「問い合わせフォームの内容を毎回確認して要約するのが大変…」
「アンケートの自由回答を一つ一つ読んでまとめるのに時間がかかりすぎる…」
このように、フォームなどから送られてくる大量のテキストを処理し、要点を把握するだけでも、多くの時間を取られていませんか？手作業での要約は時間がかかるだけでなく、解釈のばらつきや見落としといったヒューマンエラーの可能性も否定できません。
もし、フォームで受け取った回答や様々なテキストデータをAIが自動で要約し、指定したツールに通知・記録してくれる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、情報収集や分析など本質的な業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して日々の情報処理業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォームなどで受け取った文章をAIで自動要約する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームで送信された文章をAIで要約して、Discordに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートについて、長文の回答内容を都度確認し、チームに共有する作業に時間を要していませんか。
このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信された際にAIが自動でその内容を要約し、Discordの指定チャンネルに通知することが可能です。内容の確認から共有までを自動化し、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで問い合わせやアンケートを受け付けているカスタマーサポート担当者
- フォームで得た情報をDiscordでチーム共有し、スピーディーな対応を目指している方
- AIを活用して、文章の読解や要約といった定型業務の効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答の確認から要約、共有までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- AIが一貫した基準で要約を実行するため、担当者による解釈のばらつきや共有漏れを防ぎ、業務の標準化と属人化の解消に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」を選択し、トリガーで取得したフォームの回答内容を要約するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIによって要約されたテキストを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のオペレーションでは、要約後の文字数や「箇条書きで」といった要約の条件、さらには出力する言語などを任意で設定することが可能です。
- Discordへの通知オペレーションでは、メッセージを送信するチャンネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、フォームの回答やAIの要約結果といった前のステップで取得した情報を変数として埋め込んだりすることもできます。
■注意事項
フォーム情報をAIで自動要約し連携する方法
ここでは、Googleフォームなどのフォームサービスで受け取った情報をAIが自動で要約し、その結果を様々なツールに連携する自動化の具体的なテンプレートを紹介します！
これらの自動化により、情報収集後の処理時間を大幅に短縮し、迅速な情報共有やデータ活用が可能になります。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
AIによる要約結果をチャットツールに通知する
フォームで受信した内容をAIで自動要約し、その結果をDiscordやGoogle Chatなどのビジネスチャットツールへリアルタイムに通知することで、関係者間での迅速な情報共有や、問い合わせへのスピーディーな対応が可能となり、コミュニケーションの効率化に繋がります。
Googleフォームで送信された文章をAIで要約して、Discordに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートについて、長文の回答内容を都度確認し、チームに共有する作業に時間を要していませんか。
このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信された際にAIが自動でその内容を要約し、Discordの指定チャンネルに通知することが可能です。内容の確認から共有までを自動化し、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで問い合わせやアンケートを受け付けているカスタマーサポート担当者
- フォームで得た情報をDiscordでチーム共有し、スピーディーな対応を目指している方
- AIを活用して、文章の読解や要約といった定型業務の効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答の確認から要約、共有までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- AIが一貫した基準で要約を実行するため、担当者による解釈のばらつきや共有漏れを防ぎ、業務の標準化と属人化の解消に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」を選択し、トリガーで取得したフォームの回答内容を要約するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIによって要約されたテキストを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のオペレーションでは、要約後の文字数や「箇条書きで」といった要約の条件、さらには出力する言語などを任意で設定することが可能です。
- Discordへの通知オペレーションでは、メッセージを送信するチャンネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、フォームの回答やAIの要約結果といった前のステップで取得した情報を変数として埋め込んだりすることもできます。
■注意事項
フォームで送信された文章をAIで要約して、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
Webサイトのお問い合わせフォームや、社内からの報告フォームに届く長文の内容確認に時間を要していませんか。
受け取った内容を一件ずつ読み解く作業は、本来の業務を圧迫する要因になりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームで送信された文章をAIが自動で要約し、Google Chatへ通知できます。
これにより、内容の把握にかかる時間を削減し、迅速な対応を実現できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームから届くお客様の問い合わせ内容の確認を効率化したい方
- 社内からの報告や申請内容の確認作業に多くの時間を費やしている方
- AIを活用して、日々の情報収集や確認業務の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、AIが長文を自動で要約するため、内容確認の時間を削減し、次のアクションに素早く移ることができます。
