Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする方法

[Yoomとは]

Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする方法

Gmailでのメール受信時にGmailのAPIを経由してその情報を受け取り、Google DriveのAPIを用いてGoogle Driveにファイルをアップロードすることで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。

• GmailとGoogleドライブのマイアプリ登録
• テンプレートのコピー
• Gmailのトリガー設定
• 分岐の設定
• Google Driveとの連携を設定

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

それではここから、ノーコードツールYoomを使って、Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする方法をご説明します。

ステップ1：GmailとGoogle Driveをマイアプリ連携

GmailとGoogle DriveをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

まず、Gmailのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。

検索窓に「Gmail」と入力し、そのアイコンが出てくるのでクリックします。

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下記の画面が表示されるため、赤枠部分をクリックして、Googleのアカウントにログインします。
ログインすると、マイアプリにGmailが追加されます。これでGmailの登録は完了です。

同様に、Google Driveも登録してみましょう。

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Yoomの画面のマイアプリメニューにアクセスし、「新規接続」ボタンをクリックします。

検索窓に「Google Drive」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記の画面の赤枠をクリックし、Googleアカウントにログインをすれば、Google Driveのアプリ登録も完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。

クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合は、Yoomのログインができていないかもしれません。

Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

次に、Gmailのトリガー設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。

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次に下記の画面が表示されます。
「タイトル」から「アカウント情報」まではあらかじめ初期入力されているため、内容を確認します。

「トリガーアクション」については、「ラベル」か「キーワード」どちらかの条件を選択できます。
任意で選択し、「次へ」をクリックしましょう。

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次の画面では、いくつか入力をしていきます。

「トリガー起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

その後、上記で設定した詳細のトリガー条件を設定します。
上記で「ラベル」を設定した方はラベルの内容を、「キーワード」を設定した方はキーワードの内容を入力してください。

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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ4：分岐の設定

次に、分岐の設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。

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次に、下記のような画面がでてきます。
任意の「分岐対象のアウトプット」と「分岐条件」を選択肢します。

その後、「保存する」をクリックして次に進みましょう。

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・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐については、こちらのページもご確認ください。

ステップ5：Google Driveとの連携を設定

最後に、Google Driveの連携を設定します。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。

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次に表示される画面では、特段操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。

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↓

次に表示される画面ではいくつか入力していきます。

まずは「格納先のフォルダID」を入力しましょう。
欄をクリックすると選択肢のタブがでてくるので該当するものをクリックします。

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次に「ファイル名」を任意で入力します。
下記画面では、Gmailからのアウトプットとして「FROM」を選択しました。

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次に、「ファイルの添付方法」を入力します。
該当するものを選択肢の中からクリックします。

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青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

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最後に、「トリガーをON」をクリックしてすべてのステップが完了します。

GmailやGoogle Driveを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGmailやGoogle DriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

GmailとGoogle Driveのその他の自動化例

Gmailで受信したファイル名をリネームして、Google Driveに格納したり、指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信することができます。
さらに、Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しGmailに通知することも可能です。

Google Driveを活用した自動化例

メールやフォームに添付されたファイルをGoogleDriveに格納する

Yoomのフォーム・メール機能を活用することで自動的にGoogle Driveに請求書ファイルが追加されるので、情報管の抜け漏れを防止します。

情報が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する

情報が登録されたらGoogle Drive内に自動で新しいフォルダを作成するため、Google Driveへアクセスしなくても、整理された状態でフォルダを管理できるはずです。

決まった日時にGoogle Driveでフォルダを作成・更新・削除する

Yoomのスケジュールトリガーを活用することで、毎月手動でフォルダを作成する手間が省けるというメリットがあります。

Gmailを活用した自動化例

Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新して格納する

ファイル内容の確認や移動作業を効率化できるため、手動によるファイル操作が不要となり、業務運営をスムーズにすることが可能です。

Yoomのスケジュールトリガーと連携した自動化例

決まった日時に起動し、特定のアドレスにチーム目標の周知やリマインドに関するメールを自動で送付します。

GmailとGoogle Driveを連携するメリット

メリット1:作業時間の短縮と効率化

手動でメールの添付ファイルを管理していると、仕事の作業効率が落ちてしまうかもしれません。
この課題は、GmailとGoogle Driveを連携させることで対策可能です。
例えば、営業チームがクライアントからメールで日々受け取る見積書や契約書を自動で整理できることで、他の優先度の高い業務に集中できる環境を整えられます。
この自動化により、社員は時間を有効活用し、より重要なタスクへリソースを割り当てることが期待できます。

メリット2:チーム間での迅速な情報共有

プロジェクトチーム間でのデータのやりとりや共有に時間がかかったり漏れがあると、プロジェクトの進行を妨げてしまいます。
こういった課題は、GmailとGoogle Driveを連携させることで解決できるはずです！
例えば、プロジェクトチームが設計図面を頻繁にやり取りしている場合、「ファイルを誰かに転送する」「紛失したファイルを探す」といった時間のロス回避につながります。
これにより、チーム内での情報共有がスムーズになり、プロジェクトの進行を加速させるでしょう。

メリット3:エラーの削減による信頼性の向上

日々送られてくるメールの添付ファイルを手動で管理していると、どうしてもミスが起こってしまいます。
‍GmailとGoogle Driveを連携させることで、このようなミスを削減できます。
例えば、経理部門がメールで送られてくる請求書ファイルの管理を行う際、自動化を導入することで、保存漏れや誤保存を防ぎ、取引先とのトラブルを回避できるはずです。
‍信頼性の高いデータ管理が行え、業務品質の向上が見込めるかもしれません！

まとめ

仕事をする上では、多くのメールのやりとりがあり、さまざまな添付ファイルが送られてきます。
これらのデータ管理を手動で行っていると、ダウンロードやアップロードに時間がかかったり、ファイルの保存漏れといったミスが起きる危険性もあるでしょう。

そこで、GmailとGoogle Driveの連携によって、こういった日々の業務の効率化が見込めます。
添付ファイル保存の自動化により、手間やミスを減らし、チーム全体で迅速な情報共有が期待できますね。
本記事の方法を活用し、ぜひ業務改善にお役立てください。