・
パンデミック以降リモートワークが普及し、働き方は大きく変化しました。
企業では、従業員の入退社や異動といった人事異動が頻繁に行われるようになり、人事担当者の業務はますます複雑化しています。
人事担当者は従業員情報の更新と、その情報を関係部署に迅速に共有することが求められます。
しかし、カオナビで更新された情報を手動でChatworkなどのコミュニケーションツールに転記しているケースが少なくありません。
この作業は、ヒューマンエラーのリスクが高く、情報伝達の遅延にもつながる可能性があります。また、手動転記のためダブルチェックを行なっているケースもあるでしょう。多くの人事担当者にとって、負担が大きいと考えられます。
そこで、Yoomでは「カオナビで従業員が更新されたら、Chatworkに通知する」フローボットを作成しました。
このフローを使うと、こうした課題の解決にお役立ていただけるかもしれません。
本記事では、導入メリットとプログラミング不要で作る方法をご紹介します。
ぜひ最後まで読んでくださいね。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはカオナビとChatworkを連携した業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
カオナビで従業員が更新されたら、Chatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビで従業員情報の管理をしている方
・従業員の役職や部門を管理している人事部門の方
・従業員ごとにアクセス権限を管理しているITサポート担当者
2.コミュニケーションツールとしてChatworkを使用している方
・日々のコミュニケーションをChatworkで行っている方
・特定のメンバーに一括で通知を送りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは、従業員情報を一元管理できるため、更新も容易にできるのがメリットです。
しかし、Chatworkへの手動通知は、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
このテンプレートは、カオナビで従業員の更新があれば自動的にChatworkに通知を出すことができます。
通知を自動化することで、従業員の更新内容を特定のメンバーに迅速に共有することができます。
また、Chatworkへの通知内容は任意で設定することができ、更新に伴い必要となる作業も共有でき、業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・カオナビ、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
カオナビで従業員情報を更新したら、Chatworkに自動通知するメリットとは
カオナビで従業員情報が更新されると、Chatworkに自動で通知が届く仕組みを導入することで人事業務の効率化が図れます。
メリット1 情報共有のスピードアップで、スムーズな業務連携を実現
カオナビの従業員情報が更新されると、Chatworkにリアルタイムで通知が届きます。このため、人事異動に伴う各種手続きや関係部署への連絡を迅速に行うことが可能になります。新入社員が入社した際は所属部署に情報がすぐに伝わり、新人研修の準備もスムーズに。異動が発生した場合も、関係者全員が最新の組織図を把握できるため、業務の引き継ぎも円滑に進みます。
メリット2 ヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上
カオナビからChatworkへの情報転記作業を自動化することで、ヒューマンエラーのリスクを軽減できます。手動での転記ミスや、情報漏洩といったリスクを回避し、業務の正確性を高めることができます。また、ダブルチェックの手間が省けるため人事担当者の業務負担が減り、より重要な業務に集中できるようになります。
カオナビとChatworkの連携フローの作り方
事前に準備するもの
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
アプリをYoomへ連携するため、事前にログイン情報をご準備ください。
カオナビ
画面右の新規接続ボタンから検索窓にカオナビと入力し、表示された候補から「カオナビ」を選択します。
以下の画面が表示されるので、「アカウント名」と「APIアクセストークン」を入力し、「追加」をクリックします。
※カオナビのマイアプリ登録方法はこちらを参考にしてください。
※Base64エンコードに関しては詳しくはこちらをご覧ください。
Chatwork
ステップ1 Yoomのテンプレートをマイプロジェクトへコピーする
こちらのバナーをクリックで、Yoomワークスペースのマイプロジェクトにコピーされます。
■概要
カオナビで従業員が更新されたら、Chatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビで従業員情報の管理をしている方
・従業員の役職や部門を管理している人事部門の方
・従業員ごとにアクセス権限を管理しているITサポート担当者
2.コミュニケーションツールとしてChatworkを使用している方
・日々のコミュニケーションをChatworkで行っている方
・特定のメンバーに一括で通知を送りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは、従業員情報を一元管理できるため、更新も容易にできるのがメリットです。
しかし、Chatworkへの手動通知は、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
このテンプレートは、カオナビで従業員の更新があれば自動的にChatworkに通知を出すことができます。
通知を自動化することで、従業員の更新内容を特定のメンバーに迅速に共有することができます。
また、Chatworkへの通知内容は任意で設定することができ、更新に伴い必要となる作業も共有でき、業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・カオナビ、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
