Google Meetで会議終了後、会議内容を議事録化してGmailで通知する

■概要

オンライン会議の後、録画データを聞き返しながら議事録を作成する作業は、時間がかかる上に聞き逃しや転記ミスも発生しがちではないでしょうか。また、会議内容の共有が遅れる原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、録画データからAIが自動で文字起こしと要約を行いGmailで通知するため、こうした議事録作成に関する手間を解消し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでの会議が多く、議事録作成の手作業に課題を感じている方
• 会議内容の共有を迅速化し、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
• AIを活用して定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議終了後、文字起こしから要約、関係者への通知までが自動化されるため、議事録作成に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による聞き間違いや転記ミスを防ぎ、正確性の高い議事録を迅速に共有することで、参加者間の認識の齟齬をなくします。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Meet、Google Drive、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」を設定します。
3. 続いて、オペレーションで、録画データの処理時間を考慮して一定時間「待機する」よう設定します。
4. 次に、Google Meetから「レコーディング情報を取得」し、Google Driveから該当ファイルを「ダウンロードする」アクションを設定します。
5. ダウンロードした音声データを、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションでテキスト化し、さらに「要約する」アクションで内容をまとめます。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を選択し、生成された議事録を指定の宛先に送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 音声データを文字起こしするAI機能および要約AI機能は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるオペレーションです。フリープラン・ミニプランではエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中はAI機能を含む全ての機能をご利用いただけます。
• ダウンロード可能なファイルの容量は最大300MBですが、アプリの仕様によっては300MB未満となる場合があるため、ご注意ください。