「メールの添付データを一元管理したい」「Gmailでやりとりする添付ファイルの管理が手間に感じている」このような悩みはないでしょうか？
日々の仕事の中では多くのメールのやりとりがあり、さまざまな添付ファイルが送られてきます。
これらのデータ管理を手動で行っていると、ダウンロードやアップロードに時間がかかったり、ファイルの保存漏れが起こるミスもあるでしょう。
これらの課題は、GmailとGoogle Driveの連携で解決できる可能性があります！
本記事では、Gmailで受信した添付ファイルを自動的にGoogle Driveにアップロードする方法をご紹介します。
ノーコードで簡単に設定できるので、業務効率化に役立てくださいね。
こんな方におすすめ
- GmailとGoogle Driveを日常的に業務で使用している方
- 大量の添付ファイルを効率的に管理したいと考えている方
- チームでのファイル共有に課題を感じているプロジェクトリーダー
- 手動作業によるヒューマンエラーを削減したい業務管理担当者
- リモートワーク環境で情報共有のスピード向上を求めている方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
[Yoomとは]
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする方法
Gmailでのメール受信時にGmailのAPIを経由してその情報を受け取り、Google DriveのAPIを用いてGoogle Driveにファイルをアップロードすることで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
- GmailとGoogleドライブのマイアプリ登録
- テンプレートのコピー
- Gmailのトリガー設定
- 分岐の設定
- Google Driveとの連携を設定
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする方法をご説明します。
ステップ1：GmailとGoogle Driveをマイアプリ連携
GmailとGoogle DriveをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、Gmailのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Gmail」と入力し、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
↓
下記の画面が表示されるため、赤枠部分をクリックして、Googleのアカウントにログインします。
ログインすると、マイアプリにGmailが追加されます。これでGmailの登録は完了です。
同様に、Google Driveも登録してみましょう。
↓
Yoomの画面のマイアプリメニューにアクセスし、「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Google Drive」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記の画面の赤枠をクリックし、Googleアカウントにログインをすれば、Google Driveのアプリ登録も完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合は、Yoomのログインができていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
次に、Gmailのトリガー設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。
↓
次に下記の画面が表示されます。
「タイトル」から「アカウント情報」まではあらかじめ初期入力されているため、内容を確認します。
「トリガーアクション」については、「ラベル」か「キーワード」どちらかの条件を選択できます。
任意で選択し、「次へ」をクリックしましょう。
↓
次の画面では、いくつか入力をしていきます。
「トリガー起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
その後、上記で設定した詳細のトリガー条件を設定します。
上記で「ラベル」を設定した方はラベルの内容を、「キーワード」を設定した方はキーワードの内容を入力してください。
↓
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
ステップ4：分岐の設定
次に、分岐の設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。
↓
次に、下記のような画面がでてきます。
任意の「分岐対象のアウトプット」と「分岐条件」を選択肢します。
その後、「保存する」をクリックして次に進みましょう。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐については、こちらのページもご確認ください。
ステップ5：Google Driveとの連携を設定
最後に、Google Driveの連携を設定します。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
↓
次に表示される画面では、特段操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。
↓
次に表示される画面ではいくつか入力していきます。
まずは「格納先のフォルダID」を入力しましょう。
欄をクリックすると選択肢のタブがでてくるので該当するものをクリックします。
↓
次に「ファイル名」を任意で入力します。
下記画面では、Gmailからのアウトプットとして「FROM」を選択しました。
↓
次に、「ファイルの添付方法」を入力します。
該当するものを選択肢の中からクリックします。
↓
青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
↓
最後に、「トリガーをON」をクリックしてすべてのステップが完了します。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
GmailやGoogle Driveを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもGmailやGoogle DriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
GmailとGoogle Driveのその他の自動化例
Gmailで受信したファイル名をリネームして、Google Driveに格納したり、指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信することができます。
さらに、Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しGmailに通知することも可能です。
Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しGmailで通知する
試してみる
■概要
Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しGmailに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Meetを頻繁に利用している企業やチームの方
- 会議の録画データを効率的に管理したいと考えている方
- 手動でのデータ保存や通知に時間を取られている担当者の方
- 自動化することで業務負担を軽減し、他の重要な作業に集中したいと考える方
- 会議録画の整理整頓や共有をスムーズに行いたい管理者の方
- Google DriveとGmailを連携させることで、録画音声データの送信を行いたい方
- Gmailを主なコミュニケーションツールとして活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Google Meetで作成された録画データを手作業で共有するのは、時間も手間もかかり非効率です。
このテンプレートを活用することで、Google Meetで行われた会議の録音データを自動でメールで送付することができます。
会議終了後スムーズに録画データが自動で通知されるため、手作業の手間が省け、対象者に音声ファイルを迅速に共有することができます。
手作業を省いて、円滑な情報共有を行うことで、業務効率化につながります。
Gmailで受信したファイル名をリネームして、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書などの添付ファイルを、都度手動でリネームしてGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、ファイル名の付け間違いや保存漏れといったミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIがファイル名を自動で変更し、Google Driveの指定フォルダへ格納するまでの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogle Drive間で発生するファイル管理業務を効率化したいと考えている方
- メールで受信する請求書や各種書類のファイル名を統一し、管理を徹底したい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、リネームのミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーにファイルのリネームから保存までが自動処理されるため、手作業の時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手動での作業で起こりがちなファイル名の入力ミスや、Google Driveへの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、管理精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のメールを受信したら」というアクションを設定し、対象としたいメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、メールの件名や本文からファイル名に利用したいテキスト（例：取引先名、日付など）を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、抽出した情報をもとにリネームしたファイルを指定のフォルダに格納するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、特定の送信元アドレスや件名のキーワードなど、自動化の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。
- AI機能の設定では、メールの件名や本文からファイル名を生成するために抽出したい項目（例：会社名、書類の種類、日付など）を自由にカスタマイズできます。
- Google Driveへの格納アクションでは、保存先のフォルダを任意で指定したり、AIが抽出したどの情報をどのような順番でファイル名にするか、といった命名規則を詳細に設定したりすることが可能です。
■注意事項
- GmailとGoogle DriveをそれぞれYoomと連携させてください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する
試してみる
■概要
定期的なレポート業務などで、Google Driveから特定のCSVデータをダウンロードし、関係者にメールで共有する作業を手動で行っていませんか？
この繰り返し発生する作業は手間がかかるだけでなく、送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle Driveからファイルを自動でダウンロードしGmailで送信する一連のプロセスを自動化でき、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Drive上のCSVデータを定期的にダウンロードし、Gmailで共有している方
- 手作業でのファイルダウンロードやメール送信に手間を感じ、効率化したいと考えている方
- レポートの送信漏れや誤送信といったヒューマンエラーを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にCSVのダウンロードとGmailでの送信が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での作業で起こりがちなファイルのダウンロード忘れや、メールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルをダウンロードします
- 次に、データを操作・変換機能の「ファイル名の変換」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの名前を任意のものに変更します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ファイル名を変更したデータを添付して指定の宛先にメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、ワークフローを起動させたい日時（毎時、毎日、毎週、毎月など）を任意で設定してください。
- Google Driveからダウンロードするアクションでは、対象となるGoogle スプレッドシートのファイルIDや、ダウンロードするファイルタイプ（CSVなど）を任意で設定します。
- ファイル名の変換アクションでは、ファイル名変換対象の値や変更後のファイル名、ファイル名変換後の取得した値の項目名を任意で設定できます。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレス（To, CC, BCC）、件名、本文の内容などを任意で設定してください。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Google Driveを活用した自動化例
