Google スプレッドシートとKommoを連携して、Google スプレッドシートで行が追加されたらKommoにタスクを追加する方法

ステップ1：Google スプレッドシートとKommoをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に、検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示された候補から「Google スプレッドシート」を選択します。
以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

Yoomと連携するアカウントを選択しましょう。

表示された画面の内容を確認し、「次へ」をクリックします。

連携アカウントと内容を確認し、「続行」をクリックしたら完了です。

先ほど同様に、検索窓にKommoと入力し、表示された候補から「Kommo」を選択します。
以下の画面が表示されるので、必要項目を入力し「追加」をクリックしましょう。

マイアプリにGoogle スプレッドシートとKommoが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：Google スプレッドシート「行が追加されたら」のトリガーを設定

ここからはいよいよ自動化の設定を行っていきます！

以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押しましょう。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初に、Google スプレッドシートの「行が追加されたら」の設定を行うのでクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、下記の設定をしましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→行が追加されたら

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

同時に使用するGoogle スプレッドシートの設定も行いましょう。
今回は以下のように項目を設定しました！
設定項目は任意ですが、Kommoに登録する際に必須項目となる「Task Description」と「Task Deadline」は必ず設定しましょう。
またタスクを追加した後にGoogle スプレッドシートに追加したタスクのIDを追加し、情報の更新をするため「Task ID」の項目も設定しましょう。

Yoomの設定画面に戻ります。
設定方法に目を通してくださいね。

画面をスクロールし、詳細を設定していきます。

「トリガーの起動時間」→設定してください
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「スプレッドシートID」→候補から選択するか、URLから取得してください
「シートID」→候補から選択するか、URLから取得してください
「テーブルの範囲（始まり）」→今回はAと設定
「テーブルの範囲（終わり）」→今回は Lと設定
「一意の値が入った列」→今回はAと設定

設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3：コマンドオペレーション、Kommo「Add Task」、Google スプレッドシート「レコードを更新」のアクションを設定

Kommoへのテスク期日を登録する際に、形式をUnix Timestampに変換する必要があります。
そのため「日付・日時形式の変換」のオペレーションが追加されています。
今回はテンプレートを使用している場合、すでに設定済みです。
どのように設定しているかの確認を行いましょう。

「日付・日時形式の変換」をクリックすると以下の画面が表示されます。
変換対象の日付・日時の箇所に、トリガーで取得している「Task Deadline」のアウトプットを使用します。
アウトプットを使用することで、フロー起動ごとの値に対応することができます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力欄をクリックすると下に候補が表示されるので、「行が追加されたら」の中から「Task Deadline」をクリックし、入力しましょう。
「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です。

続いてKommoの設定を行いましょう。
「Add Task」をクリックし、下記の設定をしましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Kommoと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→Add Task

設定が完了したら「次へ」をクリックします。

API接続設定を行います。
「Responsible User ID」を候補から設定しましょう。

「Task Description」と「Task Duration」にそれぞれアウトプットを追加しましょう。
他の項目もGoogle スプレッドシートにあらかじめ項目を設定することで、アウトプットを使用し追加することができますよ。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です。

最後に追加したタスクの「Task ID」をGoogle スプレッドシートに追加します。
「レコードを更新する」をクリックし、下記の設定をしましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「実行アクション」→レコードを更新する

画面を進めて連携するデータベースの設定をしましょう。
設定するデータベースは、トリガーの設定で使用したGoogle スプレッドシートの情報を入力しましょう。

「スプレッドシートID」「シートID」→トリガーと同じように設定してください
「テーブル範囲」→今回はA1:Lと設定

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

更新するレコードの条件を設定します。
今回は条件を「Task Description」が等しいものと設定しました。
「行が追加されたら」のアウトプットから「Task Description」を設定しましょう。

更新したい箇所の設定を行います。
Google スプレッドシートから取得した項目一覧が表示されるので、その中からTask IDを選択し、Add Taskで取得した「Task ID」のアウトプットを追加します。
設定完了後、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です。

ステップ4：Google スプレッドシートとKommoの自動化の動作設定

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれさまでした！

Google スプレッドシート・Kommoを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートとKommoを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Kommoのタスクを更新する

はじめに紹介するのは、今回解説したタスク追加フローの更新版です。タスクに関連する情報を自動で更新することで、情報の更新忘れを防ぎ、タスク解決を円滑にすることができるでしょう。

2.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Kommoに連絡先を追加する

次に紹介するのは、Kommoに連絡先を追加するフローです。複数のツールで企業情報などの連絡先を追加することで、整合性の取れた情報を管理することにつながるでしょう。

3.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Kommoのエンティティにタグを追加する

最後に紹介するのは、Kommoのエンティティにタグを追加するフローです。営業プロセスの進捗管理を行う場合、Kommoにエンティティを自動で追加することで進捗共有の効率化が見込めそうですね。

まとめ

Google スプレッドシートとKommoの連携により、タスク登録の自動化が実現し、手作業を大幅に削減することで業務効率の向上が見込めます。この自動化を活用し、手動でのタスク登録の手間を省き、ヒューマンエラーを削減することで、チーム全体がタスク解決に集中でき、結果として作業効率が向上するかもしれません。

ぜひYoomを活用して自動化を行い、今抱えている業務がどれだけ効率化できるのか体験してみてくださいね。