Outlookでメールを受信したら、Freshdeskにチケットを作成する

■概要

Outlookで受信した顧客からの問い合わせメールを、都度手作業でFreshdeskに転記していませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookでのメール受信をトリガーに、Freshdeskへ自動でチケットを作成する仕組みです。FreshdeskとOutlookの連携を自動化することで、問い合わせ対応の迅速化と品質向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した問い合わせをFreshdeskで管理しているカスタマーサポート担当者の方
• FreshdeskとOutlookを活用し、チームの問い合わせ対応業務を効率化したいと考えている方
• 手作業によるデータ入力をなくし、ヒューマンエラーを防止したい情報システム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで受信したメール情報をもとにFreshdeskのチケットが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より迅速な対応が可能になります
• 手動でのコピー＆ペースト作業が不要になるため、問い合わせ内容の転記ミスやチケットの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとFreshdeskをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、特定のメール受信をきっかけにフローが起動します
3. 最後に、オペレーションでFreshdeskの「チケットを作成」アクションを設定し、受信メールの件名や本文といった情報を紐付けてチケットを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Freshdeskでチケットを作成するオペレーションにて、チケットの件名や内容、ステータス、優先度などを、Outlookから取得した情報や固定値を元に任意で設定してください

■注意事項‍

• OutlookとFreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。