「メールの添付データを一元管理したい」「Gmailでやりとりする添付ファイルの管理が手間に感じている」このような悩みはないでしょうか？
日々の仕事の中では多くのメールのやりとりがあり、さまざまな添付ファイルが送られてきます。
これらのデータ管理を手動で行っていると、ダウンロードやアップロードに時間がかかったり、ファイルの保存漏れが起こるミスもあるでしょう。
これらの課題は、GmailとGoogle Driveの連携で解決できる可能性があります！
本記事では、Gmailで受信した添付ファイルを自動的にGoogle Driveにアップロードする方法をご紹介します。
ノーコードで簡単に設定できるので、業務効率化に役立てくださいね。
こんな方におすすめ
- GmailとGoogle Driveを日常的に業務で使用している方
- 大量の添付ファイルを効率的に管理したいと考えている方
- チームでのファイル共有に課題を感じているプロジェクトリーダー
- 手動作業によるヒューマンエラーを削減したい業務管理担当者
- リモートワーク環境で情報共有のスピード向上を求めている方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
[Yoomとは]
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする方法
Gmailでのメール受信時にGmailのAPIを経由してその情報を受け取り、Google DriveのAPIを用いてGoogle Driveにファイルをアップロードすることで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
- GmailとGoogleドライブのマイアプリ登録
- テンプレートのコピー
- Gmailのトリガー設定
- 分岐の設定
- Google Driveとの連携を設定
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする方法をご説明します。
ステップ1：GmailとGoogle Driveをマイアプリ連携
GmailとGoogle DriveをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、Gmailのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Gmail」と入力し、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
↓
下記の画面が表示されるため、赤枠部分をクリックして、Googleのアカウントにログインします。
ログインすると、マイアプリにGmailが追加されます。これでGmailの登録は完了です。
同様に、Google Driveも登録してみましょう。
↓
Yoomの画面のマイアプリメニューにアクセスし、「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Google Drive」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記の画面の赤枠をクリックし、Googleアカウントにログインをすれば、Google Driveのアプリ登録も完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合は、Yoomのログインができていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
次に、Gmailのトリガー設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。
↓
次に下記の画面が表示されます。
「タイトル」から「アカウント情報」まではあらかじめ初期入力されているため、内容を確認します。
「トリガーアクション」については、「ラベル」か「キーワード」どちらかの条件を選択できます。
任意で選択し、「次へ」をクリックしましょう。
↓
次の画面では、いくつか入力をしていきます。
「トリガー起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
その後、上記で設定した詳細のトリガー条件を設定します。
上記で「ラベル」を設定した方はラベルの内容を、「キーワード」を設定した方はキーワードの内容を入力してください。
↓
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
ステップ4：分岐の設定
次に、分岐の設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。
↓
次に、下記のような画面がでてきます。
任意の「分岐対象のアウトプット」と「分岐条件」を選択肢します。
その後、「保存する」をクリックして次に進みましょう。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐については、こちらのページもご確認ください。
ステップ5：Google Driveとの連携を設定
最後に、Google Driveの連携を設定します。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
↓
次に表示される画面では、特段操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。
↓
次に表示される画面ではいくつか入力していきます。
まずは「格納先のフォルダID」を入力しましょう。
欄をクリックすると選択肢のタブがでてくるので該当するものをクリックします。
↓
次に「ファイル名」を任意で入力します。
下記画面では、Gmailからのアウトプットとして「FROM」を選択しました。
↓
次に、「ファイルの添付方法」を入力します。
該当するものを選択肢の中からクリックします。
↓
青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
↓
最後に、「トリガーをON」をクリックしてすべてのステップが完了します。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GmailやGoogle Driveを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもGmailやGoogle DriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
GmailとGoogle Driveのその他の自動化例
Gmailで受信したファイル名をリネームして、Google Driveに格納したり、指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信することができます。
さらに、Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しGmailに通知することも可能です。
Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しGmailで通知する
試してみる
■概要
Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しGmailに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetを頻繁に利用している企業やチームの方
会議の録画データを効率的に管理したいと考えている方
・手動でのデータ保存や通知に時間を取られている担当者の方
自動化することで業務負担を軽減し、他の重要な作業に集中したいと考える方
・会議録画の整理整頓や共有をスムーズに行いたい管理者の方
Google DriveとGmailを連携させることで、録画音声データの送信を行いたい方
・Gmailを主なコミュニケーションツールとして活用している方
ファイルの共有をメールで行っている方
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailで受信したファイル名をリネームして、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
このフローでは、Gmailで受信したファイル名を自動でリネームし、指定のGoogle Driveフォルダに自動保存することが可能です。毎日大量のメールを受け取るビジネスシーンにおいて、ファイル管理の効率化と整理整頓が簡単に実現できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・普段からGoogle DriveやGmailを仕事で活用している方
