「Notionのデータベースを更新するたびに、関係者に手動でメールを送るのが面倒…」
「タスクの担当者が変更されたら、すぐに本人に通知したいけど、いつも忘れてしまう…」
このように、多機能で便利なNotionと日常的に使うGmailの間で、手作業による情報の転記や通知に手間やストレスを感じていませんか？こうした定型的ながらも重要な連絡作業は、ヒューマンエラーの温床にもなりがちです。
もし、Notionで特定の操作が行われた際に、その内容を自動でGmailから送信する仕組みがあれば、手作業による連絡業務から解放されるでしょう。情報共有のスピードと正確性を向上させることができます。これにより、手動での通知漏れや宛先間違いといったミスを防ぎ、より生産性の高いコア業務に集中できる貴重な時間を確保できるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはNotionとGmailを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Notionでデータベースが更新されたら、NotionからGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Notionでタスク管理や情報集約を行っているものの、データベースが更新されるたびにGmailで関係者に手動で通知する作業に手間を感じていませんか？この定型的な連絡業務は、時間を要するだけでなく、送信漏れや宛先間違いのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース更新をトリガーとして、Gmailから関連する内容のメールを自動で送信できるため、これらの課題を解消し、通知業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionの更新内容を、都度Gmailで関係者に手動で共有している方
- NotionとGmailを連携させ、定型的なメール送信業務を自動化したいと考えている方
- 手作業によるメールの送信漏れや、内容の転記ミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのデータベース更新をきっかけにGmailでのメール送信が自動化されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を削減できます。
- 事前に設定した内容でメールが自動送信されるため、宛先間違いや内容の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページコンテンツが更新されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新されたページの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を基にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいデータソースを任意で指定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先、件名、本文などを自由に設定できます。Notionから取得したページのタイトルやプロパティの値を活用し、要件に応じた内容のメールを作成してください。
■注意事項
- Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
NotionとGmailの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にNotionとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでNotionとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Notion／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はNotionでデータベースが更新されたら、NotionからGmailでメールを送信するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- NotionとGmailをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Notionのトリガー設定および各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Notionでデータベースが更新されたら、NotionからGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Notionでタスク管理や情報集約を行っているものの、データベースが更新されるたびにGmailで関係者に手動で通知する作業に手間を感じていませんか？この定型的な連絡業務は、時間を要するだけでなく、送信漏れや宛先間違いのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース更新をトリガーとして、Gmailから関連する内容のメールを自動で送信できるため、これらの課題を解消し、通知業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionの更新内容を、都度Gmailで関係者に手動で共有している方
- NotionとGmailを連携させ、定型的なメール送信業務を自動化したいと考えている方
- 手作業によるメールの送信漏れや、内容の転記ミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのデータベース更新をきっかけにGmailでのメール送信が自動化されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を削減できます。
- 事前に設定した内容でメールが自動送信されるため、宛先間違いや内容の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページコンテンツが更新されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新されたページの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を基にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいデータソースを任意で指定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先、件名、本文などを自由に設定できます。Notionから取得したページのタイトルやプロパティの値を活用し、要件に応じた内容のメールを作成してください。
■注意事項
- Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
※事前準備
マイアプリ連携の前にNotionでデータべースを作成しておいてくださいね。
今回は例として以下のように作成しました！
ステップ1：NotionとGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1.NotionとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
2.GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Notionでデータベースが更新されたら、NotionからGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Notionでタスク管理や情報集約を行っているものの、データベースが更新されるたびにGmailで関係者に手動で通知する作業に手間を感じていませんか？この定型的な連絡業務は、時間を要するだけでなく、送信漏れや宛先間違いのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース更新をトリガーとして、Gmailから関連する内容のメールを自動で送信できるため、これらの課題を解消し、通知業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionの更新内容を、都度Gmailで関係者に手動で共有している方
- NotionとGmailを連携させ、定型的なメール送信業務を自動化したいと考えている方
- 手作業によるメールの送信漏れや、内容の転記ミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのデータベース更新をきっかけにGmailでのメール送信が自動化されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を削減できます。
- 事前に設定した内容でメールが自動送信されるため、宛先間違いや内容の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページコンテンツが更新されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新されたページの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を基にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいデータソースを任意で指定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先、件名、本文などを自由に設定できます。Notionから取得したページのタイトルやプロパティの値を活用し、要件に応じた内容のメールを作成してください。
■注意事項
- Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：Notionでページコンテンツが更新されたら
「ページコンテンツが更新されたら（Webhook）」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Notionと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
NotionのWebhook設定方法を参考に、Webhookの設定を行いましょう。
Webhookの設定が完了したら、Notionでページコンテンツを更新しましょう。
ステータスをリードから受注に変更しました！
変更できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
ステップ4：Notionでレコードを取得する
「レコードを取得する（ID検索）」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Notionと連携するアカウント情報」を確認してください。
使用したいデータベースの「データベースID」を候補から選択しましょう。
「取得したいレコードの条件」を「レコードID」「等しい」「ページID」のように設定しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
