Freshdeskにコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する

■概要

Freshdeskに新しいコンタクトが追加されるたびに、手動でOutlookを立ち上げて挨拶メールなどを送信する作業に、手間や時間を取られていませんか？
このワークフローを活用すれば、Freshdeskへのコンタクト作成をきっかけに、指定した内容のメールをOutlookから自動で送信できます。FreshdeskとOutlook間の定型業務を自動化し、顧客への迅速なアプローチと対応漏れの防止を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• FreshdeskとOutlookを連携させて、顧客対応業務の効率化を図りたいと考えている方
• Freshdeskへのコンタクト登録後のフォローアップメールなどを手作業で送信している方
• 手動でのメール送信による対応漏れや、宛先の設定ミスなどを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Freshdeskへのコンタクト登録をトリガーにメールが自動で送信されるため、これまで手作業で行っていたOutlookでのメール作成や送信業務の時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うことで、メールの送信忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防止し、安定した業務品質を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、FreshdeskとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：新規作成されたコンタクトのみ）の場合に後続の処理を実行するようにします。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Freshdeskから取得したコンタクト情報をもとにメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookで送信するメールの件名や本文は、用途に応じて任意の内容に設定してください。
• メール本文には、Freshdeskから取得したコンタクトの氏名や会社名などを差し込むことで、よりパーソナライズされた内容のメールを送信できます。

■注意事項‍

• FreshdeskとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。