Gmailでメールを受信したら、テキストを抽出してBitrix24でDealを作成する

■概要

Gmailで受信したお客様からのメールを、都度Bitrix24に手入力する作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れにも繋がりかねません。このワークフローは、特定のGmailのメール受信をきっかけに、メール本文からAIがテキストを抽出し、Bitrix24にDealを自動で作成します。Bitrix24とGmail間の連携を自動化し、手作業による入力の手間を省くことで、迅速で正確な顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受けた問い合わせを手作業でBitrix24に登録している営業担当者の方
• Bitrix24とGmailを連携させ、入力業務の自動化を検討している方
• リード情報の転記ミスや対応漏れを防ぎ、顧客管理を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信からBitrix24へのDeal作成までが自動化され、手作業での転記に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
• 人の手による作業で発生しがちな情報の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Bitrix24とGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. その次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、受信したメール本文からDeal作成に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでBitrix24の「Create Deal」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報をDealの各項目に紐づけて登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキスト抽出」では、メール本文から取得したい項目（会社名、担当者名、連絡先など）を任意で設定してください。
• Bitrix24の「Create Deal」アクションでは、Dealのタイトルや担当者、金額などの各項目に、前のステップで抽出した値や固定のテキストを自由に組み合わせて設定してください。

■注意事項

• ‍‍Gmail、Bitrix24のそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。