AIによる要約結果をメールツールに通知する
<span class="mark-yellow">フォームの回答などをAIで要約し、GmailやZoho Mailといったメールツールを通じて指定した宛先に自動送信する</span>ことによって、チャットツールを普段利用しない関係者へも確実に要約情報を届けることができます。
チーム内外でのスムーズな情報連携を実現するでしょう！
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「問い合わせフォームの内容を毎回確認して要約するのが大変…」
「アンケートの自由回答を一つ一つ読んでまとめるのに時間がかかりすぎる…」
このように、フォームなどから送られてくる大量のテキストを処理し、要点を把握するだけでも、多くの時間を取られていませんか？手作業での要約は時間がかかるだけでなく、解釈のばらつきや見落としといったヒューマンエラーの可能性も否定できません。
もし、<span class="mark-yellow">フォームで受け取った回答や様々なテキストデータをAIが自動で要約し、指定したツールに通知・記録してくれる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、情報収集や分析など本質的な業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して日々の情報処理業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">フォームなどで受け取った文章をAIで自動要約する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、Googleフォームなどのフォームサービスで受け取った情報をAIが自動で要約し、その結果を様々なツールに連携する自動化の具体的なテンプレートを紹介します！
これらの自動化により、情報収集後の処理時間を大幅に短縮し、迅速な情報共有やデータ活用が可能になります。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">フォームで受信した内容をAIで自動要約し、その結果をDiscordやGoogle Chatなどのビジネスチャットツールへリアルタイムに通知する</span>ことで、関係者間での迅速な情報共有や、問い合わせへのスピーディーな対応が可能となり、コミュニケーションの効率化に繋がります。
<span class="mark-yellow">フォームの回答などをAIで要約し、GmailやZoho Mailといったメールツールを通じて指定した宛先に自動送信する</span>ことによって、チャットツールを普段利用しない関係者へも確実に要約情報を届けることができます。
チーム内外でのスムーズな情報連携を実現するでしょう！
<span class="mark-yellow">フォームから得られた情報をAIで要約した上で、Microsoft ExcelやGoogle スプレッドシートなどの表計算ソフトやデータベースに自動で追加・記録します。</span>
アンケート結果の集計・分析や、顧客からのフィードバック管理などを効率化し、データに基づいた意思決定をサポート！
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Googleフォームで送信された文章をAIで自動要約し、その結果をDiscordに通知するフロー</span>を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは、連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
検索結果からアプリ名をクリックします。
これでGoogle フォームのマイアプリ連携が完了です。
検索結果からアプリ名をクリックします。連携に必要な値を入力する画面が表示されます。
Yoomヘルプ：Discord Botのマイアプリ連携方法
必須項目を入力し追加ボタンをクリックすると、Discordのマイアプリ登録が完了です。
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能なので、途中保存や再開する場合はこちらを確認してください。
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程は、フローボットを起動するための条件を設定します。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
内容の確認ができたら、次へをクリックして進みましょう。
<span class="mark-yellow">設定ができたら、フォームにテスト回答を送信しておきましょう。テストでは、直近1時間以内に送信された回答を検知します。</span>
テスト用回答を送信できたら、テストボタンをクリックしてください。成功すると、以下のように表示されます。
設定したAPIが正しく動作したことを表しています。取得できた値が以下に表示されます。
取得した値の中に、テスト回答の内容が見当たらないと思います。Googleフォームの回答結果は、追加で値を取得する操作を行います。
Google フォームの回答結果を追加取得する操作を行います。アウトプット一覧の下にある「＋取得する値を追加」ボタンをクリックするとJSONPath指定画面に切り替わります。
追加したい値の前にあるプラスボタンをクリックすると、「追加する値」に表示されます。これで、値の追加完了です！
より詳しい設定方法：Google フォームトリガーで、回答内容を取得する方法
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
この値は、後の工程で引用するので、確認をしてから保存するをクリックします。
テンプレートの2つ目をの工程をクリックします。この工程では、Googleフォームで取得した回答をAIが要約してまとめる設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
クリックすると、編集欄に引用コードが埋め込まれます。埋め込みができたら下へスクロールしましょう。
設定ができたら、テストボタンをクリックします。成功すると、要約結果が取得できます。
保存をクリックしたら、次の工程に進みましょう。
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、前の操作で取得した要約結果をDiscordのチャンネルに送信する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックします。
定型文を編集したら、テストボタンをクリックしてください。成功すると、Discordの指定したチャンネルに通知されます。
また、Discordからの上記の項目・値が取得できます。保存するボタンをクリックしてすべての設定完了です！
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です！
GoogleフォームやAIによる要約機能は、情報収集から整理・共有までの手間を減らし、業務効率を大きく向上させます。以下では、実際の活用テンプレートを用いた自動化の例をご紹介します。
Googleフォームとの連携では、アンケートや問い合わせ内容をAsanaで管理したり、回答結果を自動でMicrosoft ExcelやSalesforceに転記するなど、さまざまな業務を効率化できます。
ファイルやPDFの受け取り後にSlackやBoxへ自動で送ることも可能です。業務でGoogleフォームをよく使う方は、ぜひ以下のテンプレートもご活用ください。
AIによる要約機能は、日々の情報整理に役立つだけでなく、業務全体のスピードアップにも繋がります。たとえば、メールの添付ファイルをOCRで読み取り、要約してMicrosoft Teamsに送信したり、会議の文字起こしを自動でPDFにまとめてBoxへ保存するフローなどがあります。
膨大なテキストを扱う業務がある方は、以下のテンプレートもぜひ参考にしてみてください。
Googleフォームなどで受け取った文章のAIによる自動要約を実現することで、<span class="mark-yellow">これまで多くの時間を要していた情報収集後の確認・要約作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>
これにより、アンケート分析や問い合わせ対応の初動を早め、より迅速かつ的確なアクションを取ることが可能となり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したようなAIを活用した業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的にフローを構築できるので、もしAIによる要約や業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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