メールやフォームに添付されたファイルをGoogleDriveに格納する
Yoomのフォーム・メール機能を活用することで自動的にGoogle Driveに請求書ファイルが追加されるので、情報管の抜け漏れを防止します。
クラウドサービスの請求書を取得しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
毎月発生する複数のクラウドサービスの請求書取得や、所定のフォルダへの保存作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、ダウンロード漏れや保存ミスなどの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームに必要な情報を入力するだけで、RPAが各サービスにログインして請求書を取得し、自動でGoogle Driveに保存するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 複数のクラウドサービスを利用しており、毎月の請求書管理に手間を感じている経理や総務担当者の方
- 請求書の取得漏れや保存ミスを防ぎ、管理業務を効率化したいと考えているバックオフィス責任者の方
- RPAを活用し、Webサイトからの情報取得やファイル保存を自動化したいと考えているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- RPAが請求書取得から保存までを代行するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるダウンロード忘れや保存先の間違いといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- トリガーとしてフォームトリガーを設定し、請求書を取得したいサービス名や対象月などを入力する項目を作成します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、各クラウドサービスにログイン後、請求書をダウンロードするまでの一連の操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、RPAが取得した請求書ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、請求書取得に必要なサービス名、ID、パスワード、対象年月など、管理しやすいように入力項目を任意で設定してください。
- RPA機能では、請求書を取得したい各クラウドサービスのログインページのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを操作内容に合わせて設定してください。
■注意事項
- Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- なお、このフローはご利用されているクラウドサービスによっては実現できない可能性もあるため、ご了承ください。
入力フォームにアップした領収書をGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
入力フォームに領収書をアップロードすると、Google Driveの指定のフォルダに領収書ファイルを自動的に格納するフローボットです。
スマホなどからもファイルをアップロードすることが可能ですので、スマホで領収書画像を撮影し、そのままファイルを格納することも可能です。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・格納先のフォルダやフォームの設定内容を自由に変更してご活用ください。
請求書ファイルをGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
請求書情報の登録フォームに回答した請求書ファイルをGoogle Driveに格納するフローです。
フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogle Driveに請求書ファイルが追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Yoomでは承認フローを間に挟むこともできるので、人的な確認を行いたい場合も対応することが可能です。
フォームに登録する内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
情報が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する
情報が登録されたらGoogle Drive内に自動で新しいフォルダを作成するため、Google Driveへアクセスしなくても、整理された状態でフォルダを管理できるはずです。
Sansanで名刺画像が登録されたらGoogle Driveにアップする
試してみる
■概要
Sansanで名刺画像が登録されたらGoogle Driveにアップするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.名刺データの管理でSansanを利用している方
・名刺交換をする機会が多い方
・名刺情報をSansanでデジタル化して管理している方
2.Google Driveでファイル管理を行う方
・部門間のファイル共有でGoogle Driveを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Sansanは名刺情報をデジタル化することができ、営業活動や顧客管理を効率化することができます。
しかし、名刺情報をGoogle Driveに手動でアップロードして他部門のメンバーと共有している場合、対応漏れが発生する恐れがあります。
このテンプレートは、Sansanで名刺画像が登録されると自動でGoogle Driveにアップロードすることができます。
手動によるアップロード作業を効率化できるため、Google Drive上から常に最新の情報を確認することが可能です。
このフローの後にチャットツールと連携することで、名刺画像のアップロードを任意のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・Sansan、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
BubbleでThingが作成されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
BubbleでThingが作成されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Bubbleで情報管理を行っている企業
・Bubbleを使ってデータベース管理をしており、データの保存や共有を簡単にしたいと考えている方
