Outlookで特定条件に合うメールを受信したら、Freshdeskにチケットを作成する

■概要

Outlookに届く問い合わせメールを、一件ずつ確認してFreshdeskに手作業で起票していませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。

このワークフローを活用すれば、OutlookとFreshdeskを連携させ、特定のメールを受信した際に自動でチケットを作成することが可能になり、手作業による手間やミスを解消し、顧客対応の初動を迅速化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した問い合わせメールを手動でFreshdeskに転記している方
• FreshdeskとOutlookを用いた問い合わせ対応の効率化や自動化を検討している方
• 手作業によるチケットの起票ミスや対応漏れをなくしたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで特定のメールを受信した際に自動でFreshdeskへチケットが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理するため、手作業による入力間違いや問い合わせの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとFreshdeskをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、チケット化したいメールの条件（件名や差出人など）を指定します
4. 最後に、条件に合致した場合のオペレーションとしてFreshdeskの「チケットを作成」を設定し、受信メールの情報をもとにチケットが自動作成されるようにします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、件名に特定のキーワードを含むメールや、特定のドメインからのメールのみを処理の対象にするなど、チケットを起票したい条件を任意で設定してください。
• Freshdeskでチケットを作成する際に、Outlookで受信したメールの件名や本文、差出人アドレスなどを、チケットのどの項目に割り当てるかを自由に設定できます。

■注意事項‍

• OutlookとFreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。