- AIが客観的な視点で要約することで、担当者による解釈のばらつきを防ぎ、チーム全体の情報把握レベルの均一化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatをYoomと連携します。
- トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、AI機能の「要約する」アクションを選択し、フォームで受け取った文章を要約するように設定します。
- 最後に、Google Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、要約した内容を指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIでテキストを要約する際、前のステップでフォームから取得した文章全体や特定の項目を変数として設定し、動的に要約させることが可能です。
- Google Chatへの通知先スペースは任意で設定でき、通知メッセージの本文には固定テキストだけでなく、フォームの受付日時やAIの要約結果などを変数として埋め込めます。
■注意事項
AIによる要約結果をメールツールに通知する
フォームの回答などをAIで要約し、Gmailなどのメールツールを通じて指定した宛先に自動送信することによって、チャットツールを普段利用しない関係者へも確実に要約情報を届けることができます。
チーム内外でのスムーズな情報連携が実現するでしょう！
Googleフォームで送信された文章をAIで要約して、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けたアンケートの自由回答や、お問い合わせ内容の確認に手間取っていませんか？長文のテキストを一つひとつ読むのに時間がかかり、迅速な対応が難しいと感じることもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるとAIが自動で内容を要約し、指定のGmailアドレスに通知します。これにより、内容の把握が効率化され、重要な情報を素早く確認できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けるお問い合わせやアンケートの管理を担当している方
- フォームから送信される長文のテキストを手動で確認し、非効率を感じている方
- AIを活用して情報収集や内容把握のプロセスを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに届いた回答をAIが自動で要約するため、長文を読む手間が省け、内容を素早く把握するための時間を短縮できます。
- 要約された内容がGmailに自動で通知されることで、重要なお問い合わせなどの見落としを防ぎ、対応の迅速化と均一化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」を選択し、Googleフォームから取得した回答のテキストを要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、要約されたテキストを含んだメールを指定のアドレスに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガーでは、対象としたいフォームのIDや、新しい回答をチェックする起動間隔を任意で設定してください。
- AIの要約オペレーションでは、要約したいテキスト（フォームの回答項目）、出力する文字数、要約の形式に関する条件、言語などを自由に設定できます。
- Gmailで送信するメールの件名や本文は任意で設定可能です。前のオペレーションでAIが生成した要約結果などを活用し、通知内容を組み立ててください。
■注意事項
フォームで送信された内容をAIで要約して、Gmailで通知する
試してみる
■概要
フォームから寄せられるお問い合わせやアンケート、その内容を確認するのに時間を取られていませんか。特に長文の回答は、要点を把握するだけでも手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるとその内容をAIが自動で要約し、指定のGmailアドレスへ通知します。これにより、内容の迅速な把握が可能になり、対応の初動を早めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ内容の確認と対応に時間を要しているカスタマーサポート担当者の方
- アンケートの自由記述欄など、長文テキストの要点把握を効率化したいマーケティング担当者の方
- 日々の報告や申請内容の確認を迅速に行い、業務全体のスピードを向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから送信された長文の内容もAIが自動で要約するため、内容把握にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 要約された内容がGmailに即時通知されるため、担当者は迅速に要点を把握し、次のアクションへスムーズに移行できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、フォームで受け取った内容を要約するように指定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが要約したテキストを本文に含めて通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、収集したい情報に合わせて、質問項目を自由に追加・修正することが可能です。
- AI機能の「要約する」アクションでは、要約対象のテキスト、文字数、箇条書きなどの要約条件、言語を任意で設定できます。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文を自由に設定でき、フォームの回答やAIの要約結果を埋め込めます。
■注意事項
AIによる要約結果をデータベース/スプレッドシートに記録する
フォームから得られた情報をAIで要約した上で、Microsoft ExcelやGoogle スプレッドシートなどの表計算ソフトやデータベースに自動で追加・記録します。
アンケート結果の集計・分析や、顧客からのフィードバック管理などを効率化し、データに基づいた意思決定をサポート！
Googleフォームで送信された文章をAIで要約して、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
アンケートや問い合わせフォームで集めた長文の回答について、一つひとつ目を通して内容を把握し、要約して転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この作業は時間がかかるだけでなく、手作業での転記にはミスが起こる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIが自動で内容を要約し、Google スプレッドシートに記録するため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した顧客の声やアンケート回答の管理に手間を感じている方
- 長文の回答内容を効率的に把握し、スプレッドシートで分析したいと考えている方
- AIによる文章要約を活用して、定型的な情報処理業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からスプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業での確認や要約、転記にかかっていた時間を短縮することができます。