コピーされたら、コピーされたとポップアップが表示されます。
マイプロジェクトの中にテンプレートが確認できました。
赤枠内のタイトルをクリックし、操作に進んでください。
ステップ2 アプリトリガー「行が更新されたら」
テンプレートの1つめのプロセスをクリック！
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
ここではYoomとカオナビの連携設定を行います。
下記項目は初期設定済みです。任意で変更できます。
カオナビと連携するアカウント情報は設定が必要です。私の場合はすでに連携済みの表示なんですが、初めての連携ではアカウント情報のプルダウンに表示される＋アカウントを追加をクリック！
下のポップアップが表示されます。
マイアプリ連携が完了したら、次に進みます。
→次へ
(2/2)アプリトリガーのWebhookイベント受信設定
カオナビで従業員情報が更新されたら、Yoomと連携するWebhookを設定します。カオナビの操作が必要なのでカオナビのダッシュボードを開いておいてくださいね。
Webhookを設定するため、カオナビの管理画面の開きます。
管理者機能トップ →公開API v2 情報 →左側のWebhook直下の設定をクリック →Webhook設定の「＋Webhookを追加」をクリックします。
Yoomの画面に表示されているWebhookURLをコピーし、カオナビの↓のボックスにペーストします。
イベントに「メンバー情報の更新」にチェックを入れて保存ボタンを押下します。※検証用トークンは自動で文字列が生成されている状態です。
Yoomの画面に戻り、テストをクリック！ →成功
アウトプット（取得した値）には社員番号が抽出されました。
この取得した値はChatworkへの通知に引用します。
→保存する
ステップ3 アプリと連携する「メッセージを送る」
Chatworkの連携を設定していきます。テンプレートの2番目のプロセスをクリック！
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
ここではYoomとChatworkの連携設定を行います。
下記項目は初期設定済みです。任意で変更できます。
連携するChatworkのアカウントは、設定が必要です。
Chatworkと連携するアカウント情報：「＋連携アカウントを追加」をクリック。Chatworkにログインする画面に遷移します。
連携するアカウントのメールアドレスとパスワードを入力し、Yoomからのアクセスを許可してください。アカウントの連携が完了したら次に進みます。
→次へ
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
ここではChatworkへの通知内容を設定します。
入力する項目は2箇所です。
表示されない場合は、ChatworkのルームからIDを確認する方法をご確認ください。
→テスト →成功 →保存します
ステップ4 アプリトリガーを【ON】にする
今回のプロセスはここで終了です。コンプリート画面が表示されます！
最後にアプリトリガーのスイッチを【ON】にすると設定完了です。この画面での操作以外にも、プロセス一覧の左上にあるトリガースイッチで操作できます。
プログラミング言語を習得していない私でも、テンプレートを使ったら簡単に連携できました！
Chatworkではカオナビの情報更新通知を確認しました。
今回のテンプレートはこちらです。
■概要
カオナビで従業員が更新されたら、Chatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビで従業員情報の管理をしている方
・従業員の役職や部門を管理している人事部門の方
・従業員ごとにアクセス権限を管理しているITサポート担当者
2.コミュニケーションツールとしてChatworkを使用している方
・日々のコミュニケーションをChatworkで行っている方
・特定のメンバーに一括で通知を送りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは、従業員情報を一元管理できるため、更新も容易にできるのがメリットです。
しかし、Chatworkへの手動通知は、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
このテンプレートは、カオナビで従業員の更新があれば自動的にChatworkに通知を出すことができます。
通知を自動化することで、従業員の更新内容を特定のメンバーに迅速に共有することができます。
また、Chatworkへの通知内容は任意で設定することができ、更新に伴い必要となる作業も共有でき、業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・カオナビ、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
カオナビとChatworkを使ったその他の自動化例
他にもカオナビとChatworkを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
カオナビを活用した自動化例
従業員が登録されたら、チャットツールへ通知したり、データベースへ自動転記します。
逆に他ツールからの情報をトリガーに、メンバー情報を自動登録または更新します。
情報連携の正確性と入社手続きの効率が向上します。
■概要
カオナビで従業員が更新されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビで従業員情報の管理を担当している方
・労働条件や勤務状況を管理している人事担当者
・従業員のスキル管理でカオナビを使用している方
2.Slackを活用して社内の連絡を取り合っている方
・メンバー間のディスカッションの場としてSlackを使用している方
・手動によるSlackへの通知を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報を業務に合わせて管理できるのがメリットです。
しかし、カオナビの更新情報を手動で通知し続けるのは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。
手動によるSlackへの通知を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
