【ノーコードで実現】ファイル名を自動でリネームする方法

チャットツールへの投稿をきっかけにファイル名をリネーム

SlackやDiscordなどのチャットツールに特定のメッセージが投稿されたことをきっかけに、関連ファイルの名称を自動で変更します。

チャットで指示された内容やクライアント名をファイル名に反映できれば、あとで探すときも迷いません。<span class="mark-yellow">チームでのファイル共有も、ぐっとスムーズになります。</span>

フォームへの回答内容をもとにファイル名をリネーム

GoogleフォームやYoom独自のフォームに入力・送信された内容に基づいて、関連するファイルの名称を自動で変更します。

申請書やアンケート回答に紐づくファイルなどを、<span class="mark-yellow">送信された申請者名、受付番号、回答日といった情報に合わせて自動で整理できるため、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル整理の負担を、大きく減らすことができます。

ファイル名を自動でリネームする基本フローを作ってみよう

今回は、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveでファイル名を更新する方法をご紹介します。</span>

問い合わせの管理台帳として使用しているGoogle スプレッドシートの特定の列（ファイル名に使いたい情報）が更新されたら、対応するGoogle Drive上のファイル名を自動で書き換える、といった自動化が可能です。

使用するシートは以下のものです。D列のステータスが「完了」になったらGoogle Driveのファイル名を自動更新するように設定します。

[Yoomとは]

まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシートとGoogle Driveマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• トリガー設定およびアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：マイアプリ登録

まずはじめにマイアプリ登録を行います。

左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録

まずはGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録を行います。

アプリの一覧から「Google スプレッドシート」を検索します。

以下の画面が出てきたら、「Sign in with Google」をクリックです。

使用したいGoogleアカウントを選択します。

Googleアカウントを選択したらパスワードを入力してログインしましょう。

以下画面が出てきたら、次へ進んで下さい。

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マイアプリに「Google スプレッドシート」が出てきたら、登録完了です！

Google Driveのマイアプリ登録

「新規接続」クリック後、アプリ一覧から「Google Drive」を検索してください。

以下画面が出てきたら「Sign with　Google」をクリックして次に進みましょう。

使用したいアカウントを選択しましょう。

以下の画面を確認して、「次へ」をクリックしてください。

以下画面を確認して、「続行」で次に進んで下さい。

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「Google Drive」がマイアプリに出てきたら、マイアプリ登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここからフローボットを作成していきます！

下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。

テンプレートのコピーが完了すると、以下の画面が表示されます。「OK」をクリックして、次のステップへ進みましょう。

ステップ3：アプリトリガーの設定

「行が更新されたら」をクリックしてください。

以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認してください。

API接続設定です。

プルダウンからトリガーの起動間隔を選択します。

トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分から設定可能です。
 基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！

スプレッドシートIDは候補から選択してください。

指定したスプレッドシートの行が更新されたら、トリガーが起動します。

シートIDも候補から選択してください。

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テーブルの範囲は、スプレッドシートの範囲のことです。

今回は、作成したシートに合わせてA列からD列までに設定しました。

続いて、一意の値が入った列を選択してください。

一意の値が入った列(同列内の他の行と入力される値が重複しない)は担当者のメールアドレスなので、C列で設定します。

更新を検知したい列は、ステータスの行を設定します。

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すべて入力ができたら、Ｄ列を「完了」のステータスに変更してからテストを行いました！

テストを成功したら、Google スプレッドシートの情報が取得できているか確認しましょう。

取得した値にシートの情報が正しく反映されているので、「保存する」で次に進みます。

ステップ4：分岐する

「コマンドオペレーション」をクリックしてください。

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分岐条件を指定していきます。

「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。 
また、ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能で、無料トライアル中なら普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください！

分岐対象の取得した値を選択します。取得した値をプルダウンから選びましょう。

今回は「ステータス」を選びました。

続いて、分岐条件の設定です。

ステータスが「完了」のものとそれ以外で分岐するように設定しました。

「保存する」をクリックして次に進んで下さい。

ステップ5：ファイル名を更新する

「ファイル名を更新する」をクリックしてください。

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以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認してください。

対象のファイルIDを入力してください。

入力欄下記の注意点を参考に入力してくださいね。

ファイル名は、「テスト_【日付】更新版」にしてみました。

日付は、日付から選択してください。

テストを行いましょう。

テスト成功画面を確認したら、「保存する」をクリックしてください。

Google Driveのファイル名が更新されているか、確認しましょう。

ステップ7：フローボットの自動化設定

以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。

これで全ての設定が完了です！

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Google Driveとリネームを活用したその他の自動化例

Google Driveとの連携は、ファイル名の自動変更だけにとどまりません。
たとえば、Slackでのやりとりをもとにファイル名を更新したり、フォームの回答をトリガーに、書類名を自動で整理するといったフローも実現できます。

日常的に行っているファイルの保存や管理作業も、こうした連携を通じて効率化できるので、気になるものがあればぜひ試してみてください！

Google Driveを活用した自動化例

Google Driveと他ツールを連携させれば、ファイル作成や保存もすべて自動化できます。手間を減らしつつ情報整理が進むので、チーム全体の業務効率もアップ！

面倒な手作業に悩まされている方は、まずはテンプレートから気軽に試してみてください。

ファイルのリネームができる自動化例

手動でのファイル名変更は意外と時間を取られがち。Yoomを使えば、フォーム送信やチャットの通知をきっかけに自動でファイル名を変更できます。

探しやすさと整理のしやすさが劇的に変わるので、日々の業務にすぐ役立つはずです。

まとめ

ファイル名の変更は、一つひとつは簡単でも、数が増えると意外と手間がかかります。単純な作業ほど、うっかりミスも起きやすいものです。
また、チーム内で命名規則を統一・徹底するのも、なかなか骨が折れる作業ですよね。

今回ご紹介したように、Yoomを活用すれば、Google スプレッドシートの更新やチャットツールへの投稿、フォームの回答など、様々な業務の流れの中で発生するファイル名の変更作業を自動化できます。これにより、手作業によるリネームの手間やミスを削減し、本来注力すべき業務にもっと時間を割けるようになります。

ルールに基づいてファイル名が自動で統一されることで、後からの検索や整理もしやすくなります。これは個人だけでなく、チーム全体の生産性向上にも繋がるはずです！

Yoomでは、今回ご紹介した以外にも、様々な業務を自動化するためのテンプレートを豊富にご用意しています。<span class="mark-yellow">プログラミングの知識は不要で、画面上の設定だけで簡単に自動化を始めることが可能です。</span>

最初は無料プランで気軽にスタートできます。日々の作業に負担を感じているなら、この機会に試してみてはいかがでしょうか。