2. Google Driveを活用してドキュメントやファイルを管理している方
・Google Driveを日常的に使っていて、プロジェクトごとに整理されたフォルダを自動的に作成したい方
・手動でのフォルダ作成が手間になっており、作業効率を上げたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
「BubbleでThingが作成されたらGoogle Driveにフォルダを作成する」フローを導入することで、データ管理の効率が向上します。
この自動化プロセスにより、Bubbleで新しいデータが作成された際に対応するフォルダが自動的にGoogle Drive上に作成されます。
これにより、手動でのフォルダ作成やリンク付けの手間が省けます。
その結果、迅速にフォルダを整理し、データを一元管理することが可能になります。
また、このフローにより、チーム間の共有やアクセスがスムーズになり、情報の受け渡しにかかる時間が短縮されます。
これにより、メンバー間の連携も強化されるでしょう。
■注意事項
・BubbleとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成
試してみる
◼️概要
kintoneにレコードが登録されたら、Google Drive内に自動で新しいフォルダを作成します。
このとき、フォルダ名をkintone内に登録されている情報を元に作成しています。
Google Driveへアクセスしなくても、自動的にプロジェクトや顧客ごとに整理されたフォルダ管理ができます。
◼️設定方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、kintoneからレコードが登録されたら(Webhook起動)を選択して、以下の設定と保存を行います。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・デモのレコードを登録し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはレコード登録や更新後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。
②トリガー下の＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定
を行いテスト・保存します。
・検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択して、フォルダを作成するアクションを押したあと以下の設定を行いテスト・保存します。
・フォルダ名：②で取得したkintoneのレコード情報を用いて、フォルダ名を動的に設定します。例えば{{レコード番号}}_{{会社名}}
・作成先のフォルダID：Google Drive側で親フォルダとして使用するフォルダのIDを候補から選択します。
◼️注意事項
・kintoneのアプリにフォルダ作成に必要な情報（プロジェクト名や顧客名など）が登録されている必要があります。
・フォルダ名や親フォルダの設定を任意の値に置き換えてご利用ください。
・kintoneとGoogle DriveアカウントそれぞれでYoomとの連携※が必要です。
※連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。
決まった日時にGoogle Driveでフォルダを作成・更新・削除する
Yoomのスケジュールトリガーを活用することで、毎月手動でフォルダを作成する手間が省けるというメリットがあります。
毎月月初にGoogle Driveで特定のフォルダのファイルを全て削除する
試してみる
■概要
毎月月初にGoogle Driveで特定のフォルダのファイルを全て削除するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Google Driveに業務用ファイルを保存しているチームメンバー
・月次レポートの作成過程で生まれる中間ファイルの効率的に削除したい方
・定期的なファイル削除作業を忘れるリスクを防ぎたい方
2. ファイル管理に課題を抱えているチームの責任者や管理者の方
・大量の一時ファイルが蓄積されるプロジェクトを管理しているプロジェクトマネージャー
・不要なデータを残さず情報管理を徹底したい方
・ストレージ容量を効率的に管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、定期的なファイル削除作業に費やす労力を削減でき、担当者はより価値の高い業務に時間を割くことが可能になります。
また、自動化により、誤って重要なファイルを削除したり、削除し忘れたりするリスクを最小限に抑えられます。
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
毎月月初にGoogle Driveでフォルダを作成する
試してみる
■概要
毎月決まった日にフォルダを作成する作業は、単純ですが忘れがちで、後々の業務に影響を及ぼすこともあります。この手作業による手間や作成漏れは業務の非効率化につながります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogle Driveに自動でフォルダを作成し、こうした定型業務にまつわる課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで月次レポートなどを管理し、毎月フォルダを作成している方
- チームのファイル管理を担当しており、フォルダ構成の標準化を図りたい方
- 定期的な管理業務を自動化して、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月手動で行っていたフォルダ作成が自動化されるため、その作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- スケジュール通りに自動実行されるため、フォルダの作成忘れや命名規則の間違いといった人為的ミスの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎月1日の午前9時」のように定期実行したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「月毎のフォルダを作成する」アクションを設定し、実行月に応じたフォルダが作成されるようにします。
- 最後に、オペレーションで再度Google Driveを選択し、「用途別のフォルダを作成する」アクションで、月毎フォルダの中に「請求書」や「議事録」といった業務で必要なフォルダを自動作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「月毎のフォルダを作成する」アクションでは、作成する親フォルダやフォルダ名を任意に設定できます。フォルダ名に固定のテキストを入力したり、フローの実行日時など動的な情報を組み合わせたりすることが可能です。
