【簡単設定】DropboxのデータをHunterに自動的に連携する方法

Dropboxで特定のフォルダ内でファイルが作成されたら、OCRしてHunterにリードを作成する

試してみる

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■概要
Dropboxに保存した名刺や顧客リストの情報を、手作業でHunterへ入力する業務に手間を感じていませんか。
こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応の遅れといった課題にも繋がりがちです。
このワークフローを活用すれば、DropboxとHunterを連携させ、指定したフォルダにファイルが追加されるだけでOCRが内容を読み取り、自動でリードを作成します。
面倒な転記作業から解放され、リード獲得プロセスを円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxで管理している名刺などの情報を、Hunterへ手作業で登録している営業担当者の方
・DropboxとHunter間のデータ連携を自動化し、リード登録の効率を高めたいと考えている方
・紙媒体から得た顧客情報を素早くデータ化し、営業活動に活かしたいマーケティングチームの方

■注意事項
・Dropbox、HunterのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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「Dropboxに保存した画像や資料から、リード作成のためのテキストを抜き出すのは大変！」
「Hunterへの転記作業は時間がかかるし、入力ミスや情報漏れも発生してしまう…」
DropboxとHunter間でのデータ連携における手作業に、このような課題や非効率さを感じていませんか？

そんな時、Dropboxに追加されたファイルから自動で内容を読み取って、リードとしてHunterに登録する仕組みがあれば、こうした悩みも解決できるはずです！リード獲得から管理までのプロセスを効率化できるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーも防げますよ。

今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に実現できます。
手間や時間をかけずに日々の業務を効率化できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはDropboxとHunterを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーから早速スタートできますよ！

Dropboxで特定のフォルダ内でファイルが作成されたら、OCRしてHunterにリードを作成する

試してみる

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■概要
Dropboxに保存した名刺や顧客リストの情報を、手作業でHunterへ入力する業務に手間を感じていませんか。
こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応の遅れといった課題にも繋がりがちです。
このワークフローを活用すれば、DropboxとHunterを連携させ、指定したフォルダにファイルが追加されるだけでOCRが内容を読み取り、自動でリードを作成します。
面倒な転記作業から解放され、リード獲得プロセスを円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxで管理している名刺などの情報を、Hunterへ手作業で登録している営業担当者の方
・DropboxとHunter間のデータ連携を自動化し、リード登録の効率を高めたいと考えている方
・紙媒体から得た顧客情報を素早くデータ化し、営業活動に活かしたいマーケティングチームの方

■注意事項
・Dropbox、HunterのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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DropboxとHunterを連携してできること

DropboxとHunterのAPIを連携させることで、ファイルからの情報抽出やリード登録といった一連の業務を自動化できます。

ここでは具体的な自動化のユースケースをご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックして詳細をご確認ください！

Dropboxで特定のフォルダ内でファイルが作成されたら、OCRしてHunterにリードを作成する

Dropboxのフォルダと、連携させたいファイルに含まれるキーワードを指定して、その条件に合うファイルがアップロードされた際にリード作成を行うフローです。

OCR処理によって画像やPDFファイルからもテキストを抽出できるため、リード獲得の初動をスピードアップさせ、手作業による入力ミスや転記漏れを防ぐことができます。

Dropboxで特定のフォルダ内でファイルが作成されたら、OCRしてHunterにリードを作成する

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■概要
Dropboxに保存した名刺や顧客リストの情報を、手作業でHunterへ入力する業務に手間を感じていませんか。
こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応の遅れといった課題にも繋がりがちです。
このワークフローを活用すれば、DropboxとHunterを連携させ、指定したフォルダにファイルが追加されるだけでOCRが内容を読み取り、自動でリードを作成します。
面倒な転記作業から解放され、リード獲得プロセスを円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxで管理している名刺などの情報を、Hunterへ手作業で登録している営業担当者の方
・DropboxとHunter間のデータ連携を自動化し、リード登録の効率を高めたいと考えている方
・紙媒体から得た顧客情報を素早くデータ化し、営業活動に活かしたいマーケティングチームの方

■注意事項
・Dropbox、HunterのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Dropboxで特定のフォルダ内でファイルが作成されたら、OCRして特定の条件でのみHunterにリードを作成する

