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パンデミック以降リモートワークが普及し、働き方は大きく変化しました。
企業では、従業員の入退社や異動といった人事異動が頻繁に行われるようになり、人事担当者の業務はますます複雑化しています。
人事担当者は従業員情報の更新と、その情報を関係部署に迅速に共有することが求められます。
しかし、カオナビで更新された情報を手動でChatworkなどのコミュニケーションツールに転記しているケースが少なくありません。
この作業は、ヒューマンエラーのリスクが高く、情報伝達の遅延にもつながる可能性があります。また、手動転記のためダブルチェックを行なっているケースもあるでしょう。多くの人事担当者にとって、負担が大きいと考えられます。
そこで、Yoomでは「カオナビで従業員が更新されたら、Chatworkに通知する」フローボットを作成しました。
このフローを使うと、こうした課題の解決にお役立ていただけるかもしれません。
本記事では、導入メリットとプログラミング不要で作る方法をご紹介します。
ぜひ最後まで読んでくださいね。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはカオナビとChatworkを連携した業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
カオナビで従業員情報を更新したら、Chatworkに自動通知するメリットとは
カオナビで従業員情報が更新されると、Chatworkに自動で通知が届く仕組みを導入することで人事業務の効率化が図れます。
メリット1 情報共有のスピードアップで、スムーズな業務連携を実現
カオナビの従業員情報が更新されると、Chatworkにリアルタイムで通知が届きます。このため、人事異動に伴う各種手続きや関係部署への連絡を迅速に行うことが可能になります。新入社員が入社した際は所属部署に情報がすぐに伝わり、新人研修の準備もスムーズに。異動が発生した場合も、関係者全員が最新の組織図を把握できるため、業務の引き継ぎも円滑に進みます。
メリット2 ヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上
カオナビからChatworkへの情報転記作業を自動化することで、ヒューマンエラーのリスクを軽減できます。手動での転記ミスや、情報漏洩といったリスクを回避し、業務の正確性を高めることができます。また、ダブルチェックの手間が省けるため人事担当者の業務負担が減り、より重要な業務に集中できるようになります。
カオナビとChatworkの連携フローの作り方
事前に準備するもの
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
アプリをYoomへ連携するため、事前にログイン情報をご準備ください。
カオナビ
画面右の新規接続ボタンから検索窓にカオナビと入力し、表示された候補から「カオナビ」を選択します。
以下の画面が表示されるので、「アカウント名」と「APIアクセストークン」を入力し、「追加」をクリックします。
※カオナビのマイアプリ登録方法はこちらを参考にしてください。
※Base64エンコードに関しては詳しくはこちらをご覧ください。
Chatwork
ステップ1 Yoomのテンプレートをマイプロジェクトへコピーする
こちらのバナーをクリックで、Yoomワークスペースのマイプロジェクトにコピーされます。
コピーされたら、コピーされたとポップアップが表示されます。
マイプロジェクトの中にテンプレートが確認できました。
赤枠内のタイトルをクリックし、操作に進んでください。
ステップ2 アプリトリガー「行が更新されたら」
テンプレートの1つめのプロセスをクリック！
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
ここではYoomとカオナビの連携設定を行います。
下記項目は初期設定済みです。任意で変更できます。
カオナビと連携するアカウント情報は設定が必要です。私の場合はすでに連携済みの表示なんですが、初めての連携ではアカウント情報のプルダウンに表示される＋アカウントを追加をクリック！
下のポップアップが表示されます。
マイアプリ連携が完了したら、次に進みます。
→次へ
(2/2)アプリトリガーのWebhookイベント受信設定
カオナビで従業員情報が更新されたら、Yoomと連携するWebhookを設定します。カオナビの操作が必要なのでカオナビのダッシュボードを開いておいてくださいね。
Webhookを設定するため、カオナビの管理画面の開きます。
管理者機能トップ →公開API v2 情報 →左側のWebhook直下の設定をクリック →Webhook設定の「＋Webhookを追加」をクリックします。
Yoomの画面に表示されているWebhookURLをコピーし、カオナビの↓のボックスにペーストします。
イベントに「メンバー情報の更新」にチェックを入れて保存ボタンを押下します。※検証用トークンは自動で文字列が生成されている状態です。
Yoomの画面に戻り、テストをクリック！ →成功
アウトプット（取得した値）には社員番号が抽出されました。
この取得した値はChatworkへの通知に引用します。
→保存する
ステップ3 アプリと連携する「メッセージを送る」
Chatworkの連携を設定していきます。テンプレートの2番目のプロセスをクリック！
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
ここではYoomとChatworkの連携設定を行います。
下記項目は初期設定済みです。任意で変更できます。
連携するChatworkのアカウントは、設定が必要です。
Chatworkと連携するアカウント情報：「＋連携アカウントを追加」をクリック。Chatworkにログインする画面に遷移します。
連携するアカウントのメールアドレスとパスワードを入力し、Yoomからのアクセスを許可してください。アカウントの連携が完了したら次に進みます。
→次へ
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
ここではChatworkへの通知内容を設定します。
入力する項目は2箇所です。
表示されない場合は、ChatworkのルームからIDを確認する方法をご確認ください。
→テスト →成功 →保存します
ステップ4 アプリトリガーを【ON】にする
今回のプロセスはここで終了です。コンプリート画面が表示されます！
最後にアプリトリガーのスイッチを【ON】にすると設定完了です。この画面での操作以外にも、プロセス一覧の左上にあるトリガースイッチで操作できます。
プログラミング言語を習得していない私でも、テンプレートを使ったら簡単に連携できました！
Chatworkではカオナビの情報更新通知を確認しました。
今回のテンプレートはこちらです。
カオナビとChatworkを使ったその他の自動化例
他にもカオナビとChatworkを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
カオナビを活用した自動化例
従業員が登録されたら、チャットツールへ通知したり、データベースへ自動転記します。
逆に他ツールからの情報をトリガーに、メンバー情報を自動登録または更新します。
情報連携の正確性と入社手続きの効率が向上します。
Chatworkを活用した自動化例
さまざまなアプリと連携し、メールの受信内容やフォームの回答などをChatworkに自動通知することも可能です。また、議事録の文字起こしと要約を自動で行ってChatworkに通知したり、Chatworkの投稿をChatGPTで分析し、緊急度の高い場合は他のルームにも自動通知することもできます。
まとめ
Yoomのテンプレートを使えば、カオナビとChatworkの連携をプログラミングを使わずに実現できることがわかりました。カオナビとChatworkの連携を自動化すると、人事業務の効率化を図ることができます。情報共有のスピードアップ、ヒューマンエラーの防止、業務負担の軽減など、様々なメリットが得られることに期待大です！ぜひ自動化を取り入れて、業務の効率化にお役立てくださいね。
Yoomは日本語のインターフェースと直感的な操作性を持つため、ユーザーが簡単に設定を進められます。プログラミングが苦手でも今すぐに取り組めますよ。ぜひ使ってみてください。
Q：連携が失敗した場合、どうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
また、アクション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Chatwork以外のツールにも通知できますか？
A：
はい、できます。
Yoomでは自由にフローボットを編集作成することができます。
例えばカオナビの更新をトリガーに、違うチャットツールに通知するといったことも可能です。
フローボットの作成についてご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
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