・毎日大量のメールを受信しているビジネスパーソン
・Google Driveでのファイル管理を効率化したい方
・業務の自動化を推進したい企業のIT担当者
・ミスなくファイルを整理したい方
■注意事項
・GmailとGoogle DriveをそれぞれYoomと連携させてください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する
試してみる
■概要
「指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する」ワークフローは、定期的なデータ共有をスムーズに自動化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にGoogle DriveからCSVデータを取得し、関係者へメールで送信する必要がある方
・週次や月次でレポートを共有する営業やマーケティングチームの方
・手動でのCSVダウンロードやGmail送信に多くの時間を費やしているビジネスパーソン
・データの変換やダウンロード、送信作業を自動化し、より戦略的な業務に集中したい方
・業務ワークフローの自動化を検討しているIT担当者やシステム管理者の方
・繰り返しの作業を自動化することで、チーム全体の生産性向上を目指す方
■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google Driveを活用した自動化例
メールやフォームに添付されたファイルをGoogleDriveに格納する
Yoomのフォーム・メール機能を活用することで自動的にGoogle Driveに請求書ファイルが追加されるので、情報管の抜け漏れを防止します。
クラウドサービスの請求書を取得しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
クラウドサービスの請求書を取得しGoogle Driveにアップロードするフローです。
入力フォームにアップした領収書をGoogle Driveに格納する
試してみる
入力フォームに領収書をアップロードすると、Google Driveの指定のフォルダに領収書ファイルを自動的に格納するフローボットです。
請求書ファイルをGoogle Driveに格納する
試してみる
請求書情報の登録フォームに回答した請求書ファイルをGoogle Driveに格納するフローです。
情報が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する
情報が登録されたらGoogle Drive内に自動で新しいフォルダを作成するため、Google Driveへアクセスしなくても、整理された状態でフォルダを管理できるはずです。
Sansanで名刺画像が登録されたらGoogle Driveにアップする
試してみる
Sansanで名刺画像が登録されたらGoogle Driveにアップするフローです。
BubbleでThingが作成されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
BubbleでThingが作成されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成
試してみる
kintoneにレコードが登録されたら、そのレコード情報でGoogle Driveにフォルダを自動的に作成します。
決まった日時にGoogle Driveでフォルダを作成・更新・削除する
Yoomのスケジュールトリガーを活用することで、毎月手動でフォルダを作成する手間が省けるというメリットがあります。
毎月月初にGoogle Driveで特定のフォルダのファイルを全て削除する
試してみる
毎月月初にGoogle Driveで特定のフォルダのファイルを全て削除するフローです。
毎月月初にGoogle Driveでフォルダを作成する
試してみる
毎月月初にGoogle Driveでフォルダを作成するフローです。
毎月月初にGoogle Driveでファイルを複製してファイル名を更新する
試してみる
■概要
毎月月初にGoogle Driveでファイルを複製してファイル名を更新するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveを業務で利用している方
・Google Driveで業務ファイルを管理している方
・毎月の月初に特定のファイルを複製して業務を進めている方
・ファイル複製の作業を効率化し業務運営をスムーズにしたい方
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
Gmailを活用した自動化例
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新して格納する
ファイル内容の確認や移動作業を効率化できるため、手動によるファイル操作が不要となり、業務運営をスムーズにすることが可能です。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しGoogle Driveに格納する
試してみる
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しGoogle Driveに格納するフローです。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納するフローです。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納するフローです。
Yoomのスケジュールトリガーと連携した自動化例
決まった日時に起動し、特定のアドレスにチーム目標の周知やリマインドに関するメールを自動で送付します。
毎日指定の時間に自動的にGmail経由でメールを送信するフローボットです。メールの宛先や内容を自由に変更してご利用ください。
毎週決まった曜日にフローボットを起動して、Gmailを送信する
試してみる
毎週決まった曜日にフローボットを起動して、Gmailを送信するフローです。
GmailとGoogle Driveを連携するメリット
メリット1:作業時間の短縮と効率化
手動でメールの添付ファイルを管理していると、仕事の作業効率が落ちてしまうかもしれません。
この課題は、GmailとGoogle Driveを連携させることで対策可能です。
例えば、営業チームがクライアントからメールで日々受け取る見積書や契約書を自動で整理できることで、他の優先度の高い業務に集中できる環境を整えられます。
この自動化により、社員は時間を有効活用し、より重要なタスクへリソースを割り当てることが期待できます。
メリット2:チーム間での迅速な情報共有
プロジェクトチーム間でのデータのやりとりや共有に時間がかかったり漏れがあると、プロジェクトの進行を妨げてしまいます。
こういった課題は、GmailとGoogle Driveを連携させることで解決できるはずです！
例えば、プロジェクトチームが設計図面を頻繁にやり取りしている場合、「ファイルを誰かに転送する」「紛失したファイルを探す」といった時間のロス回避につながります。
これにより、チーム内での情報共有がスムーズになり、プロジェクトの進行を加速させるでしょう。
メリット3:エラーの削減による信頼性の向上
日々送られてくるメールの添付ファイルを手動で管理していると、どうしてもミスが起こってしまいます。
GmailとGoogle Driveを連携させることで、このようなミスを削減できます。
例えば、経理部門がメールで送られてくる請求書ファイルの管理を行う際、自動化を導入することで、保存漏れや誤保存を防ぎ、取引先とのトラブルを回避できるはずです。
信頼性の高いデータ管理が行え、業務品質の向上が見込めるかもしれません！
まとめ
仕事をする上では、多くのメールのやりとりがあり、さまざまな添付ファイルが送られてきます。
これらのデータ管理を手動で行っていると、ダウンロードやアップロードに時間がかかったり、ファイルの保存漏れといったミスが起きる危険性もあるでしょう。
そこで、GmailとGoogle Driveの連携によって、こういった日々の業務の効率化が見込めます。
添付ファイル保存の自動化により、手間やミスを減らし、チーム全体で迅速な情報共有が期待できますね。
本記事の方法を活用し、ぜひ業務改善にお役立てください。
.avif)
.png)
.avif)
