減らしたい方
・添付ファイルの管理に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
・組織全体でファイル管理の標準化を図りたい経営者や管理職の方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとGoogle Driveをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビでは、基本的な設定方法を紹介しています。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携方法を参考にして、GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携を行なってください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Gmailの添付ファイルのファイル名に会社名を付けて、Google Driveで自動整理する
試してみる
■概要
「Gmailの添付ファイルのファイル名に会社名を付けて、Google Driveにアップロードする」ワークフローは、メール添付ファイルの整理と管理を自動化する業務ワークフローです。Gmailで受信した添付ファイルに自動的に会社名を追加し、Google ドライブにアップロードすることで、ファイル管理の手間を軽減します。これにより、ファイルの検索や共有がスムーズになり、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで日々多くの添付ファイルを扱っているビジネスパーソン
・ファイル名に統一感を持たせたいと考えている企業のIT担当者
・Google ドライブへのファイル保存を自動化し、手動作業を減らしたい方
・添付ファイルの管理に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
・組織全体でファイル管理の標準化を図りたい経営者や管理職の方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！
ここから「Gmailの添付ファイルのファイル名に会社名を付けて、Google Driveで自動整理する」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきます！
ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
また、メールにファイルを添付してください。
※以下のメールを受け取った設定で進めていきます。ここでは、キーワードを「請求書」に設定しましたが、自由に設定してくださいね。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
まずは、「トリガーの起動時間」を設定します！
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。
続いて、「キーワード」を設定します。
先ほどテスト送信したメールの文章に含まれているキーワードを入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
最後に、「完了」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
ステップ4：テキスト抽出の設定
以下の赤枠をクリックしましょう！
ここでは、メール本文からテキストを抽出する設定を行います。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックして、設定を変更することが可能です。
消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
詳細設定の画面に遷移したら、「対象のテキスト」を設定します。
以下の画像のように、Gmailのトリガー設定で取得した値を設定してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
取得した値は入力欄をクリックすると表示されます！
続いて、「抽出したい項目」を設定します。
入力欄下の注釈を参照して、設定しましょう。
「指示内容」を任意で設定してください。今回は以下のように設定してみました。
「テスト」をクリックしてください。テストが成功すると、取得した値が表示されます。
確認ができたら、「完了」をクリックしましょう！
ステップ5：Google Driveのアクション設定
最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう！
ここでは、指定したフォルダにファイルを格納する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
クリックすると、API接続設定画面に移ります。ここでは必須項目を設定していきます！
まずは、「格納先のフォルダID」を設定してください。
以下のように、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
続いて、「ファイル名」を設定します。
テキスト抽出で取得した値を引用して設定してください
任意のワードと組み合わせて設定することも可能です。
最後に「ファイルの添付方法」・「ファイル」を設定しましょう！
Gmailのトリガー設定で取得したファイルをアップロードしたいため、以下のように設定してください。
「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
ここで、Google Driveの画面を開き、先ほど指定したフォルダにファイルが格納されているか確認しましょう！
無事に格納されましたね。
最後に、Yoomの画面に戻り「完了」をクリックしましょう！
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
GmailとGoogle Driveを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、GmailとGoogle Driveに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
GmailとGoogle Driveでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Gmailを使ったその他の自動化例
Gmailでメールを受信したら、電子請求書発行システムで書類を発行したり、添付ファイルをストレージサービスに格納したり、データベースに情報を登録できます。
また、他のアプリに情報が登録されたり、ファイルがアップロードされたり、指定のスケジュールになったりした際にGmailでメールを送信可能です。
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付する
試してみる
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して予定に参加する人に資料を送付するフローです。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、添付ファイルをBoxに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなど、特定のメールに添付されたファイルを都度手作業でBoxに保存する業務に時間を取られていませんか。
