BoxにファイルがアップロードされたらファイルをOCRし、Hunterでメールアドレスを取得してメールを送付する

‍■概要

Boxにアップロードした請求書や名刺などの書類を確認し、記載されたドメインを元にHunterでメールアドレスを検索して手動で連絡していませんか？
この一連の作業は、手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。

このワークフローは、BoxとHunterを連携させ、書類のアップロードからOCRによる情報抽出、メールアドレスの特定、そしてメール送信までを自動化します。煩雑な連絡業務から解放され、より重要なタスクに時間を活用できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保管した書類をもとに、Hunterを使って手作業で連絡先を検索している方
• 名刺や請求書の情報に基づいた定型的なメール連絡業務を効率化したいと考えている方
• BoxとHunterのAPI連携による業務自動化の具体的な方法を探している担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点にメール送信までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮することができます。
• OCRやHunterによる自動処理によって、手作業で発生しがちなドメインの確認ミスやメールアドレスの転記漏れといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとHunterをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内にダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 続いて、オペレーションでHunterの「ドメインからメールアドレスを検索する」を設定し、OCRで抽出したドメイン情報を元にメールアドレスを取得します。
6. 最後に、メール機能の「メールを送付する」アクションを設定し、Hunterで取得したメールアドレス宛に定型文などを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールを送付するアクションでは、Hunterで取得したメールアドレスを宛先に設定するだけでなく、CCやBCCに任意のメールアドレスを追加で設定することが可能です。
• メールの件名や本文は、固定のテキストを設定できることに加え、OCR機能で読み取った社名や氏名といった情報を変数として埋め込み、パーソナライズした内容にカスタムできます。

■注意事項

• Box、HunterのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。