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「Dropboxに保存した画像や資料から、リード作成のためのテキストを抜き出すのは大変!」
「Hunterへの転記作業は時間がかかるし、入力ミスや情報漏れも発生してしまう…」
DropboxとHunter間でのデータ連携における手作業に、このような課題や非効率さを感じていませんか?
そんな時、<span class="mark-yellow">Dropboxに追加されたファイルから自動で内容を読み取って、リードとしてHunterに登録する仕組み</span>があれば、こうした悩みも解決できるはずです!リード獲得から管理までのプロセスを効率化できるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーも防げますよ。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に実現できます。
手間や時間をかけずに日々の業務を効率化できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう!
Yoomには<span class="mark-yellow">DropboxとHunterを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーから早速スタートできますよ!
DropboxとHunterのAPIを連携させることで、ファイルからの情報抽出やリード登録といった一連の業務を自動化できます。
ここでは具体的な自動化のユースケースをご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックして詳細をご確認ください!
Dropboxのフォルダと、連携させたいファイルに含まれるキーワードを指定して、その条件に合うファイルがアップロードされた際にリード作成を行うフローです。
OCR処理によって画像やPDFファイルからもテキストを抽出できるため、<span class="mark-yellow">リード獲得の初動をスピードアップさせ、手作業による入力ミスや転記漏れを防ぐ</span>ことができます。
獲得した名刺すべてをリードとして登録するのではなく、特定の役職や業界の担当者のみを優先的にフォローしたい場合、手作業での選別と登録は非効率ですよね。
こちらのフローには分岐処理が含まれており、<span class="mark-yellow">「部長」や「IT業界」といったキーワードが含まれる名刺だけをリード作成の対象とする</span>ため、より精度の高いターゲティングと効率的なリード管理を実現できるでしょう。
ここからは、DropboxとHunterを連携させたフローの作成方法を解説していきます!
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
●今回連携するアプリの公式サイト:Dropbox/Hunter
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Dropboxで特定のフォルダ内でファイルが作成されたら、OCRしてHunterにリードを作成する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
① Dropboxのマイアプリ登録
登録方法は以下のナビをご参照ください。
マイアプリ画面にDropboxが追加されたら、次のアプリの登録に進みましょう!
② Hunterのマイアプリ登録
マイアプリ画面にHunterも追加されていれば、このフローで使用するアプリの登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面(フローボット)が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
OCRを実行するにあたって、Dropboxにアップロードされたファイルをダウンロードしましょう。
OCRを使って、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出しましょう。
参考:「OCRで文字を抽出」の設定方法
OCRや音声の文字起こしなどのAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまいます、ご注意ください。
チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は他のプランでは制限のあるアプリやAIオペレーションも全て使用できるため、気になる機能をぜひお試しください。
それでは、抽出したテキストを用いてHunterにリードを作成しましょう。
アクション選択画面に戻り、「全ての設定が完了しました!」と表示されていればフローの設定は完了です。早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、アクション選択画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したフォルダに画像・PDFファイルをアップロードし、そのファイルから抽出したデータを基にしたリードがHunterに自動作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます!是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回はDropboxからHunterへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にHunterからDropboxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Hunterで新しいリードを獲得するたびに、そのリードに関連する資料や議事録を保管するためのフォルダをDropboxに作成するのは手間がかかり、フォルダの命名規則がばらつく原因にもなりますよね。
この連携では、<span class="mark-yellow">Hunterに作成されたリードの情報(会社名や氏名など)を用いて専用フォルダをDropboxに自動作成する</span>ため、手作業をなくして、情報管理を体系化できます。
すべてのリードに対してフォルダを作成するのではなく、「商談化が期待できる」といった<span class="mark-yellow">特定のステータスを持つ重要なリードに対してのみ、詳細な資料を管理するフォルダを作成することもできます。</span>
この分岐処理によるフィルタリングを活用し、優先度の高いリードを効率的に管理しましょう。
DropboxやHunterのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加したり、Google スプレッドシートに表を作成したりできます。また、Google Driveにファイルがアップロードされたら、Dropboxにバックアップしたりすることも可能です。さらに、DropboxにCDPデータがアップロードされたら、OCR後にAIで顧客インサイトを分析しGoogle スプレッドシートに追加するといった自動化も行えます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Hunterのドメインからメールアドレスを検索してデータベースに追加したり、Hunterでリードが登録されたらSlackに通知したりできます。また、Hunterでリードが登録されたらHubSpotに同期したり、Typeformの回答をもとに、Hunterでドメインからメールアドレスを検索してデータベースに追加したりすることも可能です。さらに、Jotformの回答をもとに、Hunterでドメインからメールアドレスを検索してデータベースに追加するといった自動化も行えます。
DropboxとHunterの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">名刺や資料からの情報転記、リード登録といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
リード獲得から管理までのプロセスが高速化・効率化されることで、担当者は本来注力すべき戦略立案や顧客との関係構築といったコア業務に集中できるようになるでしょう!
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください!
Q:OCRでメールアドレスが読み取れなかった場合、どうなりますか?
A:「メールアドレス」が空である場合には「姓」「名」を用いてリード作成が実行されます。「メールアドレス」が空であり「姓」と「名」が揃っていない場合には422エラーとなり、リードの作成は行われません。
作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
参考:エラー時の対応方法について
Q:Hunterに同じリードが既に存在する場合、データはどう処理されますか?
A:同一メールアドレスのリードが存在してもエラーにはなりません。リードが重複して作成されることも、既存のリードが更新されることもなく、既存のリードのデータだけが返ってきます。
Q:この自動化フローを実行すると、タスクはどれくらい消費しますか?
A:フローボット上に表示されている、トリガーを除くアクションの数がそのまま消費タスク数となります。今回ご紹介したテンプレートの場合は3アクション(ファイルダウンロード・OCR・リード作成)ですが、OCRで5タスク消費するため、計7タスクを消費します。
参考:「タスク実行数」のカウント方法について