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「Microsoft Teamsでの会議後、毎回議事録を作成してメールで共有するのが手間…」
「手作業での議事録作成や共有だと、ミスが起きたり、他の業務が圧迫されたりする…」
このように、Microsoft Teamsでの会議とその後の議事録作成、そしてGmailを使った情報共有のプロセスに、課題を感じていませんか？
もし、Microsoft Teamsの会議情報が投稿されたら、AIが自動で議事録の骨組みを作成し、指定した宛先にGmailで通知してくれれば、これらの悩みから解放され、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を生み出せるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくても直感的に設定可能で、議事録作成や共有にかかる時間と手間を大幅に削減できるかもしれません。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の業務をもっと効率的にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Teamsの会議情報をもとにAIで議事録を自動作成し、Gmailで通知する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
「Microsoft Teamsに投稿された会議情報からAIで議事録を作成して、Gmailに通知する」フローは、会議の記録作成と共有を効率化する業務ワークフローです。Microsoft Teamsで行われた会議の情報を自動的に収集し、AI技術を活用して正確な議事録を生成します。生成された議事録はGmailを通じて関係者に通知されるため、情報の共有漏れや手作業によるミスを防ぎ、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に使用しており、会議の議事録作成に時間を取られているビジネスパーソン
・複数の会議内容を効率的に管理・共有したいチームリーダーやマネージャー
・議事録の正確性を高めたいと考えているプロジェクト担当者
・手動での議事録作成に伴うヒューマンエラーを減らしたい企業のIT担当者
・会議後のフォローアップを迅速に行いたい経営者や管理職
■注意事項
・Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft TeamsとGmailを連携して議事録作成を自動化する方法
Microsoft TeamsとGmailを連携させることで、会議後の議事録作成から関係者への共有までの一連の作業を自動化し、業務効率を向上させることが可能です。
例えば、Microsoft Teamsに会議の情報が投稿されると、その内容を基にAIが議事録のたたき台を自動で作成し、完成した議事録を指定されたメールアドレスへGmail経由で送信するといったフローを組むことができます。
これにより、議事録作成の時間を大幅に短縮し、共有漏れや遅延を防ぎ、会議の決定事項を迅速に関係者へ伝えることができるようになるでしょう。
これから具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Microsoft Teamsの会議情報から議事録を自動作成しGmailで通知する
Microsoft Teamsに新しい会議情報が投稿された際に、その内容をAIが解析して議事録を自動で作成し、指定された宛先にGmailで通知する基本的な連携フローです。
手作業での議事録作成やメール作成の手間をなくし、迅速かつ正確な情報共有を実現できます！
■概要
「Microsoft Teamsに投稿された会議情報からAIで議事録を作成して、Gmailに通知する」フローは、会議の記録作成と共有を効率化する業務ワークフローです。Microsoft Teamsで行われた会議の情報を自動的に収集し、AI技術を活用して正確な議事録を生成します。生成された議事録はGmailを通じて関係者に通知されるため、情報の共有漏れや手作業によるミスを防ぎ、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に使用しており、会議の議事録作成に時間を取られているビジネスパーソン
・複数の会議内容を効率的に管理・共有したいチームリーダーやマネージャー
・議事録の正確性を高めたいと考えているプロジェクト担当者
・手動での議事録作成に伴うヒューマンエラーを減らしたい企業のIT担当者
・会議後のフォローアップを迅速に行いたい経営者や管理職
■注意事項
・Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
特定条件のMicrosoft Teamsの会議情報から議事録を自動作成し、Gmailで通知する
Microsoft Teamsに投稿された会議情報の中でも、例えば特定のキーワードが含まれる場合や、特定の参加者がいる会議など、設定した条件に合致する場合にのみAIが議事録を自動作成し、Gmailで通知するフローです。
必要な情報だけを選択的に処理することで、より効率的な議事録管理と情報共有をサポートします！
■概要
「Microsoft Teamsに特定条件の会議情報が投稿されたら、AIで議事録を作成してGmailに通知する」フローは、会議の記録と共有を効率化する業務ワークフローです。会議後の議事録作成や共有は、手間がかかる上に時間も必要です。特に多数の会議をこなすと、記録漏れや共有遅延が発生しやすくなります。このフローを利用すれば、Microsoft Teamsに特定の会議情報が投稿された際に、自動でAIが議事録を作成し、迅速にGmailへ通知します。これにより、議事録作成の負担を軽減し、情報共有をスムーズに行うことが可能です。日々の業務効率化に役立つこのワークフローを活用して、チームのコミュニケーションをさらに強化しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを活用して定期的に会議を開催しているチームリーダーの方
・議事録作成に時間を割かれ、他の業務に支障をきたしているビジネスパーソン
・会議の内容を迅速に共有し、チーム全体で情報を共有したいと考えている管理者の方
・AIや自動化ツールを活用して業務効率を高めたいと考えているIT担当者
■注意事項
・Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsの会議情報を特定のデータに変更して、議事録を作成しGmailで通知する
Microsoft Teamsに投稿された会議の会話内容をAIが自動で翻訳したり、長文の議論を簡潔に要約したりした上で議事録を作成し、その結果をGmailで通知するフローです。
国際的な会議の議事録作成や、多忙なメンバーへの情報共有を効率化し、言語の壁や情報過多の問題を解決します！
■概要
「Microsoft Teamsに投稿された会議情報を翻訳しAIで議事録を作成して、Gmailに通知する」フローは、Microsoft Teamsで行われた会議の内容を自動的に翻訳し、AIを活用して議事録を生成します。その後、自動的にGmailに通知する業務ワークフローです。多言語対応の会議や記録作業の効率化に最適な自動化プロセスで、チームのコミュニケーションをスムーズにサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に使用しており、会議の議事録作成に時間をかけている方
・多言語での会議が多く、翻訳作業に手間を感じているチームリーダー
・議事録の共有をGmailで行いたいが、手動では効率が悪いと感じているビジネスパーソン
・業務の自動化を進めたいと考えているIT担当者や経営者
・チーム内の情報共有を迅速かつ正確に行いたいと考えている企業の管理職
■注意事項
・Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsの会議情報からAIで議事録を作成しGmailに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsに投稿された会議情報からAIで議事録を自動作成し、その内容をGmailで関係者に通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoom登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Teams／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
