Freshdeskで特定条件に合うコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する

■概要

顧客からの問い合わせ管理にFreshdeskをご利用中の方で、特定の条件の顧客に対して迅速なフォローアップが必要な場面はありませんか。手作業でOutlookからメールを送信していると、対応の遅れや漏れが発生しがちです。

このワークフローを活用すれば、FreshdeskとOutlookをスムーズに連携させることが可能であり、Freshdeskで特定のコンタクトが作成された際に、自動でメールを送信する仕組みを構築できるため、こうした課題を解消し、顧客対応の質を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Freshdeskでの顧客管理とOutlookでのメール対応を連携させ、業務を効率化したいと考えている方
• Freshdesk上の特定の顧客へのフォローメールを手作業で送信し、手間や抜け漏れに課題を感じている方
• Outlookを使った顧客への定型連絡を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Freshdeskでコンタクトが作成されると、設定した条件に応じてOutlookから自動でメールが送信されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるメールの送信漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質を安定させることが可能です

■フローボットの流れ

1. はじめに、FreshdeskとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致する場合のみ後続の処理に進むよう設定します
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に定型のメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Freshdeskから取得したコンタクト情報（タグ、会社名、ステータスなど）をもとに、メールを送信する条件を任意で設定してください
• Outlookで送信するメールの件名や本文は、Freshdeskから取得したコンタクトの氏名や会社名などの情報を差し込み、パーソナライズされた内容にカスタムすることが可能です

■注意事項‍

• FreshdeskとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。