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「Outlookで受信した問い合わせメールの情報を、マーケティングツールであるBrevoに手作業で登録している…」
「毎日のように発生するこの作業が地味に時間を奪っているし、たまに入力ミスも起こしてしまう…」
このように、OutlookとBrevo間での手作業によるデータ連携に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで受信したメールの内容を自動でBrevoにコンタクトとして登録する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスによる機会損失を防ぎ、より戦略的なマーケティング活動に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもクリック操作だけで簡単に設定できるため、これまで自動化ツールに触れたことがない方でもすぐに実践可能ですので、ぜひこの機会に導入して日々の業務を効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとBrevoを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとBrevoのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたデータ入力を自動化し、業務の効率を大幅に向上させることが可能になります。
例えば、Outlookで受信したメール情報をトリガーに、Brevoへ自動でコンタクト情報を登録するといった連携が実現できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、ご自身の業務に当てはまるものや、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookで受信した問い合わせや資料請求などのメール情報をもとに、自動でBrevoに新しいコンタクトとして登録するため、<span class="mark-yellow">手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、リード情報を迅速かつ正確に一元管理</span>できます。
この連携は、Outlookのデータを直接Brevoに連携するシンプルな構成です。
「特定の件名を含む」「特定の差出人から」といった条件に合致するOutlookのメールを受信した場合にのみ、Brevoにコンタクトを作成する連携です。
これにより、<span class="mark-yellow">重要なメールだけを抽出し、質の高いリードリストを自動で構築できる</span>ため、不要なコンタクトの登録を防ぎ、より効率的なマーケティング活動を実現します。
それでは、さっそく実際にOutlookとBrevoを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとBrevoの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Brevo
[Yoomとは]
今回は「Outlookで受信した内容をもとに、Brevoにコンタクトを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するOutlookとBrevoのマイアプリ登録方法を解説していきます。
Outlookのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365
Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面でサインインするアカウントを選択してください。
Brevoのマイアプリ登録
アプリの検索欄にBrevoを検索し、アプリを選択すると、以下の画面が表示されます。
続いて、Brevoの管理画面を開きましょう！
以下のようにAPIキーを取得し、「アクセストークン」欄に入力してください。
なお、「アカウント名」には任意の名称を登録できます。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
2.以下の画面が表示されるので、「OK」をクリックしましょう。
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「メールを受信したら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
4.任意の「メールフォルダID」を候補から入力しましょう。
5.続いて、Outlookでテスト用のメールを受信しましょう。
※以下は例です。
6.続いて、Yoomに戻り「テスト」をクリックしてください。
テストが成功した場合は、取得した値を取得できます。こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。
1.続いて、「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
2.変換タイプを選択する画面は、基本的にそのまま「次へ」をクリックしましょう。
3.次に「対象のテキスト」を設定します。
Outlookのメッセージから取得するため、取得した値から「本文」を選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
4.下にスクロールし、「抽出したい項目」を設定します。
以下は例ですので、任意で設定してください。
5.設定後に「テスト」を実行します！
スクロールすると、先ほどの様にアウトプットが表示されます。
こちらも次の設定で活用するので、データを確認しましょう。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
1.あっという間に最後の設定項目です！
これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「コンタクトを作成」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.画面が切り替わったら、以下の項目を入力します。
4.設定完了後に、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、以下のように表示されます。
5.実際にBrevoを開き、コンタクトが作成できていることを確認しましょう！
7.確認後、「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
今回はOutlookからBrevoへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBrevoからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Brevoに新しいコンタクトが作成されたタイミングで、その情報をOutlookに自動で通知する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">新規リードの発生をリアルタイムで把握し、営業担当者による迅速なアプローチを可能にする</span>ため、機会損失を防ぎ、顧客エンゲージメントの向上に繋がります。
「特定のタグが付与された」「特定のキャンペーンから登録された」など、あらかじめ設定した条件に合致するコンタクトがBrevoに作成された場合にのみ、Outlookに通知を送ります。
これにより、<span class="mark-yellow">優先度の高いリードや重要な顧客のアクションだけを担当者に通知できる</span>ため、無駄な通知を削減し、重要な業務に集中できる環境を構築します。
Yoomでは、OutlookとBrevoに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
OutlookとBrevoでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Outlookは、SalesforceやYoomなどの情報に基づき、定型メールやサンクスメールを自動で送信できます。
Asanaのタスク完了や毎月の目標達成時にも、チームにメール周知が可能です。また、Microsoft TeamsやChatworkとの連携により、メールの送受信通知を自動化し、情報共有とドキュメント送付を効率化できます。
Brevoでコンタクトが作成されたら、Google スプレッドシート、Notion、Salesforce、Airtableに顧客情報を登録できます。Stripeへの顧客追加やMailchimpのオーディエンスへの追加など、幅広いシステム連携も可能です。
Googleフォームの回答をもとにBrevoにコンタクトを作成するなど、インプットも自動化できます。メールのクリックや配信停止などのアクションに基づき、Microsoft TeamsやSlack、Gmailに通知することも可能です。
OutlookとBrevoの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールからの情報転記作業をなくし、ヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はリード情報を手入力する手間から解放され、迅速かつ正確なデータに基づいたマーケティング施策の立案や顧客対応といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できますので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：会社の共有メールボックスでも自動連携は可能ですか？
A：可能です。連携時に社内などで共有しているアカウントを選択してください。
Q：メール本文から特定の情報をうまく抽出できない場合は？
A：「抽出したい項目」と、「項目を抽出するための指示内容」を具体的に指定することをおすすめします。
指示内容は箇条書きなどにしておくと、AIの抽出制度を高められるでしょう。詳細はこちらのページもご確認ください。
Q：連携が失敗した場合、どのように対処すればよいですか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
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