HubSpotとkintoneを連携して、HubSpotに新規コンタクトが登録されたらkintoneに登録する方法

HubSpotに登録したコンタクト情報をkintoneに繰り返し入力する作業に課題を感じていませんか。
同じ情報を複数のツールで管理する場合、繰り返し入力の手間やヒューマンエラー、そして情報の整合性が取れない問題が生じることがあります。
これらの問題はツール同士を連携し、情報を一元管理することで解決できる可能性があります。
本記事では、HubSpotに新規コンタクトが登録されたら自動でkintoneにも登録する方法を解説します。
ノーコードで簡単に設定できるため、業務の自動化を目指す方は参考にしてみてください。

こんな方におすすめ

HubSpotとkintoneを顧客管理で活用している方
HubSpotとkintone間の情報登録作業に手間を感じている方
HubSpotとkintoneを連携し顧客情報の入力ミスやデータの重複登録を防ぎたい方
HubSpotとkintoneを連携し顧客データの正確な管理を目指している方

HubSpotとkintoneを連携するメリットと具体例

メリット1: 繰り返し入力削減による業務効率化

HubSpotに登録したコンタクト情報を、繰り返しkintoneに登録する作業は時間がかかり非効率です。
特に、登録する項目が多ければ、顧客数に比例して担当者の負担が大きくなります。
しかし、HubSpotとkintoneを連携すれば、顧客情報の登録作業が一度で済むようになります。
例えば、キャンペーンで一時的に顧客情報を登録する業務が増えても、この連携を利用することで効率的に顧客情報を登録できるでしょう。
その結果、他の業務に割ける時間が増えることで、業務効率の向上が期待できます。

メリット2: ヒューマンエラーの削減

顧客情報を手動で繰り返し登録する際は、コピー&ペーストのミスや、登録漏れ、そして重複登録が発生するリスクがあります。
こうした繰り返し登録時の人為的ミスは、HubSpotとkintoneを連携することで防止できます。
例えば、登録作業に慣れていない新入社員が担当することになっても、HubSpotに正確な情報を登録するだけで済むため、ヒューマンエラーが削減するでしょう。
また、この自動化は担当者の確認作業の負担軽減も期待できます。

メリット3: 一元管理による情報の正確性向上

2つのツールで顧客情報を管理する場合、ツールごとに顧客情報が異なる事態が発生することがあります。
それにより、最新情報を確認する無駄な作業も発生してしまいます。
HubSpotとkintoneを連携することで顧客情報を一元管理でき、どちらのツールでも同じ情報を確認できるでしょう。
例えば、顧客情報を管理するマネージャーは、この連携を利用することでツールごとに情報が異なる事態が減少し、管理負担の軽減が期待できます。
その結果、重要な業務に集中できるようになるでしょう。

それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「HubSpotに新規コンタクトが登録されたら、kintoneに登録する」方法を紹介します。

[Yoomとは]

HubSpotに新規コンタクトが登録されたらkintoneに登録する方法

この方法は、HubSpotに新規コンタクトが登録されたことをHubSpotのAPIを利用して受け取り、kintoneが提供するAPIを用いてkintoneに登録することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

HubSpotとkintoneをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるHubSpotのトリガー設定、その後に続くkintoneの設定
トリガーボタンをONにして、HubSpotとkintoneの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。

ステップ1：HubSpotとkintoneをマイアプリ連携

まずHubSpotとkintoneをYoomに連携するために、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、HubSpotとkintoneをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。

＜HubSpotの場合＞
※マイアプリ登録には、Hubspotにてアプリを接続する権限を追加する必要があります。詳細はこちらで解説しています。

・上記画面で連携したいアカウントを選び「アカウントを選択」をクリックします。
その後、下記画面でボックスにチェックを入れ、「アプリを接続」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜kintoneの場合＞

・上記画面でサブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力して「追加」をクリックし、下記画面で「許可」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録に必要な各項目の取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
※マイアプリ登録ができない場合は、こちらの対処法を確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

次に、HubSpotとkintoneを連携するためのテンプレートをコピーします。

1.下記のリンクを開きます。

2.「このテンプレートを試す」をクリックすると完了です。

ステップ3：トリガーとなるHubSpotの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローは、HubSpotにコンタクトが登録されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】HubSpotに新規コンタクトが登録されたら、kintoneに登録」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー HubSpotに新規コンタクトが登録さ…」をクリックします。

3.HubSpotと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔を設定し、「テスト」をクリックします。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。コンタクト情報をすぐに反映したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功するとアウトプットにHubSpotから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4：kintoneに登録する設定

最後に、HubSpotから取得したコンタクト情報をkintoneに登録する設定を行います。

1.「データベースを操作する kintoneにコンタクト情報を登録」をクリックします。

2.kintoneと連携するアカウントを確認して、データベースの連携でアプリIDを設定し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※アプリIDは枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。

3.追加するレコードの値を設定します。
各項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「HubSpotに新規コンタクトが登録されたら」から選択します。（値は二重括弧で表示されます）
これにより、顧客ごとに変わる情報を動的に反映できます。
※各項目は、全社に共通する値などを直接入力することもできます。

4.必要な項目を設定したらテストを行い、成功したら保存します。

5.トリガーをONにすると、以降はHubSpotにコンタクトが登録されると、自動でkintoneにも登録されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

HubSpotとkintoneを使ったその他の自動化例

他にもHubSpotとkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Hubspotのフォームから送信された情報をkintoneに格納する

Hubspotのフォームで収集した情報をkintoneでも管理する場合は、登録作業が負担になります。
この連携により、フォームに送信された情報が自動でkintoneに登録され、担当者の負担が軽減するでしょう。

2.HubSpotに新規コンタクトが追加されたらkintoneに格納しGoogle Chatに通知する

顧客情報を登録した後、手動で通知する場合は、連絡漏れなどのミスが発生するリスクがあります。
この連携を利用することでkintoneへの転記作業と完了報告を自動化でき、業務効率の向上が期待できます。

3.HubSpotに新しい会社が登録されたらGoogle Driveに連携してフォルダを作成する

HubSpotに会社を登録するたび、手動でフォルダを作成する作業は、漏れやタイムラグが生じることがあります。
この連携により、自動でフォルダが作成されることで、人為的エラーを防止し、スムーズな業務進行が可能になるでしょう。

まとめ

HubSpotとkintoneを連携することで、顧客情報を繰り返し登録する作業を削減できます。
また、kintoneに登録する際のヒューマンエラーを防止でき、ツール間の情報の整合性を保持できます。
この結果、登録作業と管理の負担が同時に軽減し、全体の業務効率化を図れるでしょう。
HubSpotとkintoneの連携は、Yoomを利用すればノーコードで導入できます。
本記事を参考にすることで簡単に設定できるため、ぜひHubSpotとkintoneの自動化を実現してみてください。