フォームから特定の回答が送信されたら、Google Driveの特定フォルダ内のファイル名を一括で変更する

■概要

フォームから送信された情報をもとに、Google Drive内の関連ファイル名を一つひとつ手作業で変更する作業に、手間や時間を取られていませんか。手動での作業は、ファイル名の付け間違いといったミスを引き起こす原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、フォームが送信されると、Google Driveの特定フォルダ内にあるファイル名が一括で自動的に変更されるため、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームの回答内容に応じて、Google Driveのファイル名を手動で変更している方
• 大量のファイルリネーム作業による、入力ミスや作業漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
• ファイル管理業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信をきっかけにファイル名が自動で変更されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのファイル名変更に伴う入力ミスや、変更漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、変更に必要な情報を入力するフォームを作成します。
3. 次に、分岐機能を設定し、フォームの入力内容などに応じて後続の処理を分岐させます。
4. 続いて、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、ファイル名の変更ルールが記載された情報を取得します。
5. 最後に、Google Driveの「ファイル名を変更する」アクションを設定し、取得した情報をもとにファイル名を一括で変更します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• オペレーションに設定している分岐機能では、フォームの回答内容など、取得した情報に基づいて後続の処理を分岐させるための条件を任意に設定できます。
• Google スプレッドシートから取得するレコードの情報や、Google Driveで変更するファイル名の命名規則などを、実際の運用に合わせて自由に指定・変更することが可能です。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。