こうした定型的な作業は、対応漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailのメールボックスに届いた特定のメールから添付ファイルを自動で抽出し、Boxの指定フォルダへ格納できるため、ファイル管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受け取る請求書などのファイルを、手作業でBoxに整理している方
・定期的にメールボックスをチェックし、添付ファイルを整理する定型業務の効率化を目指すチームの方
・GmailとBox間でのファイル転記作業において、保存漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
試してみる
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
Gmailの特定ラベルのメールをもとに、freee請求書で見積書を作成する
試してみる
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールをもとに、freee請求書で見積書を作成する」ワークフローは、メールから効率的に見積書を生成する業務ワークフローです。
Gmailで指定したラベルのメールを受信した際、必要な情報を抽出してfreee請求書で見積書を自動作成します。
業務の効率化と正確性の向上が期待でき、日常業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多数の見積り情報を受け取っている担当者の方
・freee請求書での見積書作成を効率化したい経理担当者の方
・手動でのメール分類やデータ入力に時間を取られているチームリーダーの方
・業務プロセスの自動化を検討している中小企業の経営者の方
・見積書作成におけるヒューマンエラーを減らしたい方
■注意事項
・Gmail、freee会計、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailで通知する
試してみる
■概要
「OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailで通知する」フローは、OneDriveに新しいファイルが追加された際に自動的に内容をOCRで読み取り、その結果をGmailで通知する業務ワークフローです。
日常業務で多くのファイルがOneDriveにアップロードされる場合、内容を確認する手間がかかります。
このワークフローを利用すれば、アップロードされたファイルの内容を自動で抽出し、関係者に迅速に通知できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveを活用し、ファイル管理を効率化したいビジネスユーザーの方
・アップロードされたファイルの内容を自動で確認・共有したい事務担当者の方
・OCR技術を利用してファイルのテキスト情報を抽出したい方
・Gmailを通じてチームに迅速な情報通知を行いたい管理者の方
・業務プロセスの自動化により、生産性向上を目指す企業のIT担当者の方
■注意事項
・OneDrive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Stripeで支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信する
試してみる
Stripeで支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信するフローです。
指定のスケジュールになったらHubSpotでコンタクトを取得して、Gmailでメールを送信する
試してみる
■概要
定期的なメールマガジンや案内など、メールマーケティングの運用において、都度リストを作成しGmailから手動でメールを送信する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールでHubSpotから対象のコンタクトリストを自動で取得し、Gmailでのメール送信を自動化できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotで管理するリストをもとに、Gmailで定期的なメールマーケティングを実施している方
・手作業による一斉メール配信に時間がかかり、自動化したいと考えているマーケティング担当者の方
・HubSpotとGmailを連携させ、メルマガ配信などの業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
HRMOSから資格情報を取得して、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
定期的にMicrosoft Excelからメールリストを取得し、Gmailで一括送信する
試してみる
■概要
Microsoft Excelで管理しているメールリストをもとに、Gmailで一件ずつメールを送信する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、他の業務を圧迫することはないでしょうか。
このワークフローは、定期的なスケジュールをトリガーにして、Microsoft Excelのメールリストから情報を自動で取得し、Gmailで一括送信する処理を自動化します。
定型的なメール配信業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境作りを支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft ExcelのリストをもとにGmailで定期的なメール配信を手作業で行っている方
・メールマガジンや案内など、特定のリストへの一斉送信業務を効率化したいと考えている方
・手作業による宛先の設定ミスや、送信漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、GmailとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveを使ったその他の自動化例
Google Driveにファイルがアップロードされたら他のアプリで通知したりファイル変換をしたりできます。
また、他のアプリに情報が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成したり、ファイルをアップロードしたりできるようになります。
Apolloでコンタクトが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Apolloでコンタクトが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する」フローは、営業活動に伴うデータ管理をスムーズにする業務ワークフローです。
新しいコンタクトがApolloに追加されるたびに、自動的にGoogle Driveに専用フォルダが作成されます。これにより、各コンタクトに関連する資料や情報を一元管理でき、手動でのフォルダ作成の手間やミスを削減します。営業チームの効率化とデータの整理整頓を実現するための便利なワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Apolloを活用して多数のコンタクトを管理している営業担当者の方
・Google Driveでコンタクトごとの資料を整理し、効率的にアクセスしたい方
・手動でフォルダ作成を行う際に時間や手間を削減したいチームリーダーの方
・営業プロセスの自動化を進め、業務効率を向上させたい経営者の方