通知を自動化することで手動によるヒューマンエラーを防止することができ、従業員の更新がいつ行われたのかが明確になるため管理の透明性が向上します。
また、更新情報をSlackから追跡できるため、過去の更新内容を把握することも容易になります。
■注意事項
・カオナビ、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
カオナビで従業員が登録されたらGoogleスプレッドシートの従業員管理表にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビを利用する人事・総務担当者
・カオナビで管理している従業員情報をGoogleスプレッドシートでも一覧化・分析したい方
・従業員情報をカオナビとGoogleスプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新の従業員情報をGoogleスプレッドシート上で確認したい方
2.カオナビの従業員情報に基づいて業務を行う担当者
・カオナビの従業員情報が更新されたら自動的にGoogleスプレッドシートに反映させたい方
・Googleスプレッドシート上で従業員情報をフィルタリングしたり、並べ替えたりなどを行い効率的に業務を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは企業にとって貴重な従業員情報を一元管理できるツールですが、その情報を他のシステムに連携させるには、手作業での転記が必要となり人事担当者にとって大きな負担となることがあります。
情報が複数のプラットフォームに分散してしまうと、情報の更新漏れや不整合が発生し業務効率が低下するだけでなく、意思決定の遅れや誤った判断に繋がるリスクもあります。
このフローを導入することで、カオナビで従業員が登録された情報をGoogle スプレッドシートの従業員管理表にも自動的に情報が追加され、人事担当者は手作業での転記作業をせずに採用活動や人材育成など、より戦略的な業務に集中することが可能となります。
■注意事項
・カオナビ、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
カオナビで従業員が登録されたらSalesforceの従業員管理表にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事・総務担当者
・従業員情報をカオナビとSalesforceの両方で管理している方
・カオナビに入力した従業員情報をSalesforceに手動で転記する手間を省きたい方
・従業員情報の入力ミスを減らしてデータの精度を高めたい方
2.Salesforceを活用する営業・マーケティング担当者
・最新の従業員情報をSalesforce上で確認したい方
・従業員情報に基づいた顧客対応や営業活動を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報を一元管理する上で便利なツールですが、登録された従業員情報をSalesforceの従業員管理表に手動で転記するのは、情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することで、カオナビで従業員が情報が登録されたら自動的にSalesforceの従業員管理表に必要な情報が追加されます。これにより、人事担当者はカオナビとSalesforceの両方を確認する必要がなくなり、最新の従業員情報を効率的に共有することができます。
また手作業による転記作業が不要になることにより業務効率が向上し、入力ミスを防ぐこともできます。
■注意事項
・カオナビ、SalesforceそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、Chatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビで従業員情報の管理をしている方
・従業員情報を一元管理している人事部門の方
・アカウントの作成でカオナビの情報を使用している総務部門の方
2.コミュニケーションツールとしてChatworkを使用している方
・社内の連絡手段としてChatworkを使用している企業
・従業員情報の登録による通知を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは、従業員情報を一元管理できることがメリットです。
しかし、カオナビで従業員を登録するたびに手動で通知を出して情報連携をするのは手間だと感じているかもしれません。
Chatworkへの通知を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
カオナビの操作だけで作業が完結するため、通知漏れや宛先誤りといったヒューマンエラーも防止することができます。
また、情報連携が迅速にできるようになるため、従業員登録後の作業もスムーズに行うことが可能です。
■注意事項
・カオナビ、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビを使って人事情報を管理している方
・従業員の教育、研修においてカオナビのデータを活用している総務部門の方
・入社後の従業員情報の登録を担当している人事担当者
2.Microsoft Teamsを通じてメンバーと連絡を取り合っている方
・日常の連絡手段としてMicrosoft Teamsを使用している方
・Microsoft Teamsを活用して部門間での情報共有を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報の分析もできるため、管理に適したツールです。
しかし、カオナビの登録情報を手動で通知し続けるのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
カオナビへの登録情報を迅速にメンバー間で共有したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Microsoft Teamsにログインして通知する必要がなくなるため、手動による作業が減り、業務効率が向上します。
また、通知内容は任意でカスタマイズすることができるため、部門のニーズに応じた情報提供も可能になります。
■注意事項