獲得した名刺すべてをリードとして登録するのではなく、特定の役職や業界の担当者のみを優先的にフォローしたい場合、手作業での選別と登録は非効率ですよね。

こちらのフローには分岐処理が含まれており、「部長」や「IT業界」といったキーワードが含まれる名刺だけをリード作成の対象とするため、より精度の高いターゲティングと効率的なリード管理を実現できるでしょう。

Dropboxで特定のフォルダ内でファイルが作成されたら、OCRして特定の条件でのみHunterにリードを作成する

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■概要
Dropboxに保存した名刺画像や資料から、営業リストを作成するためにHunterへ手作業で情報を転記する業務に手間を感じていませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローは、DropboxとHunterの連携を自動化し、こうした課題を解決します。
特定のフォルダにファイルがアップロードされると、OCR機能がテキストを自動で読み取り、指定した条件に合致する場合のみHunterへリードとして登録するため、手作業による情報登録業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとHunterを活用したリード管理に手間を感じている営業・マーケティング担当者の方
・Dropboxにアップロードされたファイル情報を基にした営業リスト作成を自動化したい方
・Hunterへの手作業でのリード登録をなくし、入力ミスや登録漏れを防ぎたいと考えている方

■注意事項
・Dropbox、HunterのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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DropboxとHunterの連携フローを作ってみよう

ここからは、DropboxとHunterを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

●今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox／Hunter

[Yoomとは]

フローの作成方法

この記事では、先程ご紹介した「Dropboxで特定のフォルダ内でファイルが作成されたら、OCRしてHunterにリードを作成する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• DropboxとHunterのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• Dropboxのトリガー設定と各アクション（OCR・リード作成）の設定
• フロー稼働の準備

Dropboxで特定のフォルダ内でファイルが作成されたら、OCRしてHunterにリードを作成する

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■概要
Dropboxに保存した名刺や顧客リストの情報を、手作業でHunterへ入力する業務に手間を感じていませんか。
こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応の遅れといった課題にも繋がりがちです。
このワークフローを活用すれば、DropboxとHunterを連携させ、指定したフォルダにファイルが追加されるだけでOCRが内容を読み取り、自動でリードを作成します。
面倒な転記作業から解放され、リード獲得プロセスを円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxで管理している名刺などの情報を、Hunterへ手作業で登録している営業担当者の方
・DropboxとHunter間のデータ連携を自動化し、リード登録の効率を高めたいと考えている方
・紙媒体から得た顧客情報を素早くデータ化し、営業活動に活かしたいマーケティングチームの方

■注意事項
・Dropbox、HunterのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ステップ1：DropboxとHunterのマイアプリ連携

Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。

① Dropboxのマイアプリ登録

登録方法は以下のナビをご参照ください。

マイアプリ画面にDropboxが追加されたら、次のアプリの登録に進みましょう！

② Hunterのマイアプリ登録

1. アプリ一覧画面でHunterを検索して選択。

1. 「アカウント名」に任意の管理用名称を設定。
   連携先のアカウントを判別しやすい名称にするとよいでしょう。

1. Hunterにログインし、左側のメニューから「API」にアクセス。

1. 画面右側の「+New key」をクリック。

1. 生成されたAPI keyをコピーし、Yoom側の「アクセストークン」に設定。

1. 「追加」をクリック。

マイアプリ画面にHunterも追加されていれば、このフローで使用するアプリの登録は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

Dropboxで特定のフォルダ内でファイルが作成されたら、OCRしてHunterにリードを作成する

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■概要
Dropboxに保存した名刺や顧客リストの情報を、手作業でHunterへ入力する業務に手間を感じていませんか。
こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応の遅れといった課題にも繋がりがちです。
このワークフローを活用すれば、DropboxとHunterを連携させ、指定したフォルダにファイルが追加されるだけでOCRが内容を読み取り、自動でリードを作成します。
面倒な転記作業から解放され、リード獲得プロセスを円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxで管理している名刺などの情報を、Hunterへ手作業で登録している営業担当者の方
・DropboxとHunter間のデータ連携を自動化し、リード登録の効率を高めたいと考えている方
・紙媒体から得た顧客情報を素早くデータ化し、営業活動に活かしたいマーケティングチームの方

■注意事項
・Dropbox、HunterのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。

ステップ3：Dropboxのトリガー設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。

1. Dropboxの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリック。

1. 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
   アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
2. 連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
   複数のアカウントと連携している場合には、このフローで用いるアカウントをプルダウンから選択してください。
3. アクションを確認して、「次へ」をクリック。

