kintoneでレコードが登録されたら請求書を作成し、Gmailで送信する

■概要

毎月の請求書発行業務において、kintoneに登録された情報を元に手作業で請求書を作成し、Gmailで一件ずつ送信する作業は手間がかかりませんか？特に件数が多い場合、作業負荷だけでなく入力ミスや送信漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すればkintoneへのレコード登録をトリガーに、請求書の作成からGmailでの送信までを自動化できるため、こうした課題を解消して業務の正確性と効率を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとGmailを利用し、手作業で請求書発行業務を行っている経理や営業担当者の方
• 請求情報の転記ミスや宛先間違い、添付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
• 毎月の定型的な請求業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneにレコードが登録されると請求書の作成から送付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記やメール作成が不要になることで、入力間違いや送付ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. kintone、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
2. トリガーとしてkintoneを選択し「レコードが登録されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、請求書作成に必要な情報を取得します。
4. オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を発行します。
5. オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのトリガー設定では、自動化の対象とするアプリを任意で設定できます。
• Googleドキュメントのアクション設定では、自社のフォーマットに合わせた請求書のひな形を用意してください。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容などを自由に設定可能です。

■注意事項

• kintone、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。