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「また議事録の内容を手動で転記しなきゃいけないのか……」
そんなふうに感じたことはありませんか？Microsoft Teamsに投稿された議事録をもとに、Zendeskでチケットを立てて関係者に通知して…。地味だけれど確実に時間を取られるこの作業、実はまるごと自動化することができます。さらに、特定のキーワードを含む議事録だけを抽出してチケット化する条件付きの連携方法もご紹介。対応の抜け漏れや記載ミスの防止はもちろん、情報共有のスピードアップにもつながります。
本記事では、「Microsoft Teamsに投稿された議事録をZendeskに自動連携する方法」を画像付きで詳しく解説していきます。日々の会議や対応業務をもっとスムーズにしたいと考えている方はぜひチェックしてみてください！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsの議事録情報をZendeskへ連携し、チケット作成といった業務を自動化するテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft TeamsとZendesk間で発生する議事録の連携作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！これにより、<span class="mark-yellow">手作業によるチケット作成の手間を削減し、情報共有のスピードと正確性を向上させることができる</span>ので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsに新しい議事録が投稿された際に、その内容を基にZendeskへ自動でチケットを作成し、関係者にメールで通知まで行う</span>基本的な連携フローなので、議事録作成後の迅速な情報共有と対応開始を実現し、手作業による転記ミスや対応漏れを防ぎます！
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsに投稿された議事録の中から、特定のキーワードが含まれるなど、あらかじめ設定した条件に合致するものだけをZendeskに自動でチケットとして起票する</span>フローであり、重要な議事録だけを効率的に管理し、不要なチケット作成を防ぐのに役立ちます！
それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsに新しい議事録が投稿された際に、その情報を基にZendeskにチケットを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、Microsoft TeamsとZendeskをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するMicrosoft Teamsに、議事録を投稿しておきましょう！
※後続のMicrosoft Teamsのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のような投稿をしてみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Microsoft Teams」と入力し、検索結果からMicrosoft Teamsのアイコンを選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
4.続いてZendeskをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からZendeskを検索します。
※・Zendeskは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
・有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているZendeskも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
マイアプリにMicrosoft TeamsとZendeskが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Microsoft Teamsに議事録が投稿されたら、Zendeskに自動でチケットを作成する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「チームID」「チャネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.続いて、OCR技術を使って、テキストからデータを抽出する設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
「指示内容」は、任意で抽出の方法や指示を記載してください。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「チケットを作成」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「サブドメイン」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「件名」「詳細」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にZendeskにデータが追加されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Microsoft TeamsやZendeskのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Salesforceのリードオブジェクトに新規レコードが作成された際にMicrosoft Teamsへ通知したり、月末に自動でリマインドメッセージを送信することができます。また、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージの内容をもとにOneDriveにフォルダを作成したり、チャンネルへの投稿をトリガーにOutlookでメールを送ることも可能です。
Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際にZendeskにチケットを自動作成したり、Typeformの回答内容をもとにチケットを起票することができます。また、Zendeskでチケットが作成されたタイミングで、GoogleスプレッドシートやMicrosoft Excelに情報を自動で追加したり、Slackに通知を送るといった他アプリとの連携も可能です。
この記事では、「Microsoft Teamsに投稿された議事録をZendeskに自動連携する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。
Microsoft Teamsに投稿された内容をもとにZendeskへ自動でチケットを作成し、必要な関係者へスムーズに通知することで、手作業の負担や情報伝達の抜け漏れを防ぐことができます。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したMicrosoft TeamsとZendeskの連携以外にも、様々な業務を効率化するテンプレートが豊富に用意されています。</span>
議事録の共有やチケット管理といった日常的な業務も、目的に合わせて簡単に自動化できる点は大きな魅力です。
「議事録の対応に時間がかかっている」「チケットの起票作業を減らしたい」「ミスなく情報共有したい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用してみてください。初めての方でもすぐに始められる設計になっているので、まずは気軽に試してみましょう！
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