- AIが一貫した基準で要約を行い、転記ミスもなくなるため、ヒューマンエラーを防ぎ、データの品質を均一に保つことにも繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションでフォームの回答内容を要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、AIが要約したテキストなどを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガーでは、対象となるフォームIDを指定するほか、フローを起動する間隔を任意で設定できます。
- AI機能の「要約する」では、要約したいフォームの回答項目を指定し、出力する文字数や要約の条件、言語などを細かく設定することが可能です。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を自由に指定できます。また、要約結果のほか、フォームの回答日時などどの情報をどの列に追加するかを設定できます。
■注意事項
フォームで送信された文章をAIで要約して、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
お問い合わせフォームやアンケートで寄せられる長文の回答を一つひとつ確認し、手作業で要約してMicrosoft Excelにまとめる作業に時間を取られていませんか。
このワークフローは、フォームが送信されるとAIが自動で内容を要約し、Microsoft Excelの指定した行にデータを追加するため、情報整理の手間を省き、迅速な対応や分析が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ内容を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 長文のフィードバックやアンケート結果を効率的に要約・管理したいと考えている方
- AIを活用して、情報収集からデータ蓄積までのフローを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで送信された内容をAIが自動で要約しExcelへ追加するため、手作業での転記や要約作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業による転記ミスや要約の質のばらつきを防ぎ、常に一定の品質でデータを蓄積することでヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- フォームトリガー機能を選択し、任意のフォームを作成します。
- 次に、AI機能の「要約する」を選択し、トリガーのフォームで受け取った文章を要約するように設定します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定することで、フォームの入力内容やAIが要約したテキストを指定のファイル・シートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストを要約する」では、プロンプトにフォームで受け取った内容などの変数を埋め込むことで、状況に応じた動的な要約が可能です。
- 「レコードを追加する」では、フォームの入力値やAIによる要約結果など、前段のステップで取得した値を各項目に埋め込むことができます。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
フォームの回答をAI要約し、通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームで送信された文章をAIで自動要約し、その結果をDiscordに通知するフローを解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Yoomと使用アプリをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フローの詳細設定
- トリガーをON！
Googleフォームで送信された文章をAIで要約して、Discordに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートについて、長文の回答内容を都度確認し、チームに共有する作業に時間を要していませんか。
このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信された際にAIが自動でその内容を要約し、Discordの指定チャンネルに通知することが可能です。内容の確認から共有までを自動化し、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで問い合わせやアンケートを受け付けているカスタマーサポート担当者
- フォームで得た情報をDiscordでチーム共有し、スピーディーな対応を目指している方
- AIを活用して、文章の読解や要約といった定型業務の効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答の確認から要約、共有までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- AIが一貫した基準で要約を実行するため、担当者による解釈のばらつきや共有漏れを防ぎ、業務の標準化と属人化の解消に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」を選択し、トリガーで取得したフォームの回答内容を要約するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIによって要約されたテキストを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のオペレーションでは、要約後の文字数や「箇条書きで」といった要約の条件、さらには出力する言語などを任意で設定することが可能です。
- Discordへの通知オペレーションでは、メッセージを送信するチャンネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、フォームの回答やAIの要約結果といった前のステップで取得した情報を変数として埋め込んだりすることもできます。
■注意事項
ステップ1:マイアプリ連携の設定
まずは、連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Google フォーム
検索結果からアプリ名をクリックします。
-
「Sign in with Google」ボタンをクリックします。その後、Googleアカウントのログイン画面が表示されるので、メールアドレスとパスワードを入力します。
- Yoomのアクセス権限を確認されます。次へをクリックしましょう。
これでGoogle フォームのマイアプリ連携が完了です。
Discord
検索結果からアプリ名をクリックします。連携に必要な値を入力する画面が表示されます。
Yoomヘルプ：Discord Botのマイアプリ連携方法
必須項目を入力し追加ボタンをクリックすると、Discordのマイアプリ登録が完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
Googleフォームで送信された文章をAIで要約して、Discordに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートについて、長文の回答内容を都度確認し、チームに共有する作業に時間を要していませんか。
このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信された際にAIが自動でその内容を要約し、Discordの指定チャンネルに通知することが可能です。内容の確認から共有までを自動化し、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで問い合わせやアンケートを受け付けているカスタマーサポート担当者