・カオナビ、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でカオナビを利用している方
・従業員情報の管理でカオナビを活用している方
・カオナビで評価やフィードバックの管理をしている人事担当者
2.クラウド上でフォルダ管理を行う方
・OneDriveへのフォルダ追加を自動化したい方
・従業員ごとにフォルダを作成して管理している方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員管理や、従業員に対する評価やフィードバックの管理に適したツールです。
しかし、カオナビに登録された従業員ごとにOneDriveでフォルダを管理している場合、毎回手動でフォルダを作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、カオナビで従業員が登録されると、OneDriveで従業員毎のフォルダを自動で作成することができ、手動による作業を軽減できます。
OneDriveにおけるフォルダの作成漏れやフォルダ名のミスも防止できるため、業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することでOneDriveで作成されたフォルダを特定のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・ カオナビ、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
新しい従業員が入社するたびに、カオナビへの情報登録と並行して、Google Workspaceのアカウントも手作業で発行していませんか？
このような二重入力は手間がかかるだけでなく、設定ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、カオナビとGoogle Workspaceの連携がスムーズに実現し、従業員登録をトリガーにGoogle Workspaceのアカウントが自動で追加されるため、入社手続きに関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
■概要
新しいメンバーの入社は喜ばしい反面、人事関連の手続きは手間がかかるものです。特に、コラボフローで入社申請を承認した後に、カオナビへ同じ情報を手作業で登録するのは、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認をきっかけに、カオナビに従業員情報が自動で登録されます。こうした入社手続きに関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
履歴書をOCRで読み取りカオナビに従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理でカオナビを利用している方
・企業の人事担当者
・従業員情報の登録を効率化したい採用担当者
2.入社手続きの効率化を図りたい方
・履歴書のデータを活用して従業員情報の登録を行いたい方
・紙の履歴書をOCRで読み取って入社手続きに活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報の一元管理に適したツールです。
入社手続きの際にカオナビへの従業員情報の登録を手動で行っている場合、登録漏れや入力ミスが発生する恐れがあります。
カオナビへの登録作業を正確に行いたい方に、このフローは適しています。
このフローはフォームに送信された履歴書をOCRで読み取りカオナビに自動で登録することができるため、データ入力の正確性が向上します。
履歴書の情報を元に従業員情報の登録ができるため、入社手続きを効率的に進めることが可能です。
■注意事項
・カオナビとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
Chatworkを活用した自動化例
さまざまなアプリと連携し、メールの受信内容やフォームの回答などをChatworkに自動通知することも可能です。また、議事録の文字起こしと要約を自動で行ってChatworkに通知したり、Chatworkの投稿をChatGPTで分析し、緊急度の高い場合は他のルームにも自動通知することもできます。
■概要
Asanaで新しいタスクを作成するたび、Chatworkで関係者に共有する作業に手間を感じていませんか？また、通知を忘れてしまい、タスクの対応遅延に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが作成されたタイミングで、Chatworkの指定したルームに自動でメッセージを送信できるため、手作業による共有の手間や、ヒューマンエラーによる通知漏れといった課題を解消し、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Asana、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
DocuSignで契約が完了したらChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業
2.契約完了をChatwork上でチームメンバーへ迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の作成管理を円滑に行うためのツールです。
併せてChatworkに通知することでチーム全体に情報共有を円滑に行うことができますが、契約完了後の通知や書類送付などを都度確認し手動でChatworkへ反映しなければならないのは、生産性を阻害する要因となります。
チーム全体の生産性向上のために手間を省きたいと考えている方には[DocuSignとChatworkを連携する]フローはおすすめです。
自動でChatworkへ契約完了した内容を通知し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、コア業務に注力でき生産性向上に繋げます。
■注意事項
・DocuSign、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Gmailで受信する重要なメールを見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はありませんか？
