Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでフォルダ作成する

■概要

新しい従業員の追加やプロジェクトメンバーの変更に伴い、Google Workspace でユーザーアカウントが作成されるたびに、手動でGoogle Drive に関連フォルダを作成していませんか？このような定型的な作業は手間がかかり、他の重要な業務への集中を妨げる一因となることがあります。このワークフローを活用すれば、Google Workspace へのユーザー登録をトリガーとして、Google Drive に特定のフォルダを自動で作成し、こうした課題を解決できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspace と Google Drive を利用し、アカウント管理と連携したフォルダ作成を手作業で行っている方
• 情報システム部門や管理部門で、新規ユーザーごとの資料共有フォルダ作成業務の効率化を検討している方
• 手作業によるフォルダ作成の漏れや命名規則の不統一といった課題を抱えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspace でユーザーが登録されると、自動で Google Drive にフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Workspace と Google Drive をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで Google Workspace を選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションで Google Drive の「フォルダを作成する」アクションを設定し、指定した場所に新しいフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Drive でフォルダを作成するアクションにおいて、どの親フォルダの配下に新しいフォルダを作成するかを、フォルダIDで指定してください。
• 作成するフォルダの名前を、例えば登録されたユーザーの名前や日付などを含めて、任意の内容にカスタマイズしてください。

■注意事項

• Google Workspace、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。