- フォームで得た情報をDiscordでチーム共有し、スピーディーな対応を目指している方
- AIを活用して、文章の読解や要約といった定型業務の効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答の確認から要約、共有までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- AIが一貫した基準で要約を実行するため、担当者による解釈のばらつきや共有漏れを防ぎ、業務の標準化と属人化の解消に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」を選択し、トリガーで取得したフォームの回答内容を要約するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIによって要約されたテキストを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のオペレーションでは、要約後の文字数や「箇条書きで」といった要約の条件、さらには出力する言語などを任意で設定することが可能です。
- Discordへの通知オペレーションでは、メッセージを送信するチャンネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、フォームの回答やAIの要約結果といった前のステップで取得した情報を変数として埋め込んだりすることもできます。
■注意事項
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能なので、途中保存や再開する場合はこちらを確認してください。
ステップ3：アプリトリガー「フォームに回答が送信されたら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程は、フローボットを起動するための条件を設定します。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Googleフォームと連携するアカウント情報
- トリガーアクション
内容の確認ができたら、次へをクリックして進みましょう。
（1/2）アプリトリガーのAPI接続設定
- トリガー起動間隔
- フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できますが、ご契約のプランによって起動間隔が異なります。
設定ができたら、フォームにテスト回答を送信しておきましょう。テストでは、直近1時間以内に送信された回答を検知します。
テスト用回答を送信できたら、テストボタンをクリックしてください。成功すると、以下のように表示されます。
設定したAPIが正しく動作したことを表しています。取得できた値が以下に表示されます。
取得した値の中に、テスト回答の内容が見当たらないと思います。Googleフォームの回答結果は、追加で値を取得する操作を行います。
アウトプットを追加取得する
Google フォームの回答結果を追加取得する操作を行います。アウトプット一覧の下にある「＋取得する値を追加」ボタンをクリックするとJSONPath指定画面に切り替わります。
追加したい値の前にあるプラスボタンをクリックすると、「追加する値」に表示されます。これで、値の追加完了です！
より詳しい設定方法：Google フォームトリガーで、回答内容を取得する方法
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
アウトプットについて
この値は、後の工程で引用するので、確認をしてから保存するをクリックします。
ステップ4：要約する「要約する」
テンプレートの2つ目をの工程をクリックします。この工程では、Googleフォームで取得した回答をAIが要約してまとめる設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アクション
- 事前設定でAIが選択済みのため、追加の操作は不要です。ちなみに、種類は以下から選択可能です。
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）詳細を設定
- 要約対象のテキスト
- 編集欄をクリックすると、プルダウンメニューが表示されます。このメニュー内に、前の操作で取得したGoogleフォームの回答の引用コードが表示されるので選択しましょう。
クリックすると、編集欄に引用コードが埋め込まれます。埋め込みができたら下へスクロールしましょう。
- 文字数
- 事前設定では、500に設定されています。運用してみて、文字数を変更が必要であれば、増減はここから可能です。
- 要約の要件
- 要約のクオリティに指定がある場合は、設定しましょう。
- 言語
- 「日本語」に設定してみました。他の言語でも対応可能です。
設定ができたら、テストボタンをクリックします。成功すると、要約結果が取得できます。
保存をクリックしたら、次の工程に進みましょう。
ステップ4：アプリと連携する「メッセージを送信」
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、前の操作で取得した要約結果をDiscordのチャンネルに送信する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Discordと連携するアカウント情報
- アクション
次へをクリックします。
（2/2）API接続設定
- チャンネルID
- Discordのチャンネル内で取得できます。チャンネル一覧の歯車アイコンを右クリックすると、メニューの一番下にチャンネルIDが表示されます。
- メッセージ内容
- 通知する定型文を編集します。事前設定で取得した要約結果の引用コードが、編集欄に埋め込まれています。このコードは、編集欄をクリック＜プルダウンメニュー＜要約する のタブの中に格納されています。
定型文を編集したら、テストボタンをクリックしてください。成功すると、Discordの指定したチャンネルに通知されます。
また、Discordからの上記の項目・値が取得できます。保存するボタンをクリックしてすべての設定完了です！
ステップ6（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です！
Googleフォームや文章の要約機能を使ったその他の自動化例
GoogleフォームやAIによる要約機能は、情報収集から整理・共有までの手間を減らし、業務効率を大きく向上させます。以下では、実際の活用テンプレートを用いた自動化の例をご紹介します。
Googleフォームを使った便利な自動化例
Googleフォームとの連携では、アンケートや問い合わせ内容をAsanaで管理したり、回答結果を自動でMicrosoft ExcelやSalesforceに転記するなど、さまざまな業務を効率化できます。
ファイルやPDFの受け取り後にBoxへ自動で送ることも可能です。業務でGoogleフォームをよく使う方は、ぜひ以下のテンプレートもご活用ください。
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた情報をAsanaへ都度入力しており、処理効率を高めたい担当者の方
- フォーム回答とタスク管理の連動性を高めたいチームの方
- 回答内容をタスク化する運用を定着させたいプロジェクト管理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームからの回答を自動でAsanaへ登録でき、転記作業の時間削減につながり、自動化の取り組みを前進させられます。
