Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しDropboxに格納する

■概要

Gmailに届く請求書や契約書などの書類、その都度内容を確認してファイル名を変更し、手作業でDropboxに保存する業務に時間を取られていませんか。このワークフローを活用すれば、Yoomの特定メールアドレスに届いた書類の添付ファイルをOCRで読み取り、その内容を基にファイル名を自動で更新してDropboxに格納します。手作業による確認やリネームの手間を省き、書類管理業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで請求書などの書類を受け取り、手作業で処理している経理や総務担当の方
Dropboxで書類を管理しており、手動でのファイル名変更や格納に手間を感じている方
書類の電子化と管理業務の自動化を推進し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

メール受信からファイル名変更、指定フォルダへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業によるファイル名の付け間違いや、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、Yoomが発行した特定のメールアドレスにメールが送信されたらフローが起動するよう設定します。
次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むように条件を設定します。
次に、オペレーションでOCR機能を選択し、メールに添付されたPDFや画像ファイルから請求番号や会社名などの文字情報を読み取ります。
最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にファイル名を変更して指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

メールトリガー機能では、フローを起動させるためのメールの件名や本文の内容を自由に設定でき、それらの情報を後続のオペレーションで利用できます。
分岐機能では、メールの件名や添付ファイルの有無など、前のステップで取得した情報に基づいて後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。
OCR機能では、読み取りたいファイルの添付方法、抽出したい項目、使用するAIモデルや言語などを業務内容に合わせて自由に設定可能です。
Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダパスやファイル名を柔軟に設定できます。例えばOCRで読み取った取引先名や日付をファイル名に含める、といったカスタムが可能です。

■注意事項

Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。