- Google Driveの「用途別のフォルダを作成する」アクションでは、月毎フォルダ内に作成するサブフォルダ名を業務に合わせて自由に設定できます。複数のフォルダを一度に作成することも可能です。
■注意事項
- Google DriveをYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
毎月月初にGoogle Driveでファイルを複製してファイル名を更新する
試してみる
■概要
毎月、月初に行う報告書や管理シートのファイル複製と、当月用のファイル名への更新作業は、単純ですが手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle Drive上のファイルを自動で複製できます。手作業によるファイル名の変更ミスや更新忘れを防ぎ、月初の定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで月次レポートなどのファイルを管理しているチームリーダーの方
- 毎月のファイル複製やファイル名の更新といった定型業務に手間を感じている方
- 手作業による更新忘れや、ファイル名の命名規則のばらつきを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月決まった日時にファイルが自動で複製されるため、これまで手作業で行っていた複製やリネームの時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの複製漏れや、ファイル名の更新間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」で毎月実行したい日時を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルを複製する」アクションを設定し、複製したいファイルや複製後のファイル名を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、フローボットを起動する日時を自由にカスタマイズできます。「毎月1日の午前9時」や「毎月最初の月曜日の午前10時」など、業務のサイクルに合わせて柔軟に設定してください。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
Gmailを活用した自動化例
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新して格納する
ファイル内容の確認や移動作業を効率化できるため、手動によるファイル操作が不要となり、業務運営をスムーズにすることが可能です。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や契約書などの書類、手作業で内容を確認してファイル名を変更し、Google Driveに保存する作業は手間がかかる上に、見落としや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付された書類の情報をOCR機能で自動で読み取り、その内容に基づいたファイル名でGoogle Driveに格納するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などの書類管理に手間を感じている経理や総務担当の方
- 書類の情報を手入力で転記し、ファイル名を変更する作業でのミスをなくしたい方
- 書類の受付から保管までの一連の業務フローを自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 書類のOCR処理からファイル名の変更、Google Driveへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報転記のミスや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー機能」を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションで「OCR機能」を設定し、メールに添付されたPDFファイルなどから必要な情報を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、読み取った情報をもとにファイル名を変更して指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、特定の送信元アドレスや件名、本文に含まれるキーワードなどを指定し、自動化の対象となるメールを絞り込むことが可能です。
- 分岐機能では、OCRで読み取った情報（例：取引先名）など、前段のオペレーションで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
- OCR機能では、請求書番号や日付、金額など、読み取りたい項目を書類のレイアウトに合わせて任意で指定することが可能です。
- Google Driveへのアップロード設定では、格納先のフォルダIDを任意に指定できるだけでなく、OCRで取得した情報を組み合わせてファイル名を自動で生成できます。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や契約書といった書類の管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更してBoxに格納する一連の作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローは、メールで受け取った書類をOCRが自動で読み取り、その内容に基づいたファイル名でBoxに格納するため、こうした手作業による定型業務を効率化し、本来の業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る請求書や申込書などの管理に手間を感じている経理や営業事務の方
- 書類のファイル名を手作業で変更し、一つひとつBoxに格納している方
- 定期的に発生する書類管理業務の抜け漏れや、命名ミスを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailに書類が添付されたメールが届くと、内容の読み取りからBoxへの格納までが自動で実行されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の変更やフォルダへの移動がなくなることで、命名規則の間違いや保存場所のミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールを送る」アクションで生成されたアドレスにメールが送信されるとフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合にのみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 続けて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで添付されたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、OCRで取得した情報をもとにファイル名を生成して指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、後続の処理で利用するために、メールの件名や本文に特定のキーワードを含めるなど自由に設定が可能です。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式など、取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルや、請求書番号や会社名といった抽出したい項目、使用するAIモデルなどを自由に設定できます。