「Microsoft Teamsに投稿された会議情報からAIで議事録を作成して、Gmailに通知する」フローは、会議の記録作成と共有を効率化する業務ワークフローです。Microsoft Teamsで行われた会議の情報を自動的に収集し、AI技術を活用して正確な議事録を生成します。生成された議事録はGmailを通じて関係者に通知されるため、情報の共有漏れや手作業によるミスを防ぎ、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に使用しており、会議の議事録作成に時間を取られているビジネスパーソン
・複数の会議内容を効率的に管理・共有したいチームリーダーやマネージャー
・議事録の正確性を高めたいと考えているプロジェクト担当者
・手動での議事録作成に伴うヒューマンエラーを減らしたい企業のIT担当者
・会議後のフォローアップを迅速に行いたい経営者や管理職
■注意事項
・Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Microsoft TeamsとGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
すでに、各アプリのマイアプリ連携が済んでいる方は、次のステップにお進みください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
下記をご確認ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
下記をご確認ください。
マイアプリにMicrosoft TeamsとGmailが表示されていれば、登録完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
「Microsoft Teamsに投稿された会議情報からAIで議事録を作成して、Gmailに通知する」フローは、会議の記録作成と共有を効率化する業務ワークフローです。Microsoft Teamsで行われた会議の情報を自動的に収集し、AI技術を活用して正確な議事録を生成します。生成された議事録はGmailを通じて関係者に通知されるため、情報の共有漏れや手作業によるミスを防ぎ、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に使用しており、会議の議事録作成に時間を取られているビジネスパーソン
・複数の会議内容を効率的に管理・共有したいチームリーダーやマネージャー
・議事録の正確性を高めたいと考えているプロジェクト担当者
・手動での議事録作成に伴うヒューマンエラーを減らしたい企業のIT担当者
・会議後のフォローアップを迅速に行いたい経営者や管理職
■注意事項
・Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではMicrosoft Teamsでメッセージが送信されるとトリガーが起動します。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Microsoft Teamsの画面に移動し、例として以下のメッセージを投稿しました。
アプリトリガーのAPI接続設定の画面で、「トリガーの起動間隔」を選択します。
5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「チームID」と「チャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
テストをクリックします。
テストに成功したら、以下の画像のようなアウトプット(取得した値)が表示されます。
このアウトプット(取得した値)は、次のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「保存する」をクリックしましょう。
これで、Microsoft Teamsのトリガー設定は完了です！
ステップ4：AIを活用したテキストを生成する設定
ここでは、Microsoft Teamsに投稿した文章からテキストを生成する設定をします。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アクション選択の画面に遷移したら、タイトルを任意で修正します。
※テキストを生成する機能のアクションは以下のように「指示可能なプロンプトの文字数」によって消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
続いて詳細設定の画面に移り、AIでテキストを生成する際に使用する「プロンプト」を設定します。
ここでは、Microsoft Teamsに投稿された情報を活用しましょう。ボックスをクリックすると、先ほど取得した値が表示されるので引用します。
テストボタンをクリックします。
テストが成功したら、取得した値が正しく表示されているか確認をしましょう。
問題がなければ、「保存する」をクリックします。
これでテキスト生成の設定が完了です！
ステップ5：Gmailで通知する設定
最後の設定です！
ここでは、生成したテキストをGmailに通知する設定をします。
以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールして進んでください。
画面を下に進めると、以下の画面が表示されます。
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう！
「本文」の設定では、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)と任意の文章を組み合わせて設定しましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
入力が完了したら「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認し「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックしましょう。
以上が、Microsoft Teamsに投稿された会議情報からAIで議事録を作成して、Gmailに通知する方法でした！
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
設定が完了すると、以下のようなメニューが表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
Microsoft TeamsやGmailのAPIを使ったその他の自動化例
Microsoft TeamsやGmailのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば、以下のような自動化はいかがでしょうか。
Microsoft Teamsを使った自動化例
アンケート結果を通知したり、フォルダの自動作成やメッセージを転送したりなどの自動化ができます！
Gmailを使った自動化例
特定のメールを他ツールに通知したり、Zoomウェビナー終了後に自動でフォローアップメールを送信できます。
まとめ
Microsoft TeamsとGmailの連携を自動化することで、これまで会議後に行っていた議事録の手作業による作成、そしてメールでの共有といった一連の業務負荷を削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。
これにより、担当者は煩雑な繰り返し作業から解放され、会議で得られた知見を活かすための分析や次のアクションプラン策定といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような議事録作成・共有の自動化を実現できるハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の議事録業務の効率化や、会議内容の迅速な共有に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：どのようなMicrosoft Teams投稿をトリガーにするのが効果的ですか？
A：
会議の招待URLやアジェンダの投稿、会議終了後の議事録を送信することで、効率よく業務を行うことができます。
そのほか、YoomではMicrosoft Teamsの連携方法をたくさん紹介しているので、ぜひ活用してくださいね。
Q：議事録をGmail以外（Notionなど）に保存できますか？
A：
はい、可能です。
Yoomでは、Microsoft Teamsに投稿された会議情報からデータを抽出し、Notionに追加するなどのテンプレートも用意しています。
Q：自動化が失敗した時に気づく方法はありますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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