Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイルを削除する方法

ステップ1：Google スプレッドシートとGoogle Driveをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

Google スプレッドシートとYoomの連携

1.検索する

Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。

2.サインイン

赤枠をクリックしてください。

3.アカウント選択

連携するアカウントを選択します。

確認して了承したら次へを押します。

4.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

5.Google スプレッドシートの用意

Google Driveと連携させるGoogle スプレッドシートを用意しましょう。

‍

この際に、<span class="mark-yellow">必ず「一意の値（他の項目と重複しないデータ）」「退職」の項目を作成しておきましょう</span>

今回は「フォルダID＝一意の値」として設定しています。

退職の項目は画像のように設定しました。

<span class="mark-yellow">尚、その他の項目に関しては画像の通りである必要はありません。普段使用しているGoogle スプレッドシートに「一意の値（他の項目と重複しないデータ）」「退職」を付け加える形でも連携可能です。</span>

Google DriveとYoomの連携

1.検索する

Google Driveのアイコンをクリックします。

2.サインイン

赤枠をクリックしてください。

3.アカウント選択

連携するアカウントを選択します。

確認して了承したら次へを押します。

4.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Google スプレッドシートの起動設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイルを削除する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

Google スプレッドシートのアイコンの「行が更新されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.トリガーの起動間隔の設定

起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.IDの入力

ボックス下部の補足に従い、候補から設定しましょう。ボックスをクリックします。

Google スプレッドシートのデータが一覧表示されるため、Google Driveと連携したいもの（従業員データを管理しているもの）をクリックして挿入してください。
シートIDも同様に設定しましょう。‍

6.テーブル範囲などの入力

テーブル範囲などを指定します。

今回は用意したGoogle スプレッドシートのテーブル範囲は、A～Eとなります。

他と重複しない列はDのフォルダIDとしました。

更新を検知したい列はEの退職です。

<span class="mark-yellow">これらの設定により「退職」を編集することで、Google Driveのフォルダが削除されるようになります。</span>

そのため、設定は画像のようになります。

7.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

ステップ4: Google Driveの特定のフォルダを削除する設定

1.アプリと連携する

Google Driveのアイコンの「ファイルを削除する」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

2.必須項目の設定

必須項目の設定を行います。
ファイルIDのボックスをクリックしてください。

連携したGoogle Drive内にあるフォルダが一覧表示されますが、そこからは該当フォルダを選択せず、上部のタブから「アウトプット」を選択しましょう。

画像のように表示が切り替わるため、Google スプレッドシートのアイコンを選択してください。

連携したGoogle スプレッドシートに登録済みのデータが一覧表示されます。
その中からフォルダIDに等しいデータをクリックして挿入してください。

挿入できると画像のようになります。‍

3.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。‍

4.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でアプリ連携が完了です。

今回使用したフローボットテンプレート
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイルを削除する

Google スプレッドシートとGoogle Driveを使ったその他の自動化例

他にGoogle スプレッドシートとGoogle Driveを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する

削除だけではなく追加にも対応しています。今回紹介したテンプレートとの併用がおすすめです。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイル名を変更する

ファイル名の変更も可能です。必要に応じて様々なテンプレートと併せて活用すると利便性が増すでしょう。

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3.Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、内容確認およびGoogleスプレッドシートDBに格納しGoogle Chatに通知する

Google Driveのファイルを読み取り、そのデータをGoogle スプレッドシートに格納することもできます。

まとめ

従業員の管理やそれにまつわる事務作業は、入退社が重なる時期になると必然的に作業量が増え、時間を圧迫することもありますよね。
そのため、今回紹介したGoogle スプレッドシートとGoogle Driveのフローボットを作成しておくことで、作業負担を軽減したり、効率的な事務作業が行える可能性が高まるでしょう。
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能なため、これまで自動化の導入が難しくてあきらめていた方でも気軽にお試しいただけます。ぜひご活用ください。