コラボフローで入社申請が承認されたらカオナビに従業員情報を登録する

■概要

新しいメンバーの入社は喜ばしい反面、人事関連の手続きは手間がかかるものです。特に、コラボフローで入社申請を承認した後に、カオナビへ同じ情報を手作業で登録するのは、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認をきっかけに、カオナビに従業員情報が自動で登録されます。こうした入社手続きに関する課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローとカオナビを利用し、入社手続きを手作業で行っている人事労務担当者の方
• 従業員情報の二重入力による手間や、転記ミスをなくしたいと考えているチームリーダーの方
• 人事関連の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を構築したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローで申請が承認されると、カオナビへの従業員情報登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システム間で情報が直接連携されるため、手作業によるデータの転記がなくなり、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、コラボフローとカオナビをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでコラボフローを選択し、特定の申請が承認された際にフローが起動するよう設定します。
3. 次に、オペレーションでコラボフローの「申請情報を取得する」アクションを設定し、承認された申請内容を取得します。
4. 最後に、オペレーションでカオナビの「メンバー情報を登録する」アクションを設定し、取得した情報を紐付けてカオナビに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• コラボフローのトリガー設定では、特定のフォームや条件に合致した申請のみを対象としてフローを起動させるようにカスタマイズが可能です。
• カオナビに登録する従業員情報は、氏名や部署だけでなく、役職や入社年月日など、管理したい項目に合わせて任意で設定できます。
• コラボフローの申請書から取得した情報を変数として利用し、カオナビの対応する各項目へ自動で登録することが可能です。

■注意事項

• コラボフローとカオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
• カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。