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「Boxにアップロードしたファイルの内容を、TaigaのIssueに毎回手作業で転記している…」
「プロジェクトごとにファイル管理とタスク管理が分断されていて、情報の紐付けが面倒…」
このように、クラウドストレージのBoxとプロジェクト管理ツールTaigaを併用する中で、手作業によるデータ連携に非効率さや入力ミスのリスクを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Boxに特定のファイルがアップロードされると、その内容を自動で読み取りTaigaにIssueを作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放されます！
プロジェクトの進捗管理やより戦略的な業務に集中できる貴重な時間を確保可能です！
今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくても設定できます！誰でも簡単にBoxとTaigaの連携を自動化し、業務の生産性を向上させることが可能です。
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとTaigaを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとTaigaのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたファイル管理とタスク管理にまたがる一連の作業を自動化できます。
例えば、Boxにアップロードされた請求書や契約書の内容をOCRで読み取り、その情報をもとにTaigaに新しいIssueを自動で作成するといったことが可能です。手作業による転記の手間やミスをなくせます。
ここでは、Yoomで提供している具体的な自動化テンプレートをご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxの指定フォルダに請求書などの特定のファイルがアップロードされたことをトリガーに、ファイル内のテキスト情報をOCR機能で自動的に抽出し、その内容を基にTaigaに新しいIssueを作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">ファイルの内容確認からIssue作成までの一連のプロセスが自動化される</span>ため、手作業による転記ミスを防ぎ、迅速なタスク割り当てが可能になります。
それでは、さっそく実際にBoxとTaigaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとTaigaの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Boxに特定のファイルがアップロードされたら、OCRを行いTaigaにIssueを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
BoxとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
TaigaとYoomのマイアプリ登録
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されるので、Taigaを検索して選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、
を入力し、「追加」を選択します。
「マイアプリ」にTaigaが表示されていれば連携完了です！
テンプレートをコピーして、フローを作っていきましょう。
バナーの「試してみる」を選択してください。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
連携したいフォルダの準備がまだできていない方はこのタイミングで作成しましょう。
今回は「20251006テスト」というフォルダを作成しました。
「フォルダのコンテンツID」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
「テスト」を行いましょう。
エラーになった場合は、以下を参考にしてくださいね。
テストに成功すると以下の画面が表示されるので、確認して次に進みましょう。
次に進んだら、先ほど「フォルダのコンテンツID」に指定したフォルダにファイルをアップロードしましょう。
例として、「20251006テスト」に「テスト用.pdf」をアップロードしました！
アップロードできたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「保存する」を選択しましょう。
【注意】
「コマンドオペレーション」を選択します。
「タイトル」は任意で変更可能ですが、デフォルトのままでもOKです！
「分岐対象の取得した値」はデフォルトで以下のように設定されています。
任意で変更可能なので、目的に応じて設定してくださいね。
「分岐条件」を設定しましょう。
今回は例としてアップロードされたファイルがPDFか否かで分岐するように設定しました！
設定できたら「保存する」を選択しましょう。
【注意】
「ファイルをダウンロード」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「コンテンツID」を「取得した値」から設定しましょう。
「取得した値」は変数となるので、Boxの指定したフォルダにファイルがアップロードされる度にコンテンツIDのデータを活用可能になります！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、対象のファイルがダウンロードされます。
この時、ダウンロードされたファイルの名前は「Untitled」で固定されるため、正しいファイルであるかを確認する場合は「ダウンロード」をお試しください。
「保存する」を選択しましょう。
【注意】
「画像・PDFから文字を読み取る」を選択します。
「タイトル」は任意で変更可能ですが、デフォルトのままでもOKです！
「アクション」は文字数によってタスク数が変わります。
デフォルトでは「任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が設定されていますが、任意のアクションを選択可能です。
設定できたら次に進んでくださいね。
「ファイルの添付方法」が以下の画像のように設定されているか確認します。
「抽出したい項目」には目的に合わせて任意の項目を設定しましょう。
今回は「タイトル,内容」を抽出するように設定しました！
「使用するAI」を「Gemini(推奨)」「Claude」「Claude_v2」「ChatGPT」から選択してください。
読み取るファイルの「言語」は「日本語」「英語」からの選択になります。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
「Create Issue」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Issueを作成したいプロジェクトの「Project ID」を候補から選択しましょう。
「Subject」を「取得した値」から設定しましょう。
その他の項目は任意で設定してくださいね。
今回は「Description」を「取得した値」を用いて設定しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
TaigaにIssueが作成されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
今回はBoxからTaigaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にTaigaからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Taigaで新しいIssueが作成されたことをトリガーに、そのIssue名でBoxに専用のフォルダを自動で作成し、作成したフォルダのURLをTaigaのIssueに自動で更新・追記します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">Issueに関連するファイルを保管する場所が自動的に確保され、情報が一元管理されます。</span>手動でのフォルダ作成の手間が省け、チームメンバーが必要な情報へアクセスできるようになります。
Yoomでは、BoxとTaigaに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
BoxとTaigaでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Boxは、Yoomデータベース、kintone、Notion、JUST.DBなどのレコード作成をトリガーに専用フォルダを自動作成し、ドキュメント管理を効率化します。
Google Driveからのファイル連携や、請求書ファイルの格納も可能。ファイルアップロード時にはOutlookで通知したり、Teamsにファイルを送信したりできます。
Zoomのレコーディングファイルを自動保存し、フォルダ作成からメール送付までを自動化します。
Taigaは、Googleフォームの回答やSlack・Discordのメッセージ、Gmailの特定メールをトリガーに、IssueやTaskを自動作成します。
Issueが作成されたら、Slack、Discord、Teamsに通知し、情報共有をスムーズに行えます。
また、TaigaのIssue作成をトリガーにGitLabにもイシューを作成するなど、開発ツール間の連携も効率化できます。
BoxとTaigaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル内容の確認やタスクの作成といった一連の業務をなくし、ヒューマンエラーのリスクをできます。</span>
これにより、担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、プロジェクト全体の進捗管理やより創造的なコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗した場合の通知や再実行は可能ですか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：この自動化に必要なYoomの料金プランはどれですか？
A：「Boxに特定のファイルがアップロードされたら、OCRを行いTaigaにIssueを作成する」フローにはOCRが使用されています。OCRはチームプラン・サクセスプラン限定の機能のため、チームプラン・サクセスプランでご利用可能です。
料金プランについて、詳しくは以下をご覧ください。
Q：どのファイルからIssueが作られたか追跡できますか？
A：トリガーでアップロードされたファイルの{{ファイル名}}を、Taigaの「Create Issue」アクションで「Description」に設定可能です！
このように設定することで、どのファイルからIssueが作成されたかわかるようになります！
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