Outlookで特定条件に合うメールを受信したら、Freshdeskにチケットを作成する
Outlookで特定条件に合うメールを受信したら、Freshdeskにチケットを作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Freshdesk
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信するお問い合わせメールを、手作業でFreshdeskに転記してチケットを作成する業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用することで、Outlookで特定の条件に合致したメールを受信した際に、Freshdeskへ自動でチケットを作成する一連の流れを構築できます。手作業による対応漏れや遅延を防ぎ、問い合わせ対応の初動を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した問い合わせメールを手作業でFreshdeskに登録しているご担当者の方
- メールの内容に応じてチケットの起票を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
- 手作業によるチケット作成漏れや、問い合わせ対応の遅延に課題を感じているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信をトリガーに、自動でFreshdiskにチケットが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の入力間違いや、チケットの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、FreshdeskとOutlookをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの「分岐」を設定し、受信したメールの件名や本文などの条件に応じて、後続の処理を振り分けるようにします。
- 最後に、オペレーションでFreshdeskの「チケットを作成」アクションを設定し、Outlookで受信したメール情報をもとにチケットを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定「メールを受信したら」では、どのメールフォルダを監視対象とするか、任意のフォルダIDを設定してください。
■注意事項
- OutlookとFreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
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例えば、Freshdeskでチケットが作成されたらSlackやTeamsなどのチャットツールに通知したり、Freshdeskのチケット情報をSalesforceやHubSpotなどのCRMに自動で連携するといったことが可能です。
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