- 入力漏れや記入ミスといった人的エラーを抑え、回答内容をそのままAsanaへ反映できるため、情報管理の質を維持しやすくなります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選び「フォームに回答が送信されたら」を設定する
- 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をタスクの各項目に紐付ける
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームは、使用したいフォームIDを任意で設定可能です。
- Asanaは、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
Googleフォームで回答が送信されたらSalesforceに連携する
試してみる
■概要
Googleフォームで獲得したお問い合わせやイベント申込などの情報を、一件ずつSalesforceへ手作業で登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、Salesforceへリード情報が自動で登録されるため、こうした定型業務の負担を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた情報をSalesforceで管理しているマーケティング担当者の方
- 手作業でのデータ入力によるミスや対応の遅れをなくしたいと考えている営業担当者の方
- 反復的なデータ転記作業を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点にSalesforceへ自動でデータが連携されるため、これまで手作業での入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、フォームの回答内容をリード情報として登録するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを指定し、Salesforceに連携したい回答情報を選択することが可能です。
- Salesforceのオペレーション設定では、リード以外のオブジェクトにレコードを追加することもでき、各項目には固定値を設定したり、Googleフォームで取得した回答を変数として埋め込んだりするなどのカスタムができます。
■注意事項
- Googleフォーム、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を定期的に受け付けている業務担当者の方
- 収集したファイルをBoxで管理しており、手作業でのアップロードを自動化したい方
- ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
- 人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームIDや、フローが起動する実行間隔を任意で設定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報（アウトプット）からファイルIDを動的に指定します。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
Googleフォームの回答内容をMicrosoft Excelに入力
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■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつMicrosoft Excelに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるコピー＆ペーストは、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、Microsoft Excelへ内容が自動で入力されるため、こうした課題を解消し、よりスムーズなデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した回答を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- フォームからの問い合わせや申し込み情報をリアルタイムで関係者に共有したいと考えている方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、データの正確性を高めたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると自動でMicrosoft Excelに行が追加されるため、これまで手作業に費やしていた転記時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ管理の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームの回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードに追加する」アクションを設定し、フォームで受け取った回答内容を、指定したExcelファイルに追加するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelのレコード追加アクションでは、フォームのどの回答をExcelのどの列に追加するかを任意に設定することが可能です。例えば、フォームの「氏名」の回答をMicrosoft Excelの「名前」列に、「メールアドレス」の回答を「連絡先」列に紐付けるといった柔軟な設定ができます。
■注意事項
文章の要約機能を使った便利な自動化例
AIによる要約機能は、日々の情報整理に役立つだけでなく、業務全体のスピードアップにも繋がります。たとえば、メールの添付ファイルをOCRで読み取り、要約してMicrosoft Teamsに送信したり、会議の文字起こしを自動でPDFにまとめてBoxへ保存するフローなどがあります。
膨大なテキストを扱う業務がある方は、以下のテンプレートもぜひ参考にしてみてください。
DropboxにアップロードされたファイルをOCRし、AIで内容を要約してMicrosoft Excelに追加する
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■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や議事録、どのように管理していますか。一つひとつファイルを開いて内容を確認し、手作業でMicrosoft Excelに転記するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが追加されるだけで、OCRによる文字の読み取りからAIによる内容の要約、Microsoft Excelへのデータ追加までを自動で完結し、書類管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで受け取る大量の書類を手作業でMicrosoft Excelに入力している方
- 書類の内容をAIで要約し、効率的にデータベース化したいと考えている方
- OCRとAIを組み合わせた具体的な業務自動化の事例を探しているDX担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードを起点に、内容の読み取りから転記までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減します。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- さらに、AI機能の「要約する」アクションを設定し、前のステップで抽出したテキストの内容を要約します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが要約したテキストなどの情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- AI機能では、OCRで文字を読み取る際の抽出項目や、要約する際の指示内容などを目的に応じて自由にカスタムできます。