■注意事項
・Apollo、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する
試してみる
■概要
Google Driveに新しいファイルが作成されたら、Google Chatで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogle Chatを業務で使用している方
・Google Driveを使用してファイル管理をしている担当者
・手動によるGoogle Chatのメッセージ入力を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveにファイルが追加されたらOCRで読み取り、Difyで要約しSlackで送信する
試してみる
■概要
「Google Driveにファイルが追加されたらOCRで読み取り、Difyで要約しSlackで送信する」フローは、ドキュメント管理から情報共有までを自動化する業務ワークフローです。
日々多くのファイルがGoogle Driveに保存される中、必要な情報を迅速に把握することは重要です。
しかし、手動での確認や要約には時間と労力がかかります。
そこで、このワークフローでは、Google Driveに新しいファイルが追加されると自動でOCR機能を使ってテキストを抽出し、Difyによって要約を生成します。
最後に、その要約をSlackに送信することで、チーム全体で効率的に情報を共有できます。
DifyとOCRを活用したこの自動化により、情報処理のスピードと正確性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに日常的に多くのファイルを保存・管理しているビジネスパーソン
・ドキュメントの内容を迅速に把握し、チームと共有したいと考えている方
・手動でのOCRや要約作業に時間を取られている方
・Slackを日常的に活用して情報共有を行っているチーム
・業務の効率化と自動化を図りたいと考えている経営者やマネージャー
■注意事項
・Google Drive、Dify、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでファイルの権限を付与する
試してみる
■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでファイルの権限を付与する」ワークフローは、細かい事務作業を効率化してくれます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceでユーザー管理を担当している方
・新しいユーザーが登録されるたびに迅速にファイルアクセス権限を設定したい方
・Google Driveを利用してチーム内でファイル共有を行っている方
・ファイルのアクセス制御を効率化したいと考える方
・手動での権限設定に手間を感じている方
・一貫性のある権限管理を求めているシステム管理者やIT担当者
■注意事項
・Google WorkspaceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携してフォルダを作成する
試してみる
HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携して会社名のフォルダを指定の場所に作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、請求書を発行してGoogle Driveに保存する
試してみる
Google DriveにCSVファイルがアップロードされたら、データをもとに複数宛先へメールを送信する
試してみる
Zoomで指定のホストのレコーディングが完了したら、Google Driveに録画をアップロードする
試してみる
■概要
ウェビナー開催後の録画ファイルの管理に、手間や時間を取られていませんか？Zoomから手動でダウンロードし、Google Driveへアップロードする作業は時間がかかるだけでなく、共有の遅れや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、一連の作業が自動化され、ウェビナーの自動化を実現できます。レコーディングが完了したら録画ファイルを自動で保存し、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomでのウェビナー開催が多く、録画ファイルの管理に課題を感じているご担当者様
・ウェビナー業務の自動化によって、迅速な情報共有を実現したい方
・手作業によるファイル管理でのアップロード漏れやミスをなくしたいと考えている方
■注意事項
・Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
kintoneにレコードが登録されたら、Google Driveにフォルダを作成しメールで通知する
試してみる
■概要
kintoneに新しい案件や顧客情報が登録されるたびに、関連書類を保管するGoogle Driveのフォルダを手作業で作成し、関係者へメールで通知する、といった定型業務に時間を要していませんか。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、Google Driveへのフォルダ作成からメール通知までの一連の業務を自動化でき、手作業による手間や対応漏れといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneとGoogle Driveを併用しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
・kintoneへのデータ登録後の、関係者への情報共有漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
・kintoneを中心とした業務フローの自動化を進め、生産性を向上させたいチームリーダーの方
■注意事項
・kintone、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Gmailの添付ファイルをGoogle Driveへ自動で整理することで、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロード、リネーム、フォルダ移動といった一連の定型業務から解放され、ヒューマンエラーを防ぎつつ、重要なファイルを安全かつ効率的に管理できます。
これにより、ファイルを探す手間が削減され、本来集中すべきコア業務に多くの時間を割くことが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定の送信者アドレスでメールを絞れますか？
A：
はい、可能です。
Gmailの演算子を利用することで、特定の送信元からのメールを検索したり、件名に含まれるキーワードのメールを検索することができます。
※演算子についての詳細は以下をご確認ください。
Q：自動化が失敗した場合、どうやって気づけますか？
A：
自動化が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：Google Drive以外のストレージにも保存できますか？
A：
はい、可能です。OneDriveやDropboxなど社内でお使いの他のツールと連携できます。
Yoomでは、様々なアプリと連携可能です。
連携できるアプリについて、詳しくは以下をご覧ください。
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