■概要
Salesforceに新規の取引先が登録された際、関係者への情報共有をOutlookで行う作業は重要ですが、手動での対応は手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用することで、SalesforceとOutlookを連携させ、特定の条件に合致する取引先が登録された場合にのみ自動で通知を送ることが可能になり、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとOutlookを併用しており、手作業での通知業務に課題を感じている方
- 特定の条件に合致する重要な取引先の登録を、関係者にリアルタイムで共有したい方
- Salesforceでの登録情報を基にした通知の自動化で、ヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceに取引先が登録されると指定条件に基づき自動でOutlookから通知されるため、手作業での情報共有にかかる時間を短縮できます
- 手動での連絡による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションに進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に取引先登録の通知メールを自動で送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定では、ご利用の環境に合わせて任意のマイドメインURLを設定することが可能です
- 通知を送信する条件となる分岐設定は、「特定の地域」や「取引額」など、業務内容に応じて自由にカスタマイズできます
■注意事項
- Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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