- Boxへのファイルアップロードでは、OCRで取得した情報などを組み合わせてファイル名を自動生成し、格納先のフォルダIDも任意で指定してください。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や見積書などの書類を、一つひとつ確認して手作業でファイル名を変更し、Microsoft SharePointに格納する作業は手間がかかる上に、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメールアドレスに書類を転送するだけで、OCRが内容を自動で読み取り、ファイル名を更新してMicrosoft SharePointの指定フォルダへ格納するまでの一連の流れを自動化し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った書類の管理やファイル名の変更に手間を感じている方
- Microsoft SharePointへのファイル格納ルールが曖昧で、属人化に課題を感じている方
- 手作業による書類の格納ミスやファイル名の付け間違いをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailへのメール投稿からMicrosoft SharePointへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールを送る」アクションでこのフローボットを起動するための専用メールアドレスを生成します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションで特定の条件に応じて後続の処理を分岐させるように設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、メールに添付されたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで、OCRで読み取った情報を基にファイル名を変更し、指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、生成されたメールアドレスに送信するメールの件名や本文に、後続の処理で利用する情報を自由に設定できます。
- 分岐機能では、メールの件名に含まれるキーワード（例：「請求書」「見積書」）など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意に設定可能です。
- OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じてAIモデルを選択したり、抽出したい項目（例：請求日、金額など）を指定したりできます。
- Microsoft SharePointへのアップロード設定では、格納先のサイトやフォルダを任意で指定できるほか、ファイル名にOCRで読み取った「取引先名」や「日付」などを自動で含めるように設定できます。
■注意事項
- Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomのスケジュールトリガーと連携した自動化例
決まった日時に起動し、特定のアドレスにチーム目標の周知やリマインドに関するメールを自動で送付します。
■概要
毎日指定の時間に自動的にGmail経由でメールを送信するフローボットです。
リマインドの自動送信などにご活用ください。
■注意事項
・メールの宛先や内容を自由に変更してご利用ください。
・起動タイミングは自由に設定いただけます。
毎週決まった曜日にフローボットを起動して、Gmailを送信する
試してみる
■概要
毎週決まった曜日にフローボットを起動して、Gmailを送信するフローです。
毎週固定の定期連絡や日々のリマインド業務などに活用できるフローで、複雑な設定も不要です。
日々発生するルーチン業務を自動化することができるので、通知漏れなどのミスも防ぐことができます。
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
GmailとGoogle Driveを連携するメリット
メリット1:作業時間の短縮と効率化
手動でメールの添付ファイルを管理していると、仕事の作業効率が落ちてしまうかもしれません。
この課題は、GmailとGoogle Driveを連携させることで対策可能です。
例えば、営業チームがクライアントからメールで日々受け取る見積書や契約書を自動で整理できることで、他の優先度の高い業務に集中できる環境を整えられます。
この自動化により、社員は時間を有効活用し、より重要なタスクへリソースを割り当てることが期待できます。
メリット2:チーム間での迅速な情報共有
プロジェクトチーム間でのデータのやりとりや共有に時間がかかったり漏れがあると、プロジェクトの進行を妨げてしまいます。
こういった課題は、GmailとGoogle Driveを連携させることで解決できるはずです！
例えば、プロジェクトチームが設計図面を頻繁にやり取りしている場合、「ファイルを誰かに転送する」「紛失したファイルを探す」といった時間のロス回避につながります。
これにより、チーム内での情報共有がスムーズになり、プロジェクトの進行を加速させるでしょう。
メリット3:エラーの削減による信頼性の向上
日々送られてくるメールの添付ファイルを手動で管理していると、どうしてもミスが起こってしまいます。
GmailとGoogle Driveを連携させることで、このようなミスを削減できます。
例えば、経理部門がメールで送られてくる請求書ファイルの管理を行う際、自動化を導入することで、保存漏れや誤保存を防ぎ、取引先とのトラブルを回避できるはずです。
信頼性の高いデータ管理が行え、業務品質の向上が見込めるかもしれません！
まとめ
仕事をする上では、多くのメールのやりとりがあり、さまざまな添付ファイルが送られてきます。
これらのデータ管理を手動で行っていると、ダウンロードやアップロードに時間がかかったり、ファイルの保存漏れといったミスが起きる危険性もあるでしょう。
そこで、GmailとGoogle Driveの連携によって、こういった日々の業務の効率化が見込めます。
添付ファイル保存の自動化により、手間やミスを減らし、チーム全体で迅速な情報共有が期待できますね。
本記事の方法を活用し、ぜひ業務改善にお役立てください。
