Google スプレッドシートとDeelを連携して、Google スプレッドシートで行が追加されたらDeelに従業員を登録する方法

Google スプレッドシートは、複数人で同時に編集できるため、チームでの作業効率を高める便利なツールです。オンラインでどこからでもアクセスできるので、忙しいビジネスパーソンにとって便利なツールです。
しかし、Google スプレッドシートで従業員情報を管理している場合、追加のたびにDeelに手動で登録する作業は、効率を妨げる要因となる可能性があります。
本記事では、Google スプレッドシートとDeelを連携する際のメリットや、設定方法について解説します。

本記事はこんな方におすすめ

今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！

Google スプレッドシートとDeelをそれぞれ業務で活用している方
手作業によるデータ転記に時間を取られ、本来の業務に集中できない方
ITツールを活用して、複数部門間での情報連携を効率化したいと考えている方

Google スプレッドシートとDeelの連携のメリットと具体例

メリット1:人為的ミスの削減

手作業でのデータ転記は、ミスが発生しやすいものです。特に、複数のシステムに同じ情報を入力する場合、入力ミスや入力漏れが起こりがちです。
例えば、グローバル展開を進める企業の人事部では、海外在住の従業員情報を含む全従業員情報をGoogle スプレッドシートで管理している場合、繁忙期や複数名の新入社員を受け入れる際には、情報量も多くなり、ミスが起こりやすくなります。
また、海外在住の従業員情報を扱う場合、氏名の表記や住所の形式などが異なるため、手作業での登録作業が複雑化し、ヒューマンエラーを招く可能性が高まります。
自動化を導入することで、手作業で行われるデータ入力や転記作業中に発生しやすいヒューマンエラーの減少が期待できます。
結果として、従業員情報の一貫性が保たれ、データ管理がよりスムーズに行えるようになるでしょう。

メリット2:担当者の業務負担を軽減

定型的なデータ入力作業は、担当者にとって大きな負担となります。
例えば、新入社員の情報をGoogle スプレッドシートで管理している場合、組織拡大期や新卒入社シーズンなど、短期間に多数の従業員情報を登録する必要がある時期には、データ入力作業に多くの時間が費やされ、他の重要な業務が後回しになる状況が発生する恐れがあります。
自動化により、Deelへ従業員が自動で登録されるようになるため、担当者はデータ連携にかかっていた時間を他の業務に活用できます。
また、データ転記に費やしていた時間を、従業員エンゲージメント向上の施策検討など、より戦略的かつ創造的な業務に活用できるようになるでしょう。
結果として、担当者の負担を軽減すると同時に、組織全体のパフォーマンス向上も期待できます。

メリット3:情報共有の迅速化

手作業での情報共有は、どうしてもタイムラグが発生します。
例えば、人事部がGoogle スプレッドシートに新しい従業員情報を入力したとしても、その情報が経理部やその他の関連部門に伝わり、Deelに登録されるまでには時間がかかることがあります。
情報共有の遅延は、特に給与支払いの締め切りが迫っている場合や、従業員の採用が集中する繁忙期において、業務の進行に深刻な影響を及ぼす可能性があります。
アプリ連携を活用することで、情報は迅速に共有されるようになります。
これにより、部門間の連携がスムーズになり、結果として人事部や関連部門がそれぞれの役割を果たせるようになるでしょう。

本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

それではここからノーコードツールYoomを使って、【Google スプレッドシートで行が追加されたら、Deelに従業員を登録する】方法を説明します。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとDeelの連携フローの作り方

Google スプレッドシートで行が追加されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、Deelの提供するAPIを用いてDeelに従業員を登録することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

Google スプレッドシートとDeelをマイアプリ登録
Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーの設定
Deelで従業員を登録する設定
テストと確認

ステップ1:Google スプレッドシートとDeelとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はGoogle スプレッドシートとDeelをそれぞれ検索して、登録していきます。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録

まず、Google スプレッドシートから登録していきましょう。入力欄にGoogle スプレッドシートと入力するとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.連携するアカウントを選択してください。

3.内容を確認し、「次へ」をクリックします。

4.内容を確認し、「続行」をクリックしてください。
これで、Google スプレッドシートのマイアプリ登録は完了です。

Deelのマイアプリ登録

Deelも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.Deelのログイン画面が表示されます。連携したいアカウントでログインしてください。

以上で、Google スプレッドシートとDeelのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogle スプレッドシートとDeelのアイコンが表示されているか確認してください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2:Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーの設定

今回は、Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用するので、以下のリンク先を参照してください。

Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項

1.まず、一番上の「行が追加されたら」をクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「行が追加されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.各項目を設定していきます。
トリガーの起動時間は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご確認ください。
スプレッドシートID、シートIDは入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Deelで請求書を作成する設定

1.フローに戻ります。次に、「Create Direct Employee」のアイコンをクリックしてください。

2.Deelと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「Create Direct Employee」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.各項目を設定していきます。必須項目は必ず入力してください。
入力欄をクリックすると先ほど取得したアウトプットや候補が表示されるので、適宜活用してください。
例えば、以下の画面だとGoogle スプレッドシートの情報を引用してEmailを追加できます。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

4.最後に、「レコードを更新する」のアイコンをクリックしてください。

5.Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「レコードを更新する」を選択します。

6.データベースの連携を設定してください。
スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名の入力欄をクリックすると、候補が表示されるので、その中から選択してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

7.更新したいレコードの値を設定してください。
入力欄をクリックすると、アウトプットが表示されるので、適宜活用してください。
以下の場合だと、Google スプレッドシートから取得しているNo.を挿入しています。

8.更新後のレコードの値を設定してください。
Deelから取得したEmployee IDをGoogle スプレッドシートに挿入する形となります。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

9.これで、【Google スプレッドシートで行が追加されたら、Deelに従業員を登録する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomならノーコードで設定が完了するので、IT初心者の方でもスムーズに使い始められます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

Google スプレッドシート・Deelを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートとDeelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、DeelでEOR契約を作成するフローです。
このテンプレートを活用することで、Google スプレッドシートに新たな人材の情報が登録された際、Deelに自動で反映されます。
EOR契約に関する情報を再入力する必要がなくなることで、作業時間が短縮され、採用や契約に関する作業がよりスムーズに進行できるようになるでしょう。

2.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Deelで契約書を作成するフローです。
‍このテンプレートを活用することで、Google スプレッドシートに新たな従業員の情報が登録された際、Deelで契約書が自動作成されます。
これにより、同じ情報を複数回入力する手間がなくなり、契約書作成に要する時間を削減できます。

3.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Deelの従業員の個人情報を更新するフローです。
今回紹介したフローでは、新しく従業員を登録していましたが、このテンプレートを活用することで従業員情報を更新できます。
これにより、最新情報が自動的に反映されるため、データの正確性が保たれ、従業員情報の管理がスムーズに行えるようになるでしょう。

まとめ

Google スプレッドシートとDeelを連携することで、Google スプレッドシートに新しい行を追加すると、Deel上に自動で従業員を登録できるようになりました。
これにより、登録作業の手間が軽減されるだけでなく、業務プロセス全体のスピードアップが期待できます。
Yoomは、難しい操作や専門知識を必要とせず、初心者でも気軽に自動化を始められるツールです。
テンプレートを活用すれば複雑な設定をせずにすぐ使い始められるため、初めての方でも安心です。
Yoomを活用して、より重要な業務に集中できる環境を整えることで、ビジネスの成長をさらに加速させるきっかけとなるでしょう。