絶えず受信トレイを確認するのは手間がかかり、他の業務への集中を妨げる一因にもなります。
このワークフローは、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でChatworkへ通知を送信するため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な対応を可能にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
データベースに従業員情報が登録されたら、その情報を自動でカオナビに追加し、同時に指定のChatworkのトークルームに通知します。
■設定方法
・データベースのトリガーを「新規作成されたら」とし、対象のデータベースやテーブルを設定してください。
・アプリとの連携を行い、「メンバーを登録」アクションで従業員情報をカオナビに追加するオペレーションを設定してください。
・Chatworkのオペレーションで、連携アカウントや通知先のトークルーム、メッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・データベースとアプリ、Chatworkそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・カオナビに追加する従業員情報の項目やChatworkの通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Trelloに新規カードが作成されたら、Chatworkと連携してカードの内容を引用してメッセージを送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスク管理にTrelloを使用している方
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
2.Chatworkを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・外勤のフィールドセールス担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れが自動で完結するため、手作業の手間を省き業務を効率化します。
■注意事項
・Chatwork、 TrelloのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、ChatworkにレコーディングURLを通知するフローです。
このフローにより、チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行うことができます。通知先や通知文は自由にアレンジいただけます。
■注意事項
・各アプリとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomミーティングを頻繁に利用してChatworkで情報共有するチーム
・ミーティングの内容を文字起こしして記録に残したい方
・議事録作成の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・会議の内容をChatworkでチームメンバーに共有したい方
2.会議の内容を分析・活用したい方
・文字起こしデータを分析して発言内容や議論の傾向を把握したい方
・自動要約機能で会議の要点を素早く把握して次のアクションに繋げたい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomはオンライン会議をスムーズに行うのに便利なツールですが議事録作成は担当者にとって大きな負担となることがあります。
このフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了後に内容を文字起こしと要約して議事録化したものをChatworkに通知します。
Chatworkに通知された議事録は会議参加者全員がすぐに確認できるため、情報共有の遅延を防いでチーム全体の足並みを揃えることができます。
■注意事項
・Zoom、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
件名が特定の条件にマッチしたOutlookのメール内容をChatworkに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
新しいメールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面をChatworkに通知するフローです。
Chatworkの通知先や要約内容のカスタマイズが可能です。
■注意事項
・ChatGPT、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・YoomAI機能の要約オペレーションについてはこちらhttps://intercom.help/yoom/ja/articles/8675551
まとめ
Yoomのテンプレートを使えば、カオナビとChatworkの連携をプログラミングを使わずに実現できることがわかりました。カオナビとChatworkの連携を自動化すると、人事業務の効率化を図ることができます。情報共有のスピードアップ、ヒューマンエラーの防止、業務負担の軽減など、様々なメリットが得られることに期待大です！ぜひ自動化を取り入れて、業務の効率化にお役立てくださいね。
Yoomは日本語のインターフェースと直感的な操作性を持つため、ユーザーが簡単に設定を進められます。プログラミングが苦手でも今すぐに取り組めますよ。ぜひ使ってみてください。
Q：連携が失敗した場合、どうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
また、アクション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Chatwork以外のツールにも通知できますか？
A：
はい、できます。
Yoomでは自由にフローボットを編集作成することができます。
例えばカオナビの更新をトリガーに、違うチャットツールに通知するといったことも可能です。
フローボットの作成についてご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