1. 「トリガーの起動間隔」をプルダウンの「5分・10分・15分・30分・60分」から選択。
   そのプランの最短の起動間隔にすることで、ファイルアップロード時により早くリード作成が行えるようになります。
   ※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるためご注意ください。
   参考：トリガーの仕組みについて

1. 「対象のフォルダのパス」と「ファイル名」に、トリガー対象となるフォルダのパスとキーワードを指定。
   ここで指定したパスに、指定したキーワードを含むファイルがアップロードされるとフローが稼働します。

1. トリガーが正常に動作するか確かめるため、Dropboxの指定したパスに、テスト用の画像・PDFファイルをアップロードしてください。
   ※ テスト用ファイルの例

1. フローボットの「テスト」をクリック。
2. テストに成功すると、「取得した値」にアップロードされたファイルの情報が追加されます。
   これらの値は、以降のアクションで動的な値（フローが稼働する度に更新される値）として使用可能です。
   詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

1. テスト用にアップロードしたファイルが取得できていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
   トリガー設定が完了し、アクションの選択画面に戻ります。

ステップ4：ファイルのダウンロード

OCRを実行するにあたって、Dropboxにアップロードされたファイルをダウンロードしましょう。

1. Dropboxの「ファイルをダウンロード」をクリック。

1. 「タイトル」を任意で変更。
2. 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。

1. 「フォルダのパス」には、トリガーアクションと同一のパスを設定してください。
2. 「ファイル名」にはデフォルトで、トリガーアクションで取得したファイル名が設定されています。
   項目を消してしまった場合には、入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションメニューから「ファイル名」を選択してください。

1. 「テスト」をクリック。

1. テストに成功すると、対象のファイルがダウンロードされます。
   この時、ダウンロードされたファイルの名前は「Untitled」で固定されるため、正しいファイルであるかを確認する場合は「ダウンロード」をお試しください。
   ※ ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
   参考：ファイルの容量制限について

1. 「保存する」をクリック。

ステップ5：OCRによるテキスト抽出

OCRを使って、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出しましょう。
参考：「OCRで文字を抽出」の設定方法

OCRや音声の文字起こしなどのAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまいます、ご注意ください。

チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は他のプランでは制限のあるアプリやAIオペレーションも全て使用できるため、気になる機能をぜひお試しください。

1. AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。

1. 「タイトル」を任意で変更。
2. 目的に応じて「アクション」をプルダウンから選択。
   このフローで使用する「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」は、文字数によって消費するタスク数が変わります。
   4,000字（5タスク）・8,000字（10タスク）・12,000字（15タスク）から任意のアクションを選択してください。
   ※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
   文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

1. 「次へ」をクリック。
2. OCRの対象となるファイルを設定する「ファイルの添付方法」には、デフォルトで「取得した値を使用」と「ダウンロードしたファイル」が設定されています。
   ※ ステップ4でダウンロードしたファイルです。
3. 「抽出したい項目」に、リード作成で使用する項目を設定。
   Hunterのリード作成において「メールアドレス」は必須項目となります。
4. 「使用するAI」を「Gemini(推奨)」「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2」から選択。
   参考：OCR：AIモデルの違いについて
5. 読み取るファイルの「言語」を「日本語」「英語」から選択。
6. 設定を終えたら「テスト」をクリック。

1. テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目の値がファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。
   ※ 期待する値が抽出されていない場合には、「抽出したい項目」の名称や「使用するAI」を変更して再度お試しください。

1. 「保存する」をクリック。

ステップ6：リードの作成

それでは、抽出したテキストを用いてHunterにリードを作成しましょう。

1. Hunterの「リードを作成する」をクリック。

1. 「タイトル」を任意で変更。
2. 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。

1. リードの各項目に、これまでに取得した値を設定していきましょう。
   入力欄クリック時に表示されるOCRアクションのメニューから、該当する項目を選択してください。
   項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 追加された値}}という形で追加されます。
   ※ この動的な値を使用せずに固定テキストで設定してしまうと、フローが稼働する度に同じリードが作成されてしまうためご注意ください。

