■概要
Gmailで受信した請求書や契約書などの書類、手作業で内容を確認してファイル名を変更し、Google Driveに保存する作業は手間がかかる上に、見落としや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付された書類の情報をOCR機能で自動で読み取り、その内容に基づいたファイル名でGoogle Driveに格納するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などの書類管理に手間を感じている経理や総務担当の方
- 書類の情報を手入力で転記し、ファイル名を変更する作業でのミスをなくしたい方
- 書類の受付から保管までの一連の業務フローを自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 書類のOCR処理からファイル名の変更、Google Driveへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報転記のミスや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー機能」を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションで「OCR機能」を設定し、メールに添付されたPDFファイルなどから必要な情報を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、読み取った情報をもとにファイル名を変更して指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、特定の送信元アドレスや件名、本文に含まれるキーワードなどを指定し、自動化の対象となるメールを絞り込むことが可能です。
- 分岐機能では、OCRで読み取った情報（例：取引先名）など、前段のオペレーションで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
- OCR機能では、請求書番号や日付、金額など、読み取りたい項目を書類のレイアウトに合わせて任意で指定することが可能です。
- Google Driveへのアップロード設定では、格納先のフォルダIDを任意に指定できるだけでなく、OCRで取得した情報を組み合わせてファイル名を自動で生成できます。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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