Bitrix24でDealが作成されたら、Gmailで通知する

■概要

顧客管理や案件管理にBitrix24を利用する中で、新しいディールが発生するたびに手動で関係者にGmailで通知を送る作業に手間を感じていませんか。このような定型的ながらも重要な連絡作業は、対応漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローは、Bitrix24とGmailの連携を自動化するもので、ディールが作成されると指定した内容のメールが自動で送信されるため、手作業による連絡業務の非効率を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Bitrix24で管理している案件情報を、都度Gmailで関係者に共有している営業担当者の方
• 営業チーム内の情報共有を迅速化し、案件対応のスピードを向上させたいと考えているマネージャーの方
• 手作業による通知の漏れや遅れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Bitrix24でディールが作成されると即座にGmailで通知が飛ぶため、手動でのメール作成や送信にかかっていた時間を削減できます
• 連絡の自動化によって、通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Bitrix24とGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「新しいDealが作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Deal作成の通知メールが自動で送信されるように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、通知したい相手のメールアドレスを宛先に設定してください
• メールの件名や本文には、前のステップであるBitrix24のトリガーで取得したディール名や担当者名、金額といった情報を自由に埋め込むことができ、誰が見ても分かりやすい通知内容にカスタマイズが可能です

■注意事項

• ‍‍Bitrix24、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。