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、どの列にどの情報（ファイル名やAIによる要約結果など）を記録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- DropboxとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
GitHubでPull Requestが作成されたら、AIで内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する
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■概要
開発プロジェクトにおいて、GitHubで作成されるPull Requestのレビューは重要ですが、数が増えると内容の確認に時間がかかり、開発のボトルネックになることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、GitHubでPull Requestが作成されると、AIが自動で変更内容を要約し、指定のMicrosoft Teamsチャネルへ通知します。これにより、レビュープロセスの迅速化と確認作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GitHubでのPull Requestレビューの確認作業に時間のかかっている開発チームのリーダーの方
- レビュー依頼の周知や内容説明の手間を省き、開発に集中したいエンジニアの方
- 開発プロセスのボトルネックを解消し、チーム全体の生産性を向上させたいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Pull Request作成から内容の要約、関係者への通知までが自動化され、レビューにかかる時間や手作業の手間を削減できます。
- 手動での通知による連絡漏れや、要約内容のバラつきを防ぎ、レビュープロセスを標準化することで、確認業務の属人化を解消します。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのGitHubアカウントとMicrosoft TeamsアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGitHubを選択し、「プルリクエストが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」を選択し、トリガーで取得したPull Requestの情報を要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を選択し、AIが生成した要約を指定のチャネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GitHubのトリガー設定では、通知の対象とするリポジトリの所有者とリポジトリ名を任意で指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、Pull Requestのタイトルや本文からどのような情報を要約するか、プロンプトで抽出項目を自由にカスタムできます。
- Microsoft Teamsへの通知アクションでは、メッセージの送信先チームやチャネルを任意で設定できるほか、本文にAIの要約結果やPull RequestのURLなどを変数として自由に埋め込めます。
■注意事項
- GitHub、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、内容を要約してMicrosoft Teamsに送信する
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■概要
Outlookで受信する請求書や発注書などの添付ファイルを手作業で開き、内容を確認してMicrosoft Teamsへ報告する作業は、時間もかかり転記ミスの原因にもなります。このワークフローは、Outlookで受信したメールの添付ファイルを自動でOCRが読み取り、さらにAIが内容を要約してMicrosoft Teamsに通知します。これまで手動で行っていた一連の確認・報告業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る請求書などの確認や、Microsoft Teamsへの報告を自動化したい方
- OCRツールを使った文字起こしや、内容の要約を手作業で行い、非効率だと感じている方
- 手作業による転記ミスを防止し、請求書処理などの業務を正確に進めたい経理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から内容の確認、要約、報告までの一連のフローを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの見落としやMicrosoft Teamsへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 続けて、「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- さらに、AI機能の「要約する」アクションで抽出したテキストを要約します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約結果を送信します。
.最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約結果を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動する間隔のほか、特定のメールフォルダ（例：請求書フォルダ）のみを監視対象としてIDを設定することが可能です。
- OCR機能の設定では、読み取り対象のファイルや、テキストの中から特定のパターンに一致する情報（例：請求金額、日付など）のみを抽出するようにカスタムできます。
- AIによる要約の設定では、前のステップでOCR機能によって出力されたテキスト（アウトプット）を対象に、「〇〇の形式で要約して」といった具体的な指示を追加することが可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチームID・チャネルIDを指定するだけでなく、OCRやAIの要約結果などのアウトプットを組み込んで、通知メッセージの内容を自由に構成できます。
■注意事項
- Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoom会議が終了したら文字起こしと要約を行い、PDFを発行してBoxに保存する
試してみる
■概要
Zoomでの会議後、録画データから文字起こしを行い、内容を要約して資料化し、さらにBoxへ保存する作業は、手間と時間がかかるのではないでしょうか？ 特に会議が多い日には、これらの後処理業務が大きな負担となり、本来の業務を圧迫することもあります。 このワークフローを活用すれば、Zoom会議の終了をトリガーとして、文字起こし、AIによる要約、PDF形式での書類発行、そしてBoxへの自動保存まで一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのオンライン会議が多く、議事録作成や情報共有に時間を要しているビジネスパーソンの方
