Google スプレッドシート×DocuSign。レコード更新でエンベロープ依頼・送信を自動化する方法

Google スプレッドシートとDocuSignの連携フローの作り方

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

・Google スプレッドシートとDocuSignをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・Google スプレッドシートのトリガー設定とDocuSignのオペレーション設定
・トリガーをONにし、実際の起動を確認

それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。

・Google スプレッドシートとDocuSignをマイアプリ連携

(1)まずはGoogle スプレッドシートをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してください。

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Google スプレッドシートのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(2)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogle スプレッドシートの接続が完了しました。

(3)次はDocuSignを接続しましょう。
Google スプレッドシートの新規接続と同じようにアプリを検索します。
以下の画面が表示されたら、メールアドレスを入力してログインしてください。

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これで2つのアプリがyoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

(1)Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

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(2)テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは2つです。

・Google スプレッドシートのトリガー設定

(1)まず、Google スプレッドシートのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google スプレッドシートが更新されたらDocuSignでテンプレートからエンベロープを作成・送信する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)トリガーとなる「行が更新されたら」をクリックします。

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(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次画面で「トリガーの起動間隔」や「スプレッドシートID」の情報を入力していきましょう。

「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

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(4)「スプレッドシートID」、「シートID」の項目は、入力バーをクリックすると以下の画面のようにアカウントから取得した情報を「候補」として展開できます。
この情報の引用も活用しましょう。

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(5)そのほかの項目も埋めていきます。
今回は事前にGoogle スプレッドシートの「E列のチェック項目」を【更新を検知したい列】として設定しています。
「E列のチェック項目が更新されたらフローボットを起動」というイメージです。

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(6)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。

なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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・DocuSignの設定

(1)次に、2つ目のアクション「テンプレートからエンベロープを作成・送信」をクリックしましょう。

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(2)連携するDocuSignのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次画面でDocuSignの右上の人物アイコン部分から確認できる「アカウントID」を入力してください。
「テンプレートID」は入力バークリック後に展開する『候補』から情報を引用できます。

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(4)【受信者】の項目で入力する「受信者のメールアドレス」などは、以下の画面のように前ステップから取得したアウトプットを引用し、設定できます。

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(5)「送信するかどうか」は、プルダウンから『送信する』を選択してください。

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(6)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

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以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する　

DocuSignで契約が完了したら、自動でGoogle スプレッドシートの登録情報に送信日時を追加するフローです。
自動化によって今まで入力にかかっていた時間を省き、チーム全体が重要な業務を行うことができます。

DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートに追加する

自動でDocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートのデータベースに追加されます。
自動化によって、今まで入力にかかっていた時間を省いてチーム全体が重要な業務を行うことができます。

Google スプレッドシートで行が更新されたらGmailでメールを送信する　

Google スプレッドシートの追加情報の通知を自動化したいと考えている方におすすめのフローです。
Google スプレッドシートで行の更新があれば自動でGmailでメールを送付することができるので、更新内容の把握が容易となり、チーム内の認識を統一して業務を進めることができます。

まとめ

Google スプレッドシートとDocuSignの連携により、契約書作成作業から送付までの行程の自動化が実現し、作業時間の短縮やヒューマンエラーの削減が期待できます。
繰り返し発生する契約業務を効率化することで、スタッフは他の重要な業務に集中できるようになり、組織全体の生産性がよりアップするかもしれません。

ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。