1. プルダウンの項目は固定値となります。
   リードごとに変更することはできない点にご注意ください。

1. 設定を終えたら「テスト」をクリック。Hunterにリードが作成されます。

1. テストに成功すると、「取得した値」に作成したリードの各情報が追加されます。

1. HunterのLeadsも確認しましょう。

1. 期待通りにリードが作成されていれば、フローボットの「保存する」をクリック。

ステップ7：フロー稼働の準備

アクション選択画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、アクション選択画面のトリガースイッチをクリックしてください。

トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したフォルダに画像・PDFファイルをアップロードし、そのファイルから抽出したデータを基にしたリードがHunterに自動作成されていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

HunterのデータをDropboxに連携したい場合

今回はDropboxからHunterへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にHunterからDropboxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Hunterでリードが作成されたら、Dropboxでフォルダを作成する

Hunterで新しいリードを獲得するたびに、そのリードに関連する資料や議事録を保管するためのフォルダをDropboxに作成するのは手間がかかり、フォルダの命名規則がばらつく原因にもなりますよね。

この連携では、Hunterに作成されたリードの情報（会社名や氏名など）を用いて専用フォルダをDropboxに自動作成するため、手作業をなくして、情報管理を体系化できます。

Hunterでリードが作成されたら、Dropboxでフォルダを作成する

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■概要
Hunterで新しいリードを獲得した際、その関連資料を保管するためにDropboxへ手動でフォルダを作成する作業に時間を要していませんか。
この手作業は手間がかかるだけでなく、フォルダ名の命名規則ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Hunterでのリード作成をトリガーとしてDropboxに自動でフォルダが作成されるため、リード管理のプロセスを円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Hunterで獲得したリード情報をDropboxで管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている営業担当者の方
・HunterとDropboxを連携させ、リード情報の管理プロセスを自動化・効率化したいと考えているマーケティング担当者の方
・営業チーム全体のデータ管理業務を標準化し、生産性の向上を目指しているチームリーダーやマネージャーの方

■注意事項
・Hunter、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Hunterで特定のリードが作成されたら、Dropboxでフォルダを作成する

すべてのリードに対してフォルダを作成するのではなく、「商談化が期待できる」といった特定のステータスを持つ重要なリードに対してのみ、詳細な資料を管理するフォルダを作成することもできます。

この分岐処理によるフィルタリングを活用し、優先度の高いリードを効率的に管理しましょう。

Hunterで特定のリードが作成されたら、Dropboxでフォルダを作成する

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■概要
Hunterで収集した有望なリード情報を、手作業でDropboxに整理・保管するプロセスに手間を感じていませんか。
情報の入力漏れや、フォルダ作成の遅れが営業機会の損失に繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、Hunterで特定の条件に合致するリードが作成された際に、関連情報を格納するためのフォルダをDropbox内に自動で作成します。
このHunterとDropboxの連携によって、リード管理の初動を自動化し、営業活動の効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Hunterで収集したリード情報を手作業で管理しており、工数を削減したい営業担当者の方
・Dropboxを活用した情報共有のスピードと正確性を向上させたいと考えているチームの方
・リード獲得から案件管理までの一連の営業プロセスを自動化したいマネージャーの方

■注意事項
・Hunter、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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DropboxやHunterのAPIを使ったその他の自動化例

DropboxやHunterのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Dropboxを使った自動化例

Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加したり、Google スプレッドシートに表を作成したりできます。また、Google Driveにファイルがアップロードされたら、Dropboxにバックアップしたりすることも可能です。さらに、DropboxにCDPデータがアップロードされたら、OCR後にAIで顧客インサイトを分析しGoogle スプレッドシートに追加するといった自動化も行えます。

Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する

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■概要
Dropboxに保管された申込書や請求書などのファイルから、手作業でboardへ顧客情報を入力する作業に時間を取られていませんか。このワークフローは、そうした手入力による手間や転記ミスといった課題を解決するために設計されました。Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、boardへ顧客情報として登録します。Dropboxとboardを連携させることで、定型業務を自動化し、より付加価値の高い業務へ集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxに格納したファイルからboardへ手作業で情報を転記している方
・ファイル管理と顧客管理のプロセスを自動化し、業務効率を改善したい方
・手作業による顧客情報の入力ミスや登録漏れなどの課題を解消したい方

■注意事項
・DropboxとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニ以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・boardのマイアプリ連携方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Dropboxでファイルがアップロードされたら、OCRしてGoogle スプレッドシートに表を作成する

