GmailとGoogle Driveを連携して、Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする方法

ステップ1：GmailとGoogle Driveをマイアプリ連携

GmailとGoogle DriveをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

まず、Gmailのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。

検索窓に「Gmail」と入力し、そのアイコンが出てくるのでクリックします。

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下記の画面が表示されるため、赤枠部分をクリックして、Googleのアカウントにログインします。
ログインすると、マイアプリにGmailが追加されます。これでGmailの登録は完了です。

同様に、Google Driveも登録してみましょう。

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Yoomの画面のマイアプリメニューにアクセスし、「新規接続」ボタンをクリックします。

検索窓に「Google Drive」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記の画面の赤枠をクリックし、Googleアカウントにログインをすれば、Google Driveのアプリ登録も完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。

クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合は、Yoomのログインができていないかもしれません。

Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

次に、Gmailのトリガー設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。

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次に下記の画面が表示されます。
「タイトル」から「アカウント情報」まではあらかじめ初期入力されているため、内容を確認します。

「トリガーアクション」については、「ラベル」か「キーワード」どちらかの条件を選択できます。
任意で選択し、「次へ」をクリックしましょう。

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次の画面では、いくつか入力をしていきます。

「トリガー起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

その後、上記で設定した詳細のトリガー条件を設定します。
上記で「ラベル」を設定した方はラベルの内容を、「キーワード」を設定した方はキーワードの内容を入力してください。

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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ4：分岐の設定

次に、分岐の設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。

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次に、下記のような画面がでてきます。
任意の「分岐対象のアウトプット」と「分岐条件」を選択肢します。

その後、「保存する」をクリックして次に進みましょう。

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ステップ5：Google Driveとの連携を設定

最後に、Google Driveの連携を設定します。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。

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次に表示される画面では、特段操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。

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次に表示される画面ではいくつか入力していきます。

まずは「格納先のフォルダID」を入力します。
欄をクリックすると選択肢のタブがでてくるので該当するものをクリックします。

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次に「ファイル名」を任意で入力します。
下記画面では、Gmailからのアウトプットとして「FROM」を選択しました。

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次に、「ファイルの添付方法」を入力します。
該当するものを選択肢の中からクリックします。

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青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

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最後に、「トリガーをON」をクリックしてすべてのステップが完了します。

その他Google Driveを使った自動化の例

他にもGoogle Driveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードするテンプレート

このフローにより、Outlookで受信した特定の件名のメールに添付されたファイルが、Google Driveの指定したフォルダに自動アップロードされます。メール受信後の漏れのない情報共有が可能になるほか、ファイルの保存漏れや保存先誤りなどの人的ミスの減少、紛失リスクの防止が期待できます。

２.Google DriveでファイルがアップロードされたらDiscordに通知するテンプレート

このフローを活用することにより、メッセージの誤りといったヒューマンエラーの防止に効果があり業務効率の向上を図ることができます。また、手動で通知を出す必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることも期待できます。

3.Google DriveでファイルがアップロードされたらLINE WORKSに通知するテンプレート‍

このフローを活用することにより、メッセージ誤りといった人的なミスの防止に繋がります。また、業務効率の向上を図ることで、他の重要な作業に時間を充てられるメリットも考えられます。

まとめ

以上、Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする方法をご紹介しました。

仕事をする上では、多くのメールのやりとりがあり、さまざまな添付ファイルが送られてきます。これらのデータ管理を手動で行っていると、ダウンロードやアップロードに時間がかかったり、ファイルの保存漏れといったミスが起きる危険性もあるでしょう。

そこで、GmailとGoogle Driveの連携によって、こういった日々の業務が効率化されます。添付ファイル保存の自動化により、手間やミスを減らし、チーム全体で迅速な情報共有が期待できます。本記事の方法を活用し、ぜひ業務改善にお役立てください。