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「Bitrix24で新しいディールやリードが作成されるたびに、関係者にGmailで通知している」
「手動での通知作業は時間がかかるし、なにより通知漏れや宛先間違いが怖い…」
このように、Bitrix24とGmail間での情報共有を手作業で行うことに、手間やリスクを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Bitrix24で特定の情報が更新された際に、自動的にGmailで通知を送信する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されるかもしれません。
そして、より迅速で正確な情報共有を実現し、本来集中すべきコア業務に時間を使うことができるはずです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の定型業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Bitrix24とGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Bitrix24とGmailのAPIを連携すれば、Bitrix24でのアクションをトリガーにして、Gmailで通知を自動的に送信することが可能になります。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Bitrix24で新しいディール（案件）が作成された際に、設定した宛先にGmailで自動的に通知を送信します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">手動での連絡作業をなくし、関係者へのスムーズな情報共有を実現することで、案件対応のスピードを向上させることに繋がります。</span>
この連携は、Bitrix24のデータをGmailに直接連携するシンプルな構成のため設定が簡単です。
Bitrix24に新しいリード（見込み顧客）が登録された際に、担当者や営業チームにGmailで自動通知を送信します。
リード発生を自動で検知できるため、<span class="mark-yellow">スムーズなアプローチが可能となり、機会損失を防ぐことに繋がります。</span>
手動での通知漏れやタイムラグを防ぎ、営業活動の初動を迅速化したいときにおすすめの連携です。
それでは、実際にBitrix24とGmailを連携したフローを作成する手順をご紹介します。
今回は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を使用して連携を進めていきます。
プログラミングの知識は一切不要です。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Bitrix24／Gmail
[Yoomとは]
今回は「Bitrix24でDealが作成されたら、Gmailで通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索ボックスにBitrix24と入力し、Bitrix24のアイコンをクリックします。
Bitrix24を参照してApplication IDとApplication key、ドメインを入力したら「追加」をクリックしましょう。
※画面上にも記載がありますが、各情報の取得はこちらのページをご参照ください。
マイアプリにBitrix24が追加されたことを確認できたら、Bitrix24のマイアプリ登録は完了となります。
以下の手順をご参照ください。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
まずはフローが動き出すきっかけとなるBitrix24のトリガー設定を行います。
画面赤枠の「New Deal」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
次の設定を行う前にBitrix24にて、Dealを作成しておきましょう。
Yoom画面に戻り、トリガーの起動間隔を設定しましょう。
設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Bitrix24のトリガー設定を完了させましょう。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
次にGmailの設定を行います。
画面赤枠の「メールを送る」をクリックしてください。
「メールの設定」画面では以下を設定します。
その他の項目は任意で設定を行ってください。
設定が完了したら、次へボタンをクリックしましょう。
メール送信のテスト画面に表示される内容に問題がなければ、テストボタンをクリックしましょう。
（※実際にメールが送信されるため、必要に応じてメンバーに周知などを行ってください。）
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
保存するボタンをクリックし、Gmailの送信設定を完了させてください。
※メールのエラー表示があった場合は、こちらを参考にしてください。
宛先に設定したメールアドレスの受信ボックスを参照すると、問題なくメールが届いていることが確認できます。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回はBitrix24からGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからBitrix24へのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
特定の条件（件名や送信元など）に合致するメールをGmailで受信した際に、メール本文から必要な情報を自動で抽出し、Bitrix24に新しいリードとして登録します。
この連携により、<span class="mark-yellow">Webサイトからの問い合わせメールなどを手動で転記する手間を削減し、リード登録の即時性と正確性を高めることができます。</span>
このフローは、AIによるテキスト抽出処理を活用しているため、異なるフォーマットのメールでも連携可能です。
特定のメールをGmailで受信したことをトリガーに、メール本文から案件名や顧客情報、金額などの情報を抽出し、Bitrix24に新しいディールとして自動で作成します。
これにより、<span class="mark-yellow">メール経由での案件発生時に、手動でCRMに登録する作業が不要となるため、営業プロセスを効率化</span>したいときにおすすめです。
他にも、Bitrix24やGmailを活用した様々な自動化の実現が可能です！
以下のような自動化もYoomなら簡単に設定することができます！
Googleフォームと連携することで、送信された回答をBitrix24のコンタクトに自動で追加できます。
テンプレートを設定するだけで、回答を転記する手間を省けるため、人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。
Airtableなどのデータベースと連携することで、Gmailで受信した内容を自動登録できます。
これにより、メールを確認して転記する作業を自動化できるため、業務を効率化したいときにおすすめです。
Bitrix24とGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">Bitrix24の更新情報をGmailで通知する作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、スムーズかつ正確な情報共有を実現でき、担当者は本来注力すべき顧客対応や営業戦略の立案といったコア業務に集中できるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の条件を満たすディールやリードだけを通知対象にできますか？
A：はい。
分岐のオペレーションを使用することで対応が可能です。
例えば以下の画像のように「金額が250,000よりも大きい場合にのみメールを送信する」といったフローも作成が可能です。
※なお、「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：ディールやリードの作成以外のアクションも自動化のきっかけにできますか？
A：コンタクトの作成や、ディール、リードの更新も自動化のきっかけとして設定が可能です。
また、Bitrix24の実行可能な処理についてはこちらのページも参考になります。
Q：連携が失敗した場合の通知や対応はどうなりますか？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。
また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。
原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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