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■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や領収書の内容を、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、定期的に発生する業務であれば、その負担は決して小さくありません。
このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Google スpreッドシートに表を作成するため、面倒なデータ入力作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとGoogle スプレッドシート間で発生する手作業での表作成に課題を感じている方
・請求書や各種書類のデータをOCRで読み取り、データ入力業務を効率化したいと考えている方
・定期的なデータ転記作業におけるヒューマンエラーをなくし、正確なデータ管理を目指している方

■注意事項
・Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCR、繰り返し処理オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Dropboxでファイルが更新されたら、Google スプレッドシートを更新する

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■概要
「Dropboxでファイルが更新されたら、Google スプレッドシートを更新する」ワークフローは、ファイル管理とデータ整理を自動化する業務ワークフローです。
Dropbox内のファイル変更を検知し、関連情報をGoogle スプレッドシートに自動で反映させることで、手動更新の手間を省き、最新データの一元管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとGoogle スプレッドシートを日常的に使用しているビジネスユーザーの方
・ファイルの更新情報を手動でGoogle スプレッドシートに入力しており、効率化を図りたい方
・データの一貫性を保ちつつ、業務の自動化を推進したいチームリーダーや管理者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務ワークフローを最適化したい企業の方

■注意事項
・Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

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Googleフォームから送信されたPDFを結合し、Dropboxに格納する

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■概要
「Googleフォームから送信されたPDFを結合し、Dropboxに格納する」ワークフローは、オンラインで受け取ったPDFファイルを自動的に結合し、安全にクラウドストレージに保存する業務ワークフローです。
Googleフォームを通じて集まる複数のPDFデータを効率よく一つにまとめ、Dropboxに整理整頓して保管することで、手作業による煩雑さを解消します。
PDF結合プロセスを自動化することにより、時間と労力を削減し、業務のスムーズな運営をサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して大量のPDFデータを収集している管理者の方
・手作業でPDFファイルを結合し、Dropboxにアップロードする作業に手間を感じている方
・業務効率化を図り、時間を有効活用したいビジネスパーソンの方
・クラウドストレージでのファイル管理を自動化したいIT担当者の方
・オンラインでのPDF結合を安全かつ効率的に行いたい方

■注意事項
・Googleフォーム、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Discordでファイルがアップロードされたら、Dropboxに格納する

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■概要
Discordで共有されるファイルを、手動でDropboxに保存する作業に手間を感じていませんか。重要なファイルの保存漏れや、日々の繰り返し作業は業務の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Discordの特定のチャンネルにファイルが投稿されると、自動でDropboxに格納する仕組みを構築できます。これにより、discord dropbox間のファイル管理を効率化し、手作業によるミスを防ぎます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Discordで共有されるファイルの管理に課題を感じているコミュニティ管理者の方
・DiscordとDropboxを連携させ、ファイル共有のフローを自動化したい方
・手作業によるファイルのバックアップ作業をなくし、業務を効率化したいと考えている方

■注意事項
・Discord、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Hunterを使った自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Hunterのドメインからメールアドレスを検索してデータベースに追加したり、Hunterでリードが登録されたらSlackに通知したりできます。また、Hunterでリードが登録されたらHubSpotに同期したり、Typeformの回答をもとに、Hunterでドメインからメールアドレスを検索してデータベースに追加したりすることも可能です。さらに、Jotformの回答をもとに、Hunterでドメインからメールアドレスを検索してデータベースに追加するといった自動化も行えます。

Google スプレッドシートに行が追加されたら、Hunterにリードを作成しGmailで通知する

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■概要
Google スプレッドシートで管理しているリード情報を、手作業でHunterへ登録する作業に手間を感じていませんか。
また、登録後の関係者への通知漏れも気になるところです。
このワークフローは、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、自動でHunterにリード情報を作成し、Gmailで担当者へ通知します。
メールとHunterなどを活用した営業活動における、一連の定型業務を効率化し、入力ミスや対応漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで管理するリード情報を、手作業でHunterに登録している方
・Hunterを活用した営業リストの作成や更新、関係者への共有を効率化したいと考えている方
・リード獲得からアプローチまでのプロセスを自動化し、コア業務に集中したい営業担当者の方

■注意事項
・Google スプレッドシート、Hunter、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Googleフォームの回答をもとに、Hunterでドメインからメールアドレスを検索してデータベースに追加する

