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「FreshdeskとIntercomを使っているけれど、顧客情報が別々に管理されていて非効率…」
「Freshdeskに新しいコンタクトを登録した後、Intercomにも同じ情報を手で入力するのが面倒…」
このように、複数のツール間でのデータ連携に関する手作業に、時間と労力を奪われていませんか？
二重入力の手間だけでなく、入力ミスや情報更新の漏れといったヒューマンエラーのリスクも常に付きまといます。
もし、<span class="mark-yellow">Freshdeskにコンタクトが追加されたタイミングで、その情報が自動的にIntercomにも登録される仕組み</span>を構築できれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、顧客とのコミュニケーションといったより本質的な業務に集中できる時間を確保できます。
この記事では、プログラミングの知識が一切なくても、誰でも簡単に設定できる自動化の方法をご紹介しますので、ぜひ参考にして、日々の業務をもっとスマートにしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">FreshdeskとIntercomを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
FreshdeskとIntercomのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化できます。
例えば、Freshdeskに新しい顧客情報が登録された際に、その情報をIntercomにも反映させることが可能になり、手入力の手間や入力ミスを削減できます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Freshdeskに新しいコンタクトが追加されるたびに、その情報を手動でIntercomにコピー＆ペーストする作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなります。
この自動化を設定することで、<span class="mark-yellow">Freshdeskへのコンタクト追加をトリガーとして、氏名やメールアドレスなどの情報をIntercomに自動で登録できる</span>ため、データ転記作業を削減し、最新の顧客情報が両ツールで同期された状態を保てるはずです。
Freshdeskに新しいコンタクトが追加されるたびに、その情報を手動でIntercomにコピー＆ペーストする作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなります。
この自動化を設定することで、<span class="mark-yellow">Freshdeskへのコンタクト追加をトリガーとして、氏名やメールアドレスなどの情報をIntercomに自動で登録できる</span>ため、データ転記作業を省き、最新の顧客情報が両ツールで同期された状態を保てるはずです。
それでは、実際にFreshdeskとIntercomを連携した自動化フローを作成していきましょう。
今回は、専門的な知識がなくても直感的に操作できるノーコードツール「Yoom」を使って設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Freshdeskにコンタクトが追加されたら、Intercomにも追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
FreshdeskとIntercomをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
2.右上の検索窓に「Freshdesk」と入力し、検索結果からFreshdeskのアイコンを選択します。
表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
3.続いてIntercomをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からIntercomを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※Intercomのマイアプリ連携方法は、こちらをご参照ください。
マイアプリにFreshdeskとIntercomが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Freshdeskにコンタクトが追加されたら、Intercomにも追加する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するFreshdeskに、コンタクトを追加しておきましょう！
※後続のFreshdeskのトリガー設定時のテストで必要になります。
テスト用のため、コンタクトの内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「コンタクトが作成または更新されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「ドメイン名」は、入力欄下のURLから取得して、入力しましょう。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
※以下は、テスト前の状態です。テストが成功すると、各項目の横にFreshdeskから取得した情報が表示されます。
1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
こちらのステップでは、コンタクトの作成時のみ後続の処理を行うために分岐設定をします。
オペレーションに「コンタクトが作成または更新されたら」、取得した値に「作成日時」が設定されていることを確認します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
今回はテンプレートの内容をそのまま活用するため、以下画像のようになっていることを確認してください。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
1.アプリと連携する「コンタクトを作成」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「コンタクトタイプ」は、プルダウンから選択してください。
「メールアドレス」「名前」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にIntercomにデータが追加されることを確認してください。
※今回は、Freshdeskの取得した値が空白のため、設定で「取得した値を選択した部分」が空欄になっています。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回はFreshdeskからIntercomへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にIntercomからFreshdeskへのデータ連携を自動化したい場合もあるかと思います。
Yoomではそうした逆方向の連携も可能ですので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
ntercomでのチャットなどを通じて新しいリード情報を獲得した際に、その情報を手動でFreshdeskに登録しているケースも多いのではないでしょうか。
この自動化により、<span class="mark-yellow">Intercomで新しいコンタクトが作成されたら、自動的にFreshdeskにもコンタクト情報を作成できる</span>ため、サポートチームへの情報連携がスムーズになり、迅速な顧客対応に繋がります。
Intercomでやり取りしたすべてのユーザーではなく、例えばトピックなどの条件を設定し、一致する重要な見込み客だけをFreshdeskで管理したい場合、このテンプレートがおすすめです。
設定した条件に基づいて<span class="mark-yellow">Intercomのコンタクトをフィルタリングし、該当者のみをFreshdeskに自動で登録する</span>ことで、営業やサポートの対応優先度を明確にし、業務の効率化を図ることができます。
FreshdeskやGitHubのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
チャットツールやデータベースアプリと連携することで、チケットが作成されたことを通知したり、作成されたチケット情報を転記したりする業務を自動化できます。
テンプレートを設定するだけで、手作業で入力する手間を削減できるため、業務の効率化が課題のときにおすすめです。
プロジェクト管理ツールと連携すれば、Intercomで会話が作成されたら、自動でタスクを作成することができます。
手動でタスクを登録する作業を削減できるため、入力ミスや作成漏れといった人為的ミスを防ぎ、業務精度の向上を図りたいときにおすすめです。
FreshdeskとIntercomの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた二つのツール間のデータ転記作業を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は正確で最新の顧客情報に基づいて業務を進めることができ、データ入力のような定型業務から解放されることで、顧客へのフォローアップやサポートといった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで簡単に構築することが可能です。
もしFreshdeskとIntercomの連携をはじめとする業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
Q:コンタクト情報の更新も同期できますか？
A:はい、できます。
FreshdeskとIntercom、それぞれの設定でコンタクトの更新アクションを設定することで実現できます。
その他、利用できるアクションの一覧は、下記をご確認ください。
Freshdeskのアクション一覧/Intercomのアクション一覧
Q:連携できるデータ項目に制限はありますか？
A:本記事でご紹介したフローボットテンプレートでは、Freshdeskから以下の項目をIntercomに連携できます。
IntercomからFreshdeskにコンタクトを連携する場合は、以下の項目を設定できます。
Q:連携が失敗した場合、どのように検知できますか？
A:フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認できます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
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