- 会議の文字起こしや要約、資料化といった作業を手動で行っており、非効率を感じている担当者の方
- ZoomとBoxを日常的に利用しており、会議後の情報管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後の文字起こし、AIによる要約、PDF発行、Boxへの保存といった一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による文字起こしの誤りや要約の抜け漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、終了したミーティングの録画情報を取得します。
- さらに、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定し、録画データをダウンロードします。
- 次に、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声データからテキストを抽出します。
- 続いて、AI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こしされたテキスト内容をもとに要約文を生成します。
- その後、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、文字起こしと要約内容を盛り込んだPDF書類を作成します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションでは、文字起こしの精度に関わる言語設定や、話者分離の有無などを任意で設定できます。
- AI機能の「要約する」アクションでは、生成する要約の文量や、含めるべきキーワード、除外するキーワードなどを指定して、より目的に沿った要約結果を得られるように調整できます。
- Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、保存先のフォルダIDを任意で設定し、適切な場所にファイルが格納されるようにしてください。
■注意事項
- ZoomとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン
- サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン
- ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
指定日時にMicrosoft Excelからデータを取得し、AIで要約した上でGoogle スプレッドシートにコピーする
試してみる
■概要
日々の業務で、Microsoft Excelに蓄積された情報を定期的に確認し、その内容をAIで要約してGoogle スプレッドシートにまとめる作業に手間を感じていませんか？手作業でのデータ移行や要約は時間がかかるだけでなく、入力ミスや抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelからデータを自動で取得し、AIによる要約を経てGoogle スプレッドシートへコピーする一連の流れを自動化でき、これらの課題を効率的に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にMicrosoft Excelのデータを確認し、内容を要約して報告資料を作成している方
- AIを活用して情報収集や分析の時間を短縮し、業務効率を向上させたいと考えている方
- Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシート間の手作業によるデータ連携に課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にMicrosoft Excelからデータを取得し、AI要約、Google スプレッドシートへの転記までを自動化することで、手作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、AIでの要約内容のブレといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomと連携するアプリとしてMicrosoft Excel、Google スプレッドシートをそれぞれ認証します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで、このワークフローを起動する日時や繰り返し間隔を設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、データを取得したいファイルやシート、対象の行などを指定します。
- 次に、オペレーションで繰り返し処理機能の「繰り返し処理する」アクションを設定し、前段階で取得したMicrosoft Excelの各レコードに対して、後続の処理を繰り返すように設定します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、取得したデータの中から要約したいテキスト情報と、どのような観点で要約するかを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによって要約された情報を書き込むスプレッドシートやシート、具体的なセルを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動したい任意の日時（例：毎日午前9時、毎週月曜日午前10時など）や繰り返し間隔を指定できます。
- Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションでは、データを取得する対象のファイル、シート、テーブル名、さらには特定の条件（例：特定の日付以降のデータのみ、特定のステータスのデータのみなど）を任意で指定することが可能です。
- 繰り返し処理機能では、Microsoft Excelから取得した一覧データ（レコード）をもとに、どのデータ項目を基準にして後続のAI要約やGoogle スプレッドシートへの書き込み処理を繰り返すかなどを指定できます。
- AI機能の「要約する」アクションでは、Microsoft Excelから取得した情報の中から、どの項目（例：会議の議事録本文、問い合わせ内容など）をAIに要約させるか、また、文字数や要約の粒度（例：3つのポイントに絞る、結論を抽出するなど）を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、書き込み先の任意のスプレッドシートとシートを指定できるだけでなく、各列に対して、前段階でAIが要約したどの情報を割り当てるか、または固定のテキストや日付などを設定するかなど、柔軟にカスタムが可能です。
■注意事項
- Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Googleフォームなどで受け取った文章のAIによる自動要約を実現することで、これまで多くの時間を要していた情報収集後の確認・要約作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。
これにより、アンケート分析や問い合わせ対応の初動を早め、より迅速かつ的確なアクションを取ることが可能となり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したようなAIを活用した業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的にフローを構築できるので、もしAIによる要約や業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