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■概要
「Googleフォームの回答をもとに、Hunterでドメインからメールアドレスを検索してデータベースに追加する」フローは、Googleフォームで収集した情報を活用し、Hunterを用いて効率的にメールアドレスを検索・データベースに追加する業務ワークフローです。
手動でのデータ整理にかかる時間と労力を削減し、メールアドレスの収集や管理を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使用して多数の回答を収集し、メールアドレスの管理に課題を感じている方
・Hunterを活用してドメイン別に効率的にメールアドレスを検索・整理したい方
・データベースへの手動追加に時間を取られ、業務効率化を目指している担当者の方
・正確なデータ管理を実現し、エラーを減らしたい企業のIT担当者の方

■注意事項
・Googleフォーム、HunterのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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Hunterでリードが作成されたら、Google Driveでフォルダを作成する

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■概要
営業活動においてHunterで見つけた有望なリード情報を、手作業でGoogle Driveに転記しフォルダを作成していませんか。
この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローは、HunterとGoogle Driveを連携させ、リードが作成されたタイミングで指定のフォルダを自動で作成します。
これにより、手作業によるリード管理の手間をなくし、よりコアな営業活動に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Hunterで獲得したリード情報をGoogle Driveで管理しており、手動でのフォルダ作成を効率化したい方
・HunterとGoogle Driveの連携を自動化し、リード情報管理の抜け漏れをなくしたい営業担当者の方
・営業チーム全体の情報管理フローを標準化し、属人化を防ぎたいと考えているマネージャーの方

■注意事項
・Hunter、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Hunterで特定のリードが作成されたらSlackで通知する

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■概要
Hunterで見つけた新規リードの情報を、都度手作業でSlackに共有するのは手間がかかるだけでなく、共有漏れやタイムラグの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Hunterで特定のリードが作成された際に、その情報を自動でSlackの指定チャンネルへ通知するものです。
HunterとSlackを連携させることで、リード情報の共有プロセスを自動化し、迅速かつ正確な情報伝達を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・HunterとSlackを活用し、リード情報を手作業でチームに共有している営業担当者の方
・リード獲得からアプローチまでのスピードを向上させたいマーケティング担当者の方
・手作業による情報共有の漏れや遅れをなくし、業務を効率化したいチームリーダーの方

■注意事項
・Hunter、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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フォームから回答が送信されたら、SquareとHunterにリードを作成する

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■概要
お問い合わせフォームなどから得たリード情報を、SquareやHunterに手作業で転記していませんか？
こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローは、フォームが送信されると、その内容を元に自動でHunterとSquareへリード情報を作成・登録します。
手作業による登録フローを自動化し、営業活動の初動を円滑にすることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・HunterとSquareを活用し、フォームからのリード獲得フローを自動化したい方
・フォームで得た情報を各SaaSへ手入力しており、作業の効率化を目指す営業・マーケティング担当者の方
・リード情報の登録漏れや入力ミスを防ぎ、データ管理の精度を高めたいと考えている方

■注意事項
・Square、HunterのそれぞれとYoomを連携してください。

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まとめ

DropboxとHunterの連携を自動化することで、名刺や資料からの情報転記、リード登録といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

リード獲得から管理までのプロセスが高速化・効率化されることで、担当者は本来注力すべき戦略立案や顧客との関係構築といったコア業務に集中できるようになるでしょう！

今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：OCRでメールアドレスが読み取れなかった場合、どうなりますか？

A：「メールアドレス」が空である場合には「姓」「名」を用いてリード作成が実行されます。「メールアドレス」が空であり「姓」と「名」が揃っていない場合には422エラーとなり、リードの作成は行われません。
作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
参考：エラー時の対応方法について

Q：Hunterに同じリードが既に存在する場合、データはどう処理されますか？

A：同一メールアドレスのリードが存在してもエラーにはなりません。リードが重複して作成されることも、既存のリードが更新されることもなく、既存のリードのデータだけが返ってきます。

Q：この自動化フローを実行すると、タスクはどれくらい消費しますか？

A：フローボット上に表示されている、トリガーを除くアクションの数がそのまま消費タスク数となります。今回ご紹介したテンプレートの場合は3アクション（ファイルダウンロード・OCR・リード作成）ですが、OCRで5タスク消費するため、計7タスクを消費します。
参考：